วิธีการจัดสรรทรัพยากร

มีหกขั้นตอนที่คุณต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์เพื่อทำการจัดสรรทรัพยากรอย่างประสบความสำเร็จ

1. สร้างไทม์ไลน์ของโครงการ

เมื่อใช้ทักษะการจัดการโครงการ คุณจะแบ่งโครงการของคุณเป็นระยะๆ และสร้างงานแต่ละงานภายในระยะเหล่านั้น ถัดไป คุณจะจัดการระยะเหล่านั้นแทนที่จะเป็นโครงการทั้งหมด นอกจากนี้ คุณยังจะประเมินความยาวของแต่ละระยะโดยการระบุงานหลักที่คุณจะต้องทำให้สำเร็จภายในแต่ละระยะด้วยหลักเป้าหมาย เมื่อคุณรวมทั้งหมดนี้ไว้ด้วยกัน คุณจะแมปงาน ระยะ และหลักเป้าหมายเพื่อสร้างไทม์ไลน์ของโครงการ

2. ระบุทรัพยากรและงบประมาณที่สำคัญ

การจัดสรรทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการนี้ เนื่องจากแต่ละงานจะได้รับมอบหมายทรัพยากรที่จำเป็น และทรัพยากรเหล่านั้นได้รับการจัดการภายในงาน เมื่อคุณทำไทม์ไลน์ของคุณเสร็จแล้ว คุณจะต้องระบุทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์

แต่ละโครงการจะมีชุดทรัพยากรที่จำเป็นของตนเอง และจะแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ ชนิดของทรัพยากร ได้แก่

• บุคคล: เพื่อนร่วมทีมคนใดก็ตามที่มีส่วนร่วมในโครงการ

• อุปกรณ์: เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ชนิดใดก็ตามที่คุณจะต้องใช้เพื่อสร้างทรัพยากร ตั้งแต่การสร้างไอเดียไปจนถึงการส่งมอบโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้คำนึงถึงอุปกรณ์พิเศษที่ต้องใช้เวลาและเงินจำนวนมาก

• วัสดุ: วัสดุสิ้นเปลืองที่คุณจะต้องใช้ รวมถึงวัสดุจากอุปกรณ์สํานักงานไปจนถึงแก๊สสำหรับรถยนต์ของคุณ

• สิ่งอำนวยความสะดวก: อาคารและพื้นที่ทำงานที่ทีมของคุณจะทำงาน

• งบประมาณ: เงินที่คุณจะต้องใช้เพื่อซื้อทรัพยากรด้านบน

เมื่อคุณจัดการโครงการของคุณและงบประมาณที่ตามมา คุณจะติดตามค่าใช้จ่ายภายใน การบัญชีโครงการ ของคุณเพื่อให้เป็นปัจจุบันและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ไม่ใช้เงินมากกว่าที่จัดสรรไว้ต่องาน

3. เสนอทรัพยากรที่พร้อมใช้งาน

ขณะนี้คุณต้องค้นหาและขอทรัพยากรเพื่อตรงตามกำหนดเวลาของคุณ ซึ่งรวมถึงทุกอย่าง ตั้งแต่การรวบรวมอุปกรณ์และวัสดุ รวมถึงการค้นหาสมาชิกทีมที่พร้อมทำงาน ในขณะที่ทรัพยากรเหล่านั้นสามารถทำงานกับหลายโครงการพร้อมกัน คุณจำเป็นต้องรับรู้ความจุของพวกเขาทรัพยากรเหล่านั้นด้วย

4. กำหนดและจัดสรรทรัพยากร

หลังจากค้นหาทรัพยากรของคุณแล้ว คุณจะต้องเพิ่มทรัพยากรเหล่านั้นลงในโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้วางแผนสำหรับปัญหาที่อาจทำโครงการเสร็จสมบูรณ์ล่าช้า ปัญหาเหล่านี้อาจเกิดจากปัญหาซอฟต์แวร์ไปจนถึงการเปลี่ยนแปลงของผู้เกี่ยวข้องในการเปลี่ยนความสำคัญขององค์กร ต่อไปนี้คือปัญหาทั่วไปที่ทีมของคุณอาจพบในการพยายามส่งมอบโครงการให้ตรงเวลา:

• ความพร้อมของทรัพยากร

• การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการ

• ความแตกต่างของตำแหน่งที่ตั้งและโซนเวลา

• ความล่าช้าของกระบวนการและงาน

ในขณะที่ปัญหาเหล่านี้บางรายการมีผลกระทบมากกว่าปัญหาอื่นๆ แต่ทั้งหมดนี้สามารถทำให้การส่งมอบโครงการช้าลงได้ แต่โชคดีสําหรับปัญหาหลายอย่างเหล่านี้ คุณจะมีสิทธิพิเศษในการระบุและวางแผนแผนฉุกเฉินและเทคนิคที่เกี่ยวข้องเพื่อนำไปใช้ล่วงหน้า หากสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นระหว่างโครงการของคุณ

5. ติดตามกำหนดการของโครงการ

ซึ่งอาจดูง่าย แต่การเปลี่ยนแปลงใดๆ อาจส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์โครงการทั้งหมดของคุณตั้งแต่จุดนั้นเป็นต้นไป ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เติมเต็มเวลาของคุณให้สอดคล้องกัน ระวัง:

• สมาชิกทีมที่ทำงานหนักเกินไปและถูกใช้งานมากเกินไป

• วันหยุดที่ไม่ได้วางแผนหรือการลาป่วย

• งานที่ล่าช้าซึ่งจะทำให้งานที่เกี่ยวข้องกันเกิดการล่าช้าอย่างมาก

• การเปลี่ยนแปลงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

เครื่องมือบางอย่าง เช่น ซอฟต์แวร์อัตโนมัติของบริการระดับมืออาชีพ (PSA) เปิดโอกาสให้ช่วยจัดการงานธุรการที่ใช้เวลานาน เช่น การติดตามเวลา การจัดการโครงการ การเรียกเก็บเงิน และอื่นๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ

6. เลือกเทคนิคสำหรับการจัดการอุปสรรค

คุณแทบจะไม่เคยทำทุกงานให้เสร็จตามแผนเดิมและทำโครงการให้เสร็จภายในวันที่กำหนดเลย คุณอาจมีความยืดหยุ่นบางอย่างเมื่อคุณสามารถทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวันที่จัดส่งของโครงการของคุณ มีสองเทคนิคที่คุณสามารถใช้ได้ ถ้าคุณพบว่าตัวเองทำงานตามหลังกำหนดการ ได้แก่ การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นและการปรับระดับทรัพยากร

การปรับระดับทรัพยากรจะใช้งานได้ดีเมื่อคุณมีทรัพยากรที่จำกัดหรือที่แชร์ แต่คุณมีตัวเลือกในการขยายไทม์ไลน์ของคุณ การปรับทรัพยากรให้ราบรื่นเหมาะสำหรับการปรับทรัพยากรที่คุณมีให้ใช้งานให้เหมาะสม แต่คุณไม่สามารถขยายวันครบกำหนดได้

การเลือกเทคนิคที่ได้ผลดีที่สุดจะขึ้นอยู่กับความยืดหยุ่นของไทม์ไลน์ของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกเทคนิคใด คุณต้องมั่นใจว่าเครื่องมือการจัดการของคุณมีความยืดหยุ่นเท่ากับคุณ