Cách quản lý cả 5 giai đoạn trong vòng đời dự án bằng các công cụ trực quan

Sự thành công của giai đoạn thực hiện phụ thuộc vào kết quả của giai đoạn lập kế hoạch. Để đạt được điều đó, bạn có thể sử dụng một trong những công cụ trực quan tốt nhất dành cho việc thực hiện các dự án phức tạp cũng như lập kế hoạch, đó là lưu đồ.  

Ví dụ: Lưu đồ liên chức năng giúp người quản lý dự án xác định ai chịu trách nhiệm cho việc đạt được các mốc quan trọng nhất định cũng như mối quan hệ phụ thuộc của nhiệm vụ. Một số dự án cũng có thể có các nhóm khác nhau phụ trách các khía cạnh khác của dự án; những loại sơ đồ này có thể xác định tất cả những điều đó và nhiều nội dung khác.   

Ví dụ: “Làn chức năng” xác định những người tham gia vào mỗi nhiệm vụ, trong khi “hộp giai đoạn” thể hiện đường thời gian hoặc mốc. 

Sau khi bạn đã bắt đầu dự án và đang trong quá trình thực hiện, sẽ rất tốt nếu bạn có một lưu đồ có thể chia sẻ để giúp mọi người luôn cập nhật thông tin và làm việc hiệu quả. Các thành viên nhóm cũng có thể chú thích trên biểu đồ, thêm ngữ cảnh hoặc cập nhật khi cần. Các hình có thể bấm có khả năng bung rộng để hiển thị thông tin bổ sung hoặc liên kết với dữ liệu bên ngoài, như một cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính.  

Tại thời điểm này, bạn đang hoàn thành mọi việc, nhưng điều quan trọng vẫn là giám sát từng nhiệm vụ để đảm bảo không có gì đi chệch hướng. Một trong những lợi thế của hình ảnh trực tuyến và sơ đồ liên kết dữ liệu là khả năng dễ dàng chia sẻ tiến độ với người khác, thậm chí cả những người không liên quan trực tiếp đến dự án. 

Phần mềm lập biểu đồ thường cung cấp các mẫu báo cáo trạng thái đơn giản, giúp người quản lý dự án chắt lọc những điểm cần thiết và chia sẻ với người quản lý và khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan. 

Việc có nhiều tài liệu trong suốt quy trình, từ phân tích SWOT đến biểu đồ, cũng có thể giúp cho dự án trở nên rõ ràng. Bạn có thể góp phần ngăn chặn sự thay đổi phạm vi bằng cách theo dõi các mục tiêu ban đầu của dự án và kết quả chuyển giao. 

Một số phần mềm lập biểu đồ cũng hoạt động tốt với phần mềm tự động hóa, vì vậy bạn có thể thiết kế quy trình làm việc của dự án, sau đó thiết lập yếu tố kích hoạt tự động, chẳng hạn như thông báo khi một nhiệm vụ hoàn thành. 

Bạn đã hoàn thành! Sau khi nhóm của bạn đã hoàn thành tất cả các kết quả chuyển giao, dự án sẽ hoàn thành. Nhưng điểm mấu chốt của pha cuối cùng này là dành một chút thời gian để đánh giá những gì vừa diễn ra. Việc có sẵn hình ảnh rõ ràng, cụ thể trong toàn bộ quy trình sẽ giúp bạn nhìn lại và đánh giá hoạt động hiệu quả/không hiệu quả dễ dàng hơn. 

Lên lịch một cuộc họp rút kinh nghiệm với các thành viên nhóm và các bên liên quan. Thảo luận cả về những thành công và thách thức. Bạn còn có thể dựa vào một công cụ lập biểu đồ khác tại đây: Dùng thử mẫu rút kinh nghiệm sau dự án để lưu lại ý kiến phản hồi và ý tưởng từ cuộc họp.  

Lưu trữ tất cả các tài liệu ở một vị trí trung tâm để làm tài nguyên cho lần sau. 

Tất cả việc lập kế hoạch và lưu tài liệu tỉ mỉ này có vẻ như quá mức cần thiết, nhưng sẽ giúp ích. Việc sử dụng các công cụ trực quan giúp lập kế hoạch, giao tiếp và theo dõi là một trong những cách thức chắc chắn nhất để giữ cho dự án của bạn nhất quán, trong phạm vi ngân sách và đúng hạn.