This is the Trace Id: f60fb9f4ce6bdf8418b9564acc004022
Bỏ qua để tới nội dung chính Phát triển doanh nghiệp của bạn Quản lý doanh nghiệp của bạn Năng suất Công nghệ doanh nghiệp Mẹo doanh nghiệp

Tạo lịch trình dự án chính xác hơn qua 7 bước sau

Hai người phụ nữ đang ngồi và thảo luận điều gì đó trên màn hình máy tính

Bất kể bạn đang làm việc trong dự án mô hình thác nước hay mô hình linh hoạt, việc xây dựng lịch trình dự án ban đầu đặt ra những thách thức riêng.  

 

Một mặt, các dự án mô hình thác nước thường có cấu trúc và tiến độ chặt chẽ, do đó rất coi trọng việc dự toán chất lượng cao ngay từ đầu. Mặt khác, các dự án mô hình linh động phụ thuộc vào tính linh hoạt và đôi khi là những đợt công việc phức tạp, nghĩa là người quản lý phải cố gắng tính đến những đợt thay đổi không thể tránh khỏi. Dù bằng cách nào, việc xây dựng một lịch trình dự án hợp lý là một bước quyết định thành bại trong các giai đoạn đầu của dự án.  

 

Danh sách kiểm tra sau đây có thể giúp các nhà quản lý và chủ sở hữu dự án chuẩn bị mọi thứ, từ xây dựng nhiệm vụ đầu tiên của dự án đến lập kế hoạch cho các vòng phê duyệt và giảm thiểu rủi ro dự án. 

1. Mục tiêu cuối cùng của tôi được phân tích thành các nhiệm vụ riêng lẻ như thế nào? 

Bước đầu tiên để xây dựng một lịch trình toàn diện là bắt đầu phân đoạn dự án. Đưa ra mục tiêu cuối cùng của bạn và tính lùi lại để vạch ra các nhiệm vụ riêng lẻ cần hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng đó. Bắt đầu chỉ với các điểm chính, sau đó tiến hành xem lần lượt xuyên suốt lịch trình để xây dựng các khoảnh khắc ngày càng chi tiết hơn ở giữa. 

Tùy thuộc vào phương pháp luận của dự án, những cột mốc nhỏ hơn đó có thể được nhóm lại thành các chuỗi mà cuối cùng sẽ trở thành các đợt công việc. Các dự án mô hình thác nước chủ yếu xây dựng khuôn khổ từ các điểm chính vĩ mô hơn.

2. Mỗi nhiệm vụ cần bao nhiêu thời gian? 

Sau khi bạn đã vạch ra đầy đủ các nhiệm vụ của mình, hãy bắt đầu lập thời gian dự kiến để hoàn thành chúng. Tùy thuộc vào nền tảng bạn sử dụng để xây dựng lịch trình, lịch trình có thể giống như biểu đồ Gantt truyền thống — và đó là điều tốt. Các thuật ngữ “lịch trình quản lý dự án” và biểu đồ Gantt thường có thể được sử dụng hoán đổi cho nhau, mặc dù không phải tất cả các lịch trình dự án đều phải ở định dạng Gantt. 

Việc biết được mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian cũng có thể giúp các nhà quản lý theo mô hình linh hoạt đánh giá tổng số đợt công việc mà dự án yêu cầu. Ngay cả khi ngày hoàn thành dự án là yếu tố quan trọng nhất, hãy đảm bảo bắt đầu thực hiện ước tính công việc và thời gian từ các nhóm chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Sau đó, điều này sẽ giúp đảm bảo bạn có thể đo lường nhu cầu về lịch trình của dự án so với thực tế thực thi

3. Mỗi nhiệm vụ có kết quả bàn giao chính nào? 

Các bước 1 và 2 chủ yếu là tạo và trực quan hóa chính lịch trình của dự án. Từ đây trở đi, quy trình chuyển sang khâu thẩm định và lập kế hoạch hậu cần nhiều hơn — biến lịch trình thành hiện thực với những thực tế cần có để đạt được mục tiêu. 

Bắt đầu bằng cách xác định các kết quả bàn giao chính cho từng nhiệm vụ hoặc giai đoạn công việc; sử dụng quy trình tương tự như Bước 1, bằng cách thực hiện các bước rà soát dần theo lịch trình để xác định các kết quả bàn giao ngày càng chi tiết hơn. Danh sách kết quả bàn giao của bạn càng chính xác, các nhóm dự án của bạn càng có thể thống nhất được các mục tiêu.  

4. Nhiệm vụ của tôi phụ thuộc vào những gì? 

Một người đàn ông cầm máy tính bảng và trò chuyện với 4 người, 2 người đang mặc áo bảo hộ màu cam, bối cảnh trong nhà.

Dùng thử Microsoft Project miễn phí

Dùng thử Microsoft Project một tháng miễn phí

Sự thật chung về quản lý dự án là mọi dự án đều cần phải trải qua sự thay đổi. Phạm vi, tài nguyên và lịch trình thường là những mục tiêu di động và người quản lý dự án chỉ có thể lập kế hoạch trước trong một phạm vi nhất định. 

 

Tuy nhiên, những gì họ có thể làm là gắn cờ cho các nhiệm vụ hoặc mục tiêu phụ thuộc vào các bước khác trong quy trình. Bằng cách đó, tất cả các bên đều biết về các tác động của thay đổi từ phần trên đối với phần dưới. 

 

Hầu hết các công cụ quản lý dự án đều cho phép người dùng kết nối nhiệm vụ này với nhiệm vụ khác, giúp dễ dàng mô phỏng hiệu ứng lan tỏa khi trễ thời hạn. Trong khi bản chất cứng nhắc của lịch trình dự án mô hình thác nước làm cho bước này trở nên quan trọng hơn, việc xác định các mối phụ thuộc có thể giúp các nhà quản lý linh hoạt làm rõ hơn nữa công việc trong mỗi đợt.   

5. Loại giờ và tài nguyên nào sẵn dùng để hoàn thành mỗi nhiệm vụ? 

 Quay lại Bước 2, bạn đã tạo khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ chính của dự án; bây giờ, đã đến lúc tận dụng ước tính về thời gian và tài nguyên mà bạn đã tổng hợp từ các trưởng nhóm. Việc biết một nhiệm vụ nhất định cần mất năm ngày để hoàn thành là một chuyện. Tuy nhiên, người đứng đầu ngành không thể dành ra năm ngày làm việc cho nhóm rõ ràng là một yếu tố phức tạp. Việc đối chiếu hai điểm dữ liệu này sẽ giúp bạn xác định các điểm bất đồng có thể xảy ra hoặc các nhu cầu về nhà thầu bên ngoài.  

6. Ai chịu trách nhiệm thực hiện mỗi nhiệm vụ? 

Một phần của việc phân bổ tài nguyên có sẵn là giao các cá nhân hoặc nhóm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Bước này không chỉ là ghi chú thông minh: nó còn giúp các bên liên quan và người ra quyết định có cái nhìn tổng quan về mức độ lãnh đạo cần có để hoàn thành dự án. 

Bạn có thể phân công những cá nhân chủ chốt phụ trách các kết quả bàn giao cụ thể càng sớm thì càng tốt. Trưởng nhóm thường có xu hướng nghiêm túc trong việc ước tính tài nguyên nếu các tài nguyên cụ thể của họ được đính kèm vào tài liệu cần thiết. Bước này cũng có thể giúp xác định những lĩnh vực mà việc chuyển giao công việc đặc biệt dễ bị ảnh hưởng đối với cả phương pháp thác nước và phương pháp linh hoạt.

7. Ai chịu trách nhiệm phê duyệt từng nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ? 

Đây gần như có thể là điểm phụ cho Bước 6 nhưng có sự khác biệt giữa việc nêu chi tiết ai sẽ thực hiện nhiệm vụ và ai sẽ phê duyệt kết quả bàn giao. 

Trong nhiều trường hợp, phê duyệt có thể cần đến từ những bên liên quan không tham gia thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là các nhóm đa ngành sẽ phải xét duyệt theo trình tự. Việc vạch ra các bước phê duyệt có khả năng phức tạp đó là điểm quan trọng đối với nhiều dự án — các vòng xét duyệt vượt quá nhóm được phân bổ của họ có thể khiến dự án phải dừng lại.  

Tiến độ dự án là một phần quan trọng của mọi kế hoạch dự án. Lịch trình không chỉ thiết lập các chi tiết cụ thể về việc thực hiện một dự án hoặc sáng kiến ​​sản phẩm mà quy trình xây dựng trong đó còn giúp đánh giá toàn bộ dự án, đưa ra phản hồi chuyên môn quan trọng có thể giúp các bên liên quan đặt ra kỳ vọng thực tế về những gì có thể và không thể thực hiện.  

Giống như nhiều tài liệu dự án, lịch trình cũng phải trải qua nhiều lần sửa đổi, cả theo kế hoạch và không theo kế hoạch. Mẹo là đảm bảo các sửa đổi đó được quản lý theo cùng một cách giống với lịch biểu ban đầu được xây dựng: thông qua thông tin được thu thập cẩn thận. Dù bạn đang sử dụng phương pháp thác nước hay phương pháp linh hoạt, chất lượng của thông tin đó là thành phần chính quyết định độ tin cậy trong lịch trình dự án của bạn.  

 

Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cùng với các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – mọi lúc, mọi nơi.

Nội dung liên quan

Năng suất

5 loại công cụ cộng tác giúp cải thiện năng suất

Năng suất

Thiết lập mục tiêu vs lập kế hoạch mục tiêu: Xây dựng bản thiết kế cho sự thành công bền vững của doanh nghiệp

Năng suất

Giải pháp điểm cuối hiện đại: Những giải pháp này là gì và tại sao lại cần thiết

Năng suất

Khai phá tiềm năng: Cách các công cụ năng suất AI thay đổi cách làm việc

Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.

Theo dõi Microsoft 365

Tiếng Việt (Việt Nam) Quyền riêng tư về Sức khỏe người tiêu dùng Liên hệ với Microsoft Quyền riêng tư Quản lý cookie Điều khoản sử dụng Nhãn hiệu Giới thiệu về quảng cáo của chúng tôi