Cum să gestionați toate cele cinci faze ale ciclului de viață ale unui proiect cu instrumente vizuale

O fază de execuție reușită se bazează pe o fază de planificare reușită. În acest scop, unul dintre cele mai bune instrumente vizuale pentru executarea proiectelor complexe este bun și pentru planificarea lor: o schemă logică.  

Schemele logice interfuncționale, de exemplu, ajută managerii de proiect să stabilească cine este responsabil pentru atingerea anumitor repere și dependențele dintre activități. Unele proiecte pot să aibă și echipe diferite care lucrează la alte aspecte ale proiectului; aceste tipuri de diagrame le pot defini pe toate și multe altele.   

„Pistele”, de exemplu, definesc persoanele implicate în fiecare activitate, în timp ce „casetele de faze” reprezintă cronologia sau reperul. 

Odată ce ați lansat proiectul și începe execuția, o schemă logică partajabilă este valoroasă pentru a ține pe toată lumea la curent. Membrii echipei pot, de asemenea, să comenteze diagrama, adăugând context sau actualizări după cum este necesar. Formele pe care se poate face clic pot fi extinse pentru a afișa informații suplimentare sau pentru a fi conectate la date externe, cum ar fi o bază de date sau o foaie de calcul.  

În acest moment, duceți lucrurile la bun sfârșit, dar este în continuare esențial să monitorizați fiecare activitate pentru a vă asigura că nu se întâmplă nimic rău. Unul dintre avantajele elementelor vizuale online și ale diagramelor legate la date ușurința de a partaja progresul cu alte persoane, chiar și cu cele care nu sunt direct implicate în proiect. 

De obicei, software-ul pentru diagrame oferă șabloane de raport de stare simple, care ajută managerii de proiect să distileze punctele esențiale și să le partajeze cu managerii și clienții externi sau cu participanții direct interesați. 

Dacă aveți mai multe documente pe parcursul procesului, de la analiza SWOT la schema logică, acestea pot menține proiectul la obiect. Puteți împiedica extinderea domeniului dacă urmăriți obiectivele originale ale proiectului și produsele finite. 

Unele programe software pentru diagrame funcționează bine cu software-ul de automatizare, ca să puteți proiecta fluxul de lucru al proiectului, apoi să configurați declanșatoare automate, cum ar fi o notificare atunci când se termină o activitate. 

Ați reușit! Odată ce echipa a finalizat toate produsele finale, proiectul s-a finalizat. Dar secretul ultimei faze este să stați puțin și să analizați ce s-a întâmplat. Elementele vizuale clare și precise avute la îndemână pe parcursul întregului proces vă ajută să priviți înapoi și să vedeți ce a funcționat și ce nu. 

Planificați o întâlnire post-mortem cu membrii echipei și cu părțile interesate. Discutați atât succesele, cât și provocările. Vă puteți baza pe un instrument suplimentar pentru diagrame: încercați un șablon post-mortem de proiect pentru capta feedbackul și ideile de la întâlnire.  

Stocați întreaga documentație într-o locație centrală, ca să rămână acolo ca resursă pentru data viitoare. 

Toată această planificare și documentare meticuloasă poate părea nejustificată, dar este utilă. Utilizarea de instrumente vizuale care planifică, comunică și monitorizează este unul dintre cele mai sigure moduri de a vă menține proiectul la obiect, în limitele bugetului și la timp.