如果你正在阅读本文，那么就会知道以下内容是真的：有效的项目管理是一项至关重要的技能。密切关注大型工作项目中涉及的所有人员、时间表和任务是一项巨大的挑战，尤其是当未知因素或突发事件交织在一起时。
研究表明，所有业务项目中只有略多于一半的项目在预算范围内按时完成。这种情况通常发生的原因是可怕的“范围蔓延”或项目需求在项目整个生命周期中倾向于发生变化。
防止这种情况发生的一种方法是遵循项目管理生命周期的“五个阶段”：启动、计划、执行、监视和结束。这些概念由 Project Management Institute 在几十年前提出，现已成为广泛接受的概念。它们充当一种框架，用于帮助项目经理进行计划、重点关注和组织。
如今，有许多项目管理策略可帮助你和你的团队在这五个阶段中执行。但是，简单直观的图表绘制工具可能是最有效的方法之一，可帮助你和团队成员自始至终直观了解项目。
下面是一些建议。
在开始任何项目之前，第一步是弄清楚项目的理念、为什么需要该项目以及项目是否可行。这个阶段至关重要。如果这是个好主意，但无法利用你拥有的资源来完成，则必须放弃（或至少进行修改）。
项目经理不能独自完成愿景规划；在早期收集想法并获得反馈是非常重要的。可视化工具有助于让所有人保持一致。
尝试从灵感触发模板开始。从思维导图到亲和图再到聚类分析图，有很多方式。无论采用哪种方式，借助可视化辅助工具进行灵感触发都有助于启发创意并立即捕获和组织创意。
另一个有用的方式是 SWOT 分析。SWOT 分析（优势、劣势、机会和威胁）有助于围绕大型业务构想制定决策和计划。例如，一家生产时尚智能手机配件的公司可能正在考虑推出新的产品系列。在设计任何内容之前很长时间，该公司仍需要考虑成本和竞品。
此阶段最重要的部分是在进入下一阶段之前与所有项目利益干系人达成一致。通过这种简单且直观的文档，让每个人的看法达成一致就容易得多了。
记住向你自己和你的团队提出许多关于项目的详细问题，以便制作出最准确的日程表，无论使用甘特图和/或日程表模板，都是如此。
借助在线日程表和甘特图，团队中的每个人都可以实时地参与文档协作，以及使用自定义的视图轻松地按时完成任务。
成功的执行阶段取决于成功的计划阶段。为此，用于执行复杂项目的一种最佳可视化工具也非常适合用于计划项目：流程图。
例如，跨职能流程图可帮助项目经理定义负责实现某些里程碑的人员以及任务依赖项。有些项目也可能有不同的团队来处理项目的其他方面；这些流程图可以定义所有这些方面以及其他方面的内容。
例如，“泳道”定义每个任务涉及的人员，而“阶段框”则表示日程表或里程碑。
启动项目后，执行就开始了，拥有可共享的流程图对于让每个人都知晓项目的最新动态很有用。团队成员还可以在图表上添加注释，根据需要添加上下文或更新。可单击的形状可以扩展以显示更多信息，也可以链接到外部数据，例如数据库或电子表格。
至此，你已完成所有工作，但监视每个任务确保没有任何异常仍很重要。在线可视化和数据链接图表的优点之一是，与其他人（甚至是非直接参与项目的人员）共享进度非常容易。
图表绘制软件通常提供简单的状态报告模板，这些模板可帮助项目经理提取要点并与经理、外部客户或利益干系人共享要点。
在整个过程中拥有多个文档（从 SWOT 分析到流程图）也可以使项目受到关注。通过监视项目的原始目标和可交付结果，可以帮助防止范围蔓延。
一些图表绘制软件也可以与自动化软件配合使用，这样你就可以设计项目的工作流，然后设置自动触发，例如任务完成后的通知。
你做到了！你的团队完成所有可交付结果后，项目就完成了。但最后阶段的关键在于花一点时间来评估刚刚发生的事情。在整个过程中，使用现成可用的清晰且具体的可视化工具可以更轻松地回顾和查看已完成的目标和未完成的目标。
安排团队成员和利益干系人参与的项目总结会议。讨论取得的成功和遇到的难题。甚至可以依靠此处的其他图表绘制工具：尝试使用项目总结模板，以帮助捕获会议中的反馈和想法。
将所有文档存储在中央位置，这样它就可以作为将来可用的资源保留在那里。
所有这些细致的计划和文档看似多余，但确实有帮助。使用可计划、传达和跟踪的可视化工具是使项目在预算成本内保持一致并按时完成的最可靠方法之一。
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