Hantera alla fem faser i ett projekts livscykel med visuella verktyg

En lyckad genomförandefas bygger på en lyckad planeringsfas. Därför är ett av de bästa visuella verktygen för att genomföra komplexa projekt också bra för att planera dem: ett flödesschema.  

Korsfunktionella flödesscheman hjälper exempelvis projektledare att definiera vem som ansvarar för att uppnå vissa milstolpar samt uppgiftsberoenden. I vissa projekt kan dessutom olika team arbeta med andra delar av projektet. De här typerna av diagram kan definiera allt det och mer.   

Till exempel definierar ”simbanor” de personer som är involverade i varje uppgift, medan ”fasrutor” visar tidslinjen eller milstolpen. 

När du startat projektet och genomförandet är igång är ett flödesschema värdefullt för att hålla alla uppdaterade. Teammedlemmar kan även kommentera diagrammet, lägga till kontext eller uppdateringar efter behov. De klickbara formerna kan expanderas och visa ytterligare information eller länkas till externa data, som en databas eller ett kalkylblad.  

Vid det här laget får du saker gjorda, men det är fortfarande viktigt att övervaka varje uppgift så att inget avviker från planerna. En av fördelarna med visuella element och datalänkade diagram online är att det är lätt att dela förloppet med andra, även de som inte är direkt involverade i projektet. 

Programvara för diagram omfattar ofta enkla statusrapportmallar som hjälper projektledare att ta fram viktiga punkter och dela dem med chefer och externa klienter eller intressenter. 

Att använda sig av flera dokument genom hela processen, från SWOT-analys till flödesschema, kan också hjälpa till att bibehålla fokus i projektet. Du kan undvika omfattningskrypning genom att hålla ögonen på projektets ursprungliga mål och slutprodukter. 

En del programvaror för diagram fungerar också bra med programvara för automatisering. Då kan du utforma projektets arbetsflöde och sedan ange automatiska utlösare, till exempel en avisering när en uppgift är slutförd. 

Du klarade det! När teamet har slutfört alla slutprodukter är projektet klart. Men nyckeln till den här sista fasen är att ta en stund och utvärdera vad som precis hänt. Med tydliga och specifika visuella element till hands genom hela processen blir det mycket enklare att se tillbaka och ta reda på vad som fungerade och vad som inte fungerade. 

Schemalägg ett uppföljningsmöte med teammedlemmar och intressenter. Diskutera både framgångar och utmaningar. Här kan du stödja dig på ytterligare ett diagramverktyg: prova en projektuppföljningsmall för att samla in feedback och idéer från mötet.  

Lagra all dokumentation på en central plats så att den kan stanna där som en resurs för nästa gång. 

All denna noggranna planering och dokumentation kan verka lite överdriven, men den är till hjälp. Att använda visuella verktyg för att planera, kommunicera och ha koll är ett av de säkraste sätten att hålla projektet under kontroll, inom budget och inom tidsramen.