Skapa en mer exakt projekttidslinje med dessa sju steg

Oavsett om du arbetar med ett vattenfalls- eller ett agilt projekt, medför skapandet av en initial projektplan unika utmaningar.

Vattenfallsprojekt å ena sidan är vanligtvis strikta i både struktur och schema, vilket ger en premiumuppskattning i förväg. Agila projekt å andra sidan är beroende av flexibilitet och ibland invecklad arbetssprint, vilket innebär att chefer måste försöka ta hänsyn till de ofrånkomliga förändringsvågorna. Oavsett vilket är att skapa en rimlig projekt-tidsplan ett avgörande steg i projektets tidiga faser.

Följande checklista kan hjälpa projektledare och ägare att täcka sina baser, från att skapa ett projekts första uppgift till att planera godkännanderundor och minimera projektrisker.

1. Hur delas mitt slutmål upp i enskilda uppgifter?

Det första steget för att skapa en omfattande tidslinje är att börja segmentera projektet nedåt. Ta ditt slutgiltiga mål och arbeta bakåt för att kartlägga de enskilda uppgifter som måste genomföras för att nå det. Börja med endast huvudpunkterna, och gör sedan successiva genomgångar av tidslinjen för att skapa allt mer detaljerade ögonblick däremellan.

Börja med endast huvudpunkterna, och gör sedan successiva genomgångar av tidslinjen för att skapa allt mer detaljerade ögonblick däremellan. Vattenfallsprojekt hämtar huvudsakligen sin ram från de mer övergripande huvudpunkterna.

2. Hur lång tid krävs för varje uppgift?

När du har mappat ut aktiviteterna kan du börja lägga in lager i den beräknade tid som krävs för att slutföra dem. Beroende på vilken plattform du skapar tidslinjen i kan den börja se ut som ett traditionella Gantt-schema – och det är bra. Tidslinjen” för projekthantering och Gantt-schemat för termer “kan ofta användas på samma sätt, även om inte alla projekttidslinjeformat måste vara i Gantt-format.

Att veta hur mycket tid varje aktivitet tar kan också hjälpa agila chefer att utvärdera det totala antalet sprinter som projektet kräver. Även om projektets slutleveransdatum är den viktigaste faktorn, se till att börja samla in arbets- och tidsuppskattningar från de team som ansvarar för varje uppgift. Senare kommer detta att hjälpa dig att säkerställa att du kan mäta projektets tidsbehov i förhållande till den faktiska genomföringen

3. Vad är den viktigaste slutprodukten för varje uppgift?

Steg 1 och 2 handlar främst om att skapa och visualisera själva projekttidslinjen. Från och med nu skiftar processen mer mot granskning och logistisk planering – att ge liv åt schemat med de realiteter som krävs för att nå det.

Börja med att identifiera de viktigaste leverablerna för varje uppgift eller sprint; använd en liknande process som i steg 1, genom att göra successiva genomgångar av tidslinjen för att identifiera allt mer detaljerade leverabler. Ju mer exakt din lista över slutprodukter är, desto mer ansvarig blir dina projektteam för avtalade mål.

4. Vilka är mina aktivitetsberoenden?

En man håller en surfplatta och pratar med fyra personer, varav två bär orange säkerhetsväst, i en inomhusmiljö.

Prova Microsoft Project kostnadsfritt

Prova Microsoft Project kostnadsfritt i en månad

SÅ FUNGERAR DET

Den universella verkligheten för projekthantering är att varje projekt är avsett att genomgå en förändring. Omfång, resurser och tidslinjer flyttar ofta mål, och projektledare kan bara planera så långt framåt.

Vad de kan göra är dock flagga uppgifter eller mål som är beroende av andra steg i processen. På så sätt är alla parter medvetna om nedströmseffekterna av överordnade arbetspass.

De flesta projektledningsverktyg tillåter användare att koppla samman en uppgift med en annan, vilket gör det enkelt att simulera den spridningseffekt som en missad deadline medför. Medan den rigida karaktären hos vattenfallsprojektens tidslinjer ger extra vikt åt detta steg, kan identifiering av beroenden hjälpa agila chefer att ytterligare konkretisera arbetet i varje sprint.

5. Vilken typ av timmar och resurser är tillgängliga för att slutföra varje uppgift?

I steg 2 beräknade du hur lång tid det skulle ta att genomföra projektets huvudsakliga uppgifter; nu är det dags att använda de tids- och resursuppskattningar du sammanställt från teamledarna. Att veta att en viss uppgift ska ta fem dagar är en sak. Men en disciplinledare som inte kan tilldela fem dagars teamtimmar är uppenbarligen en komplicerande faktor. Att jämföra dessa två datapunkter hjälper dig att identifiera eventuella friktionspunkter eller behov av externa entreprenörer.

6. Vem ansvarar för att utföra varje uppgift?

En del av att tilldela tillgängliga resurser är att koppla individer eller team till specifika uppgifter. Det här steget är mer än bara smarta anteckningar: Det hjälper även intressenter och beslutsfattare att få en överblick’över vilken nivå av företagsledare som kommer att behövas för att få projektet gjort.

Ju tidigare du kan låsa fast nyckelpersoner för specifika leverabler, desto bättre. Teamledare är vanligtvis mer benägna att ta resursuppskattningar på allvar om deras specifika resurser ska kopplas till väsentlig dokumentation. Detta steg kan också hjälpa till att identifiera områden där arbetsöverföringar är särskilt känsliga för både vattenfalls- och agila metoder.

7. Vem ansvarar för att godkänna varje uppgift eller grupp med uppgifter?

Detta skulle nästan kunna vara en underpunkt till steg 6, men det finns en skillnad mellan att specificera vem som utför en uppgift och vem som godkänner leveransen.

I många fall kan godkännanden behöva komma från intressenter som är långt ifrån den dagliga verksamheten, eller åtminstone tvärdisciplinära grupper som måste granska sekventiellt. Att kartlägga dessa potentiellt komplicerade godkännandesteg är en avgörande punkt för många projekt – granskningsrundor som sträcker sig bortom den tilldelade tiden kan få ett projekt att stanna upp helt.

Projekt tidslinjer är en viktig del av alla projektabonnemang. De fastställer inte bara detaljerna för genomförandet av ett projekt eller en produktinitativ, utan själva skapandeprocessen hjälper också till att utvärdera projektet som helhet genom att lyfta fram viktig disciplinär feedback. Detta kan hjälpa intressenter att sätta realistiska förväntningar på vad som är möjligt och vad som inte är det.

Precis som många andra projektdokument är tidslinjer avsedda att genomgå både planerade och oplanerade revideringar. Tricket är att se till att dessa revideringar hanteras på samma sätt som den ursprungliga tidsplanen skapades: genom noggrant insamlad information. Oavsett om du använder en vattenfalls- eller agil metodologi är kvaliteten på den informationen den främsta faktorn för hur tillförlitlig din projekttidslinje kommer att bli.

Microsoft 365-teamet delar resurser som hjälper dig att starta, driva och utveckla din verksamhet.

RELATERADE PRODUKTER
Microsoft Project

Kom igång med Microsoft 365

Det är samma Office som vanligt, med extra verktyg som hjälper dig att samarbeta på ett bättre sätt så att du får mer gjort – när du vill, var du vill.

Köp nu

Närliggande ämnen

Produktivitet

5 typer av samarbetsverktyg som förbättrar produktiviteten

Läs mer

Produktivitet

Målformulering kontra målsättning: Så skapar du en plan för långsiktig affärsframgång

Läs mer

Produktivitet

Moderna slutpunktslösningar: Vad de är och varför du behöver dem

Läs mer

Produktivitet

Låsa upp potential: Så här omvandlar AI-produktivitetsverktyg arbetet

Läs mer

^{Insikter och idéer för företag ger inte professionella råd om skatt och ekonomi. Du bör kontakta en professionell rådgivare om du vill diskutera din situation.}

Skapa en mer exakt projekttidslinje med dessa sju steg

1. Hur delas mitt slutmål upp i enskilda uppgifter?

2. Hur lång tid krävs för varje uppgift?

3. Vad är den viktigaste slutprodukten för varje uppgift?

4. Vilka är mina aktivitetsberoenden?

Prova Microsoft Project kostnadsfritt

5. Vilken typ av timmar och resurser är tillgängliga för att slutföra varje uppgift?

6. Vem ansvarar för att utföra varje uppgift?

7. Vem ansvarar för att godkänna varje uppgift eller grupp med uppgifter?

Kom igång med Microsoft 365

Närliggande ämnen

5 typer av samarbetsverktyg som förbättrar produktiviteten

Målformulering kontra målsättning: Så skapar du en plan för långsiktig affärsframgång

Moderna slutpunktslösningar: Vad de är och varför du behöver dem

Låsa upp potential: Så här omvandlar AI-produktivitetsverktyg arbetet

Följ Microsoft 365