Kako pomoću vizuelnih alatki upravljati sa svih pet faza životnog ciklusa projekta

Uspešna faza izvršavanja se oslanja na uspešnu fazu planiranja. S tim u vezi, jedna od najboljih vizuelnih alatki za izvršavanje složenih projekata takođe je odlična za njihovo planiranje: dijagram toka.  

Na primer, međufunkcionalni dijagrami toka pomažu menadžerima projekata da definišu ko je odgovoran za postizanje određenih kontrolnih tačaka, kao i za zavisne elemente zadataka. Neki projekti mogu da imaju i različite timove koji rade na drugim aspektima projekta; ove vrste dijagrama mogu da definišu sve to i još mnogo toga.   

„Staze“, na primer, definišu ljude uključene u svaki zadatak, dok „okviri za faze“ predstavljaju vremensku osu ili kontrolnu tačku. 

Kada pokrenete projekat i započnete izvršavanje, dijagram toka koji je moguće deliti može vam biti veoma koristan da obezbedite da svi budu u toku. Članovi tima takođe mogu po potrebi da komentarišu dijagram, dodaju kontekst ili ispravke. Oblici na koje je moguće kliknuti mogu da se razviju kako bi otkrili dodatne informacije ili da budu povezani sa spoljnim podacima, na primer, sa bazom podataka ili unakrsnom tabelom.  

Sada ste u fazi obavljanja zadataka, ali i dalje je izuzetno važno da nadgledate svaki kako biste bili sigurni da ništa neće poći naopako. Jedna od prednosti vizuelnih elemenata na mreži i dijagrama povezanih sa podacima jeste lakoća sa kojom možete da delite napredak sa drugima, čak i sa onima koji nisu direktno uključeni u projekat. 

Softver za izradu dijagrama često nudi jednostavne predloške izveštaja o statusu, koji pomažu menadžerima projekata da izdvoje najvažnije tačke i podeli ih sa menadžerima, spoljnim klijentima ili zainteresovanim licima. 

Kada imate više dokumenata u procesu, od SWOT analize do dijagrama toka, možete fokusiranije da radite na projektu. Možete da sprečite porast opsega tako što ćete pratiti prvobitne ciljeve i stavke za isporuku projekta. 

Neki softver za izradu dijagrama dobro radi i sa softverom za automatizaciju, pa možete da dizajnirate tok posla projekta, a zatim podesite automatske aktivatore, kao što je obaveštenje kada se završi zadatak. 

Uspeli ste! Kada vaš tim dovrši sve isporuke, projekat je završen. Ali ključna stvar u ovoj poslednjoj fazi jeste da odvojite malo vremena da procenite šta se upravo dogodilo. Kada pri ruci imate jasne, konkretne vizuelne elemente tokom celog procesa, mnogo ćete se lakše vratiti i videti šta je funkcionisalo, a šta nije. 

Planirajte sastanak po završetku procesa sa članovima tima i zainteresovanim licima. Razgovarajte o uspešnim stavkama i o izazovima. Ovde možete čak i da se oslonite na dodatnu alatku za izradu dijagrama: isprobajte predložak sastanka po završetku procesa da biste prikupili povratne informacije i ideje sa sastanka.  

Uskladištite svu dokumentaciju na nekoj centralnoj lokaciji kako bi mogla da ostane tamo kao resurs za sledeći put. 

Svo ovo temeljno planiranje i dokumentovanje mogu da deluju kao suvišna radnja, ali će vam biti od pomoći. Korišćenje vizuelnih alatki za planiranje, komunikaciju i praćenje jedan je od najsigurnijih načina da projekat teče bez zastoja, ostane u okviru budžeta i bude završen na vreme.