韌性組織的支柱: 揭開商務持續性的面紗
什麼是商務持續性?
無論您從事哪一種業務，都可能發生意外中斷。服務中斷、自然災害、供應鏈故障、網路事件、設備故障，以及其他實體和技術問題，都可能干擾您的營運與成長。
若要確保您的企業已為意外事件做好準備，您需要知道出問題時該怎麼做——這就是商務持續性的作用。繼續閱讀，進一步了解商務持續性，包括災害復原，以及商務持續性計畫應包含的內容。另外，也請了解商務持續性管理和商務持續性解決方案。
什麼是商務持續性，為什麼它很重要?
商務持續性是指組織在中斷時仍能持續運作的準備程度。商務持續性很重要，因為它能降低中斷對客戶、員工和合作夥伴可能造成的影響。
擁有商務持續性計畫 (BCP)——其中包含分析、技術、文件、訓練、關鍵團隊成員，以及用來解決潛在危機情況的程序——對確保營運持續至關重要。BCP 包含的目標，著重於將危機對公司財務和商譽的潛在影響降到最低，並維持產業、區域和全球的合規性標準與法規。
商務持續性和災害復原有什麼差別?
商務持續性和災害復原雖然常被交替使用，但兩者並不相同。
災害復原是商務持續性計畫的重要一環，並且特別著重於系統、資料和 IT 基礎結構。它包含用來儲存、還原和復原資料，以及保護資料免於網路威脅的技術、策略和流程。
若要讓 BCP 成功降低停機時間、減輕風險，並修正資料遺失和損毀等問題，災害復原措施就非常關鍵。雖然兩者都涉及流程、人員和技術，但商務持續性涵蓋的範圍更廣，包含維持企業各個部分營運所需的步驟。
商務持續性計畫應包含哪些內容?
商務持續性計畫有三個組成部分需要考慮:
- 韌性——建立業務功能和基礎結構，讓它們能因應突發情況。
- 復原——為您的應用程式、系統和網路設定備份與復原解決方案；判斷在發生災難時應優先處理的系統；以及在必要時選擇第三方廠商以取得額外的協助和資源。
- 應變措施——針對發生中斷時該採取的動作，預先建立步驟。這包括建立由關鍵人員組成的指揮鏈，並定義他們在通訊、技術、第三方合約，以及臨時空間協調方面的責任。
在規劃過程的每個步驟都請牢記這些要點，協助確保您的 BCP 涵蓋整個企業的完整範圍。
請根據這三個關鍵組成部分，依下列步驟開始建立您的商務持續性計畫:
- 執行商務衝擊分析 (BIA)，檢視您目前的業務功能、流程和技術。分析可找出您可能遇到的潛在弱點、風險和威脅。這麼做有助於找出可改善的領域，以及應優先處理的項目。完成分析後，您也可以考慮進一步投資技術。
- 列出並指派在危機發生時負責決策、執行和支援的人員。這些人員會執行必要步驟、擔任聯絡窗口、蒐集資源，並引導相關工作，以將受影響的業務功能停機時間降到最低。
- 請在標準通訊方式因服務中斷或停機而受影響時，先規劃替代通訊方式。
- 請預先準備備援設備，以防損壞或服務中斷，避免關鍵業務功能停擺。
- 請了解並遵循商務持續性標準，這些標準是針對特定產業所訂定的法律與法規要求。當您要判斷在資料外洩或資料遺失等情境下需要採取哪些步驟時，這些標準會很有幫助。
制定計畫並不是最後一步；若要讓營運持續成為組織的重要一環，您還需要商務持續性管理。
什麼是商務持續性管理?
商務持續性管理包含您用來建立和維護商務持續性計畫的各項流程。其應包含以下內容:
- 建立可定義商務持續性範圍、目標和原則的原則。這些原則應始終以客戶為優先，確保您已記錄哪些關鍵業務功能可能影響客戶，以及在發生服務中斷或中斷時，哪些人員會參與客戶服務溝通。
- 在整個組織中成立商務持續性團隊，讓他們能溝通並落實已建立的原則和程序。這些員工會參與持續檢視和測試，確保所有事項和每個人都已為事件做好妥善準備。
- 透過向整個組織宣導風險、政策和可用文件，來支持商務持續性文化。持續提供訓練是提高意識的重要方式，也能蒐集資料，找出是否有任何缺口或需要改善的地方。
- 維持最新的合規性標準和最佳做法，確保您的流程、工作流程和員工都能依照與資料相關的正確產業標準運作。如果企業無法跟上腳步，而意外中斷又發生了，就可能面臨更高的財務損失、法律費用和罰款。
對於成長中的組織來說，要追蹤商務持續性計畫中所有不斷發展的部分，可能會讓人感到吃力。為了減少所需的時間和心力，許多企業會投資商務持續性解決方案。
我應該考慮哪一類商務持續性解決方案?
您選擇的商務持續性解決方案，應以您組織的需求為基礎。依據您所處的產業、公司的規模，以及業務關鍵功能，您可以找到各式各樣的軟體和資源。這些選項包括:
- 雲端式儲存空間解決方案可提供安全的遠端位置，用來備份和執行工作流程與應用程式，也可用來儲存資料。如果發生資料外洩或錯誤而導致資料遺失，您可以從雲端存取所需內容。
- 用於備份與還原的工具，可建立 IT 基礎結構中的資料、應用程式和系統複本。如果在中斷期間有任何項目遭刪除、損毀或關閉，您可以將其還原，並將停機時間降到最低。這些解決方案提供不同的備份執行方式，包括依排程自動執行、立即執行，或視需要執行。
- 可用來複寫環境和工作區的虛擬化工具。如果發生服務中斷或裝置問題，員工仍可像平常一樣存取應用程式並執行流程，從而減少可能影響服務的停機時間。
- 與第三方提供者簽訂的合約，例如異地災害復原即服務 (DRaaS) 和備份即服務。根據您的合約，提供者可以執行資料備份、代管您的 IT 基礎結構，並在發生災害時提供支援。這些服務通常以訂閱制或隨用隨付模式提供，並包含 IT 和網路安全性專家的支援。
- 可統一通訊的工具，用於支援整個組織的共同作業。透過一個平台連結第一線工作者、客戶服務專員和您持續性團隊中的其他關鍵成員，就更容易讓所有人隨時掌握中斷狀況，並管理班次和排班，確保適當的人員隨時可提供協助。
對於任何持續成長的企業來說，業務持續性都應是優先事項，因為這有助於確保員工、技術和資料的安全。為支援規劃流程，您可以使用多種解決方案，讓商務持續性規劃更容易。雖然您無法預測或防止每一次中斷，但只要有合適的工具、完善的計畫，以及受過教育訓練的團隊，商務持續性就能為您的整個組織節省時間、金錢和資源。
深入了解
• 建立您的商務持續性計畫
• 商務持續性和災難復原
Microsoft 365 小組專注於共用資源，以協助您開創、執行和拓展業務。
商業見解與構想不會構成專業的稅務或財務建議。您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。
關注 Microsoft 365