Управление стадиями проекта с помощью инструментов визуализации

Хорошее планирование поможет добиться успеха на фазе исполнения. А один из лучших визуальных инструментов как для фазы исполнения, так и для планирования — блок-схема.  

Например, универсальные блок-схемы могут помочь руководителям проектов определить, кто является ответственным за выполнение разных этапов, а также определить зависимости между задачами. В некоторых проектах разные команды могут работать над разными этапами проекта, но блок-схемы могут помочь в организации таких ситуаций и многих других.   

"Плавательные дорожки", например, определяют людей, вовлеченных в каждую задачу, а "блоки фаз" — временную шкалу или веху. 

После запуска проекта, когда начинается исполнение, может быть полезно сделать общим документ с блок-схемой, чтобы все могли следить за прогрессом и сверяться со сроками. Участники команды могут комментировать схему, добавляя контекст или обновления по мере необходимости. Интерактивные формы могут расширяться и отображать дополнительные сведения либо быть связаны с внешними данными, такими как база данных или электронная таблица.  

На этой фазе очень важно отслеживать каждую задачу, чтобы удостовериться, что все идет по плану. Одно из преимуществ визуального представления и связанных с данными диаграмм — это то, насколько легко делиться прогрессом с другими, даже с теми, кто не принимает непосредственного участия в проекте. 

В программное обеспечение для создания диаграмм часто входят простые шаблоны отчетов о прогрессе, которые помогают руководителям проектов прорабатывать основные моменты и делиться результатами с менеджерами и внешними клиентами, а также заинтересованными сторонами. 

Использование нескольких документов в течение всего проекта, от SWOT-анализа до блок-схем, тоже может помочь удерживать фокус на задачах проекта. Вы можете избежать разрастания масштабов проекта, сосредоточившись на первоначальных целях проекта и планируемом результате. 

Некоторые программы для создания диаграмм также хорошо работают с ПО для автоматизации, так что вы можете спроектировать рабочий процесс вашего проекта, а затем настроить автоматические триггеры, например уведомления о том, что задача выполнена. 

Вы сделали это! После того как ваша команда завершит все итоговые работы, проект можно считать выполненным. Однако эта последняя фаза необходима для оценки всего того, что было проделано. Благодаря наглядному визуальному представлению на протяжении всего процесса намного проще оглянуться назад и проанализировать, что сработало, а что нет. 

Назначьте собрание со своей командой и заинтересованными лицами для анализа проделанной работы. Обсудите удачи и проблемы. Здесь также можно опереться на дополнительное средство диаграмм: попробуйте шаблон разбора итогов проекта для фиксации отзывов и идей с собрания.  

Храните всю документацию в центральном расположении, чтобы у вас оставался такой ресурс на следующий раз. 

Все это кропотливое планирование и документирование может показаться излишним, но это действительно здорово помогает. Использование инструментов визуализации, которые помогают планировать, коммуницировать и отслеживать прогресс, является одним из самых надежных способов поддерживать проект в соответствии с требованиями, бюджетом и сроками.