Como gerir as cinco fases do ciclo de vida de um projeto com ferramentas visuais

Para que a fase de execução decorra com êxito, a fase de planeamento também tem de decorrer com êxito. Para esse efeito, uma das melhores ferramentas visuais para executar projetos complexos também é excelente para os planear: um fluxograma.  

Os fluxogramas multifuncionais, por exemplo, ajudam os gestores de projeto a definir quem é responsável por atingir determinados marcos, bem como as dependências de tarefas. Alguns projetos também podem ter equipas diferentes a trabalhar noutros aspetos do projeto; estes tipos de diagramas podem definir tudo isso e muito mais.   

As “pistas de diagrama”, por exemplo, definem as pessoas envolvidas em cada tarefa, enquanto as “caixas de fase” representam a linha cronológica ou o marco. 

Assim que tiver lançado o projeto e a execução estiver em curso, ter um fluxograma partilhável é útil para manter todos atualizados. Os membros da equipa também podem comentar no diagrama, adicionar contexto ou atualizações conforme necessário. As formas clicáveis também podem expandir-se para revelar informações adicionais ou ser ligadas a dados externos, como uma base de dados ou uma folha de cálculo.  

Neste ponto, está a executar tarefas, mas continua a ser essencial monitorizar cada tarefa para garantir que nada fica mal encaminhado. Uma das vantagens dos elementos visuais online e dos diagramas ligados a dados é a facilidade com que se pode partilhar o progresso com outras pessoas, mesmo com quem não está diretamente envolvido no projeto. 

O software de criação de diagramas oferece frequentemente modelos simples de relatório de estado, que ajudam os gestores de projeto a sintetizar os pontos essenciais e a partilhá-los com gestores e clientes ou intervenientes externos. 

Ter vários documentos ao longo do processo, desde a sua análise SWOT até ao seu fluxograma, também pode ajudar a manter o projeto focado. Pode ajudar a evitar o aumento descontrolado do âmbito ao monitorizar os objetivos e materiais a entregar originais do projeto. 

Algum software de criação de diagramas também funciona bem com software de automatização, pelo que pode conceber o fluxo de trabalho do seu projeto e, em seguida, configurar acionadores automáticos, como uma notificação quando uma tarefa é concluída. 

Conseguiu! Após a sua equipa concluir todos os materiais a entregar, o projeto está concluído. Contudo, é essencial reservar um momento nesta última fase para avaliar o que acabou de acontecer. Ter à mão elementos visuais claros e específicos ao longo de todo o processo torna muito mais simples olhar para trás e perceber o que funcionou e o que não funcionou. 

Agende uma reunião de análise retrospetiva com os membros da equipa e os intervenientes. Debata os sucessos e os desafios. Pode até recorrer aqui a uma ferramenta de criação de diagramas adicional: experimente um modelo de análise retrospetiva do projeto para ajudar a capturar feedback e ideias da sua reunião.  

Guarde toda a documentação numa localização central para a manter como recurso para a próxima vez. 

Todo este planeamento e toda esta documentação meticulosa podem parecer excessivos, mas ajudam. Utilizar ferramentas visuais que planeiam, comunicam e monitorizam é uma das formas mais seguras de manter o seu projeto alinhado, dentro do orçamento e dentro do prazo.