Kreirajte tačniju vremensku osu projekta pomoću ovih 7 koraka

Bez obzira na to da li radite na kaskadnom ili agilnom projektu, pravljenje početne vremenske ose projekta predstavlja jedinstvene izazove.

Kaskadni projekti, s jedne strane, obično su kruti u pogledu kako strukture tako i rasporeda, zbog čega je visokokvalitetna procena u startu značajna. Agilni projekti, s druge strane, zavise od fleksibilnosti i ponekad zapetljanih radnih sprintova, što znači da menadžeri moraju da pokušaju da opravdaju neminovne talase promena. U svakom slučaju, pravljenje razumne vremenske ose projekta predstavlja presudni korak u ranim fazama projekta.

Sledeća lista za proveru može da pomogne menadžerima projekata i vlasnicima da pokriju osnove, od pravljenja prvog zadatka projekta do planiranja krugova odobrenja i ublažavanja rizika povezanih sa projektom.

1. Kako se moj krajnji cilj razlaže na pojedinačne zadatke?

Prvi korak u izgradnji sveobuhvatne vremenske ose jeste da počnete da segmentirate projekat. Uzmite krajnji cilj i krenite unazad kako biste mapirati pojedinačne zadatke koji će morati da se dovrše kako biste došli do tog završetka. Počnite samo od ključnih tačaka, a zatim uzastopno čistite duž vremenske ose kako biste usput izgradili sve granularnije trenutke.

U zavisnosti od metodologije projekta, manje prekretnice mogu se grupisati u neke vrste nizova koji na kraju postaju sprintovi. Kaskadni projekti će radni okvir uglavnom izvlačiti iz više ključnih tačaka makroa.

2. Koliko je vremena potrebno za svaki zadatak?

Kada u potpunosti mapirate zadatke, počnite od pravljenja slojeva u predviđenom vremenu koje je potrebno za njihovo dovršavanje. U zavisnosti od platforme na kojoj pravite vremensku osu, ona može početi da liči na tradicionalni Gantov grafikon – i to je dobro. Izrazi „vremenska osa upravljanja projektima“ i Gantov grafikon često se mogu naporedo koristiti, premda nisu sve vremenske ose projekata u formatu Gantovog grafikona.

Ako znaju koliko svaki zadatak traje, agilni menadžeri mogu lakše da procene ukupan broj sprintova koji su potrebni za projekat. Čak i ako je krajnji datum isporuke projekta najvažniji faktor, obavezno počnite da sastavljate procene posla i vremena od timova koji su odgovorni za svaki zadatak. To će kasnije obezbediti da možete da izmerite potrebe vremenske ose projekta u odnosu na realnost izvršavanja

3. Koji je ključni ishod svakog zadatka?

Koraci 1. i 2. prvenstveno se tiču kreiranja i vizuelizacije same vremenske ose projekta. Od sada pa nadalje, proces se više pomera na planiranje provere i logistike – čime se raspored oživljava sa realnim odnosom prema vremenu koje će biti potrebno za njegovo ispunjenje.

Počnite tako što ćete identifikovati ključne ishode svakog zadatka ili sprinta; koristite sličan proces kao za 1. korak, tako što ćete brzinski očistiti vremensku osu kako biste identifikovali sve granularnije ishode. Što je lista ishoda preciznija, timovi koji rade na projektu će biti odgovorniji u pogledu dogovorenih ciljeva.

4. Koji su zavisni elementi mog zadatka?

Muškarac drži tablet i razgovara sa četiri osobe, od kojih dve nose narandžaste bezbednosne prsluke u zatvorenom prostoru.

Isprobajte Microsoft Project besplatno

Isprobajte Microsoft Project besplatno u trajanju od mesec dana

SAZNAJ KAKO

Univerzalna istina o upravljanju projektima jeste da svaki projekat mora da pretrpi promene. Opsezi, resursi i vremenske ose često su promenljivi ciljevi, a menadžeri projekata mogu samo da planiraju donekle unapred.

Međutim, može se desiti da zadatke ili ciljeve koji zavise od drugih koraka u procesu označe zastavicom. Na taj način su sve strane svesne dolaznih efekata odlaznih smena.

Većina alatki za upravljanje projektima omogućava korisnicima da privežu jedan zadatak za drugi, što olakšava simuliranje efekta talasa propuštenog roka. Iako kruta priroda vremenskih osa kaskadnog projekta pruža dodatnu važnost ovom koraku, identifikovanje zavisnih elemenata može da pomogne agilnim menadžerima da dodatno iskristališu posao koji se ulaže u svaki sprint.

5. Koji su sati i resursi dostupni za dovršavanje svakog zadatka?

Još u 2. koraku ste izdvojili vreme potrebno za dovršavanje primarnih zadataka projekta; sada treba da iskoristite vreme i procene resursa koje ste sastavili od rukovodilaca tima. Jedno je znati da određeni zadatak treba da traje pet dana. Ali vođa discipline koji ne može da posveti pet dana radnih sati tima očigledno je faktor koji komplikuje stvari. Usklađivanje te dve tačke podataka pomoći će vam da identifikujete moguće tačke trenja ili potrebe spoljnog izvođača.

6. Ko je odgovoran za izvršavanje svakog zadatka?

Deo dodele dostupnih resursa jeste vezivanje pojedinaca ili timova za određene zadatke. Ovaj korak čini više od prostog pametnog hvatanja beležaka: Isto tako pomaže zainteresovanim stranama i donosiocima odluka da dobiju prikaz iz ptičje perspektive stepena na kom rukovodstvo preduzeća treba da bude da bi obavilo projekat.

Što pre budete mogli da vežete ključne pojedince za različite ishode, to bolje. Verovatnoća da vođe timova ozbiljno procene resurse obično je veća ako njihovi određeni resursi budu vezani za osnovnu dokumentaciju. Ovaj korak takođe može da olakša identifikovanje oblasti u kojima su priručnici za rad naročito osetljivi i za kaskadne i za agilne metode.

7. Ko je odgovoran za odobravanje svakog zadatka ili grupe zadataka?

To može da bude podtačka 6. koraka, ali postoji razlika između detalja o tome ko će izvršiti zadatak a ko odobriti ishod.

U mnogim slučajevima, odobrenja će možda morati da potiču od zainteresovanih strana koje su daleko od svakodnevnog izvršavanja, odnosno u najmanju ruku od multidisciplinarnih grupa koje će morati da pregledaju u sekvencama. Pravljenje ovih potencijalno komplikovanih koraka za odobrenje ključna je tačka za mnoge projekte – krugovi pregleda koji polako prevazilaze dodeljeni tim mogu da potpuno zaustave projekat.

Vremenske ose projekta ključni su deo svakog plana projekta. Ne samo da utvrđuju detalje o izvršavanju inicijative projekta ili proizvoda, već proces njihove izgradnje takođe pomaže u proceni projekta u celini, što pruža ključne povratne informacije o disciplini koje zainteresovanim stranama mogu da pomognu da postave realistična očekivanja u pogledu toga šta se može a šta ne može uraditi.

Kao i mnogi dokumenti projekta, vremenske ose će proći kroz planirane i neplanirane revizije. Suština je da se tim revizijama upravlja na isti način na koji je ugrađen i izvorni raspored: putem pažljivo prikupljenih informacija. Bez obzira na to da li koristite kaskadnu ili agilnu metodologiju, kvalitet te informacije primarni je sastojak krajnje pouzdanosti vremenske ose projekta.

Tim usluge Microsoft 365 fokusira se na deljenje resursa kako bi vam pomogao da pokrenete, vodite i razvijete preduzeće.

POVEZANI PROIZVODI
Microsoft Project

Počnite da koristite Microsoft 365

To je Office koji poznajete uz dodatne alatke koje vam pomažu da unapredite saradnju kako biste mogli da obavite više posla – bilo kada, bilo gde.

Kupi odmah

Srodan sadržaj

Produktivnost

Pet vrsta alatki za saradnju koje poboljšavaju produktivnost

Pročitajte više

Produktivnost

Postavljanje ciljeva naspram planiranja ciljeva: Kreiranje plana za dugoročni poslovni uspeh

Pročitajte više

Produktivnost

Savremena rešenja za krajnje tačke: Šta su i zašto su vam potrebna

Pročitajte više

Produktivnost

Oslobađanje potencijala: Kako AI alatke za produktivnost transformišu rad

Pročitajte više

^{Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.}

Kreirajte tačniju vremensku osu projekta pomoću ovih 7 koraka

1. Kako se moj krajnji cilj razlaže na pojedinačne zadatke?

2. Koliko je vremena potrebno za svaki zadatak?

3. Koji je ključni ishod svakog zadatka?

4. Koji su zavisni elementi mog zadatka?

Isprobajte Microsoft Project besplatno

5. Koji su sati i resursi dostupni za dovršavanje svakog zadatka?

6. Ko je odgovoran za izvršavanje svakog zadatka?

7. Ko je odgovoran za odobravanje svakog zadatka ili grupe zadataka?

Počnite da koristite Microsoft 365

Srodan sadržaj

Pet vrsta alatki za saradnju koje poboljšavaju produktivnost

Postavljanje ciljeva naspram planiranja ciljeva: Kreiranje plana za dugoročni poslovni uspeh

Savremena rešenja za krajnje tačke: Šta su i zašto su vam potrebna

Oslobađanje potencijala: Kako AI alatke za produktivnost transformišu rad

Pratite Microsoft 365