Crie uma linha cronológica de projeto mais precisa com estes sete passos

Independentemente de trabalhar num projeto em cascata ou ágil, criar uma linha cronológica inicial do projeto apresenta desafios exclusivos.

Os projetos cascata são, por um lado, normalmente rígidos em termos de estrutura e de agendamento, o que valoriza uma estimativa inicial de alta qualidade. Os projetos Agile, por outro lado, dependem da flexibilidade e, por vezes, de sprints de trabalho intrincados, o que significa que os gestores de projetos devem tentar dar conta das inevitáveis vagas de mudança. De qualquer forma, criar uma linha cronológica razoável para o projeto é um passo decisivo nas fases iniciais do projeto.

A seguinte lista de verificação pode ajudar os gestores de projetos e responsáveis a ter todas as variáveis em conta, desde a criação da primeira tarefa de um projeto até ao planeamento das rondas de aprovação e mitigação dos riscos do projeto.

1. Como é que o meu objetivo final se divide em tarefas individuais?

O primeiro passo para criar uma linha cronológica abrangente é começar a segmentar o projeto. Pegue no seu objetivo final e trabalhe retrospetivamente para mapear as tarefas individuais que terão de ser concluídas para alcançar esse fim. Comece apenas com os pontos-chave e, em seguida, efetue passagens sucessivas na linha cronológica para criar momentos cada vez mais granulares entre eles.

Dependendo da metodologia do seu projeto, esses marcos mais pequenos podem agrupar-se no tipo de sequências que eventualmente se tornam sprints. Os projetos cascata irão principalmente desenhar os seus quadros a partir dos pontos-chave mais macro.

2. Quanto tempo precisa para cada tarefa?

Assim que tiver as suas tarefas totalmente mapeadas, comece a estabelecer o limite de tempo necessário para as concluir. Consoante a plataforma em que estiver a criar a sua linha cronológica, esta poderá começar a parecer-se com um gráfico Gantt tradicional, o que é positivo. Os termos "linha cronológica de gestão de projetos" e gráfico de Gantt podem muitas vezes ser utilizados indistintamente, embora nem todas as linhas cronológicas de projetos tenham de ser em formato de Gantt.

Saber quanto tempo cada tarefa demorará também pode ajudar os gestores de projetos Agile a avaliar o número total de sprints necessários para o projeto. Mesmo que a data de fim do projeto seja o seu fator mais importante, certifique-se de começar a compilar estimativas de trabalho e tempo das equipas responsáveis por cada tarefa. Mais tarde, isto irá ajudar a garantir que pode comparar as necessidades da linha cronológica de um projeto com a realidade da respetiva execução

3. Qual é o principal material a entregar em cada tarefa?

Os passos 1 e 2 têm como principal objetivo a criação e visualização da linha cronológica do projeto. A partir daqui, o processo consistirá mais em verificação e planeamento logístico - preenchendo o agendamento com as realidades que serão necessárias para o alcançar.

Comece por identificar os principais materiais a entregar para cada tarefa ou sprint; utilize um processo semelhante ao do Passo 1, ao efetuar passagens progressivas através da linha cronológica para identificar materiais a entregar cada vez mais granulares. Quanto mais precisa for a sua lista de materiais a entregar, maior será o grau de responsabilização das suas equipas de projeto em relação aos objetivos acordados.

4. Quais são as minhas dependências de tarefas?

Um homem segura um tablet e fala com quatro pessoas, duas das quais vestem coletes de segurança cor de laranja, num espaço interior.

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SAIBA COMO

A verdade universal da gestão de projetos é que todos os projetos estão destinados a sofrer alterações. Os âmbitos, recursos e linhas cronológicas são frequentemente objetivos mutáveis e a antecedência com que os gestores de projetos podem planear é limitada.

O que pode fazer, no entanto, é assinalar tarefas ou objetivos que dependem de outros passos do processo. Desta forma, todas as partes conhecerão os efeitos a jusante das mudanças a montante.

A maioria das ferramentas de gestão de projetos permite que os utilizadores liguem uma tarefa a outra, facilitando a simulação do efeito cascata de um prazo não cumprido. Embora a natureza rígida das linhas cronológicas dos projetos cascata dê uma importância extra a este passo, a identificação de dependências pode ajudar os gestores de projetos Agile a cristalizarem ainda mais o trabalho que será alocado a cada sprint.

5. Que tipo de horas e recursos estão disponíveis para completar cada tarefa?

No passo 2, calculou a quantidade de tempo que seria necessário para completar as principais tarefas do seu projeto; agora, está na altura de utilizar as estimativas de tempo e recursos que compilou dos líderes da equipa. Saber que uma determinada tarefa deverá demorar cinco dias é uma coisa. No entanto, se um líder de uma disciplina não puder disponibilizar um número de horas da equipa equivalente a cinco dias, tal tornar-se-á obviamente num fator de complicação. Conciliar estes dois pontos de dados irá ajudar a identificar possíveis pontos de fricção ou necessidades de fornecedores externos.

6. Quem é o responsável pela execução de cada tarefa?

Parte da alocação dos recursos disponíveis consiste em atribuir indivíduos ou equipas a tarefas específicas. Este passo é mais do que simplesmente tirar notas de forma inteligente: também ajuda os intervenientes e os decisores a obter uma visão global do nível dos líderes da empresa que será necessário envolver para concluir o projeto.

Quanto mais cedo conseguir definir os indivíduos-chave para cada um dos materiais a entregar, melhor. Normalmente, os líderes de equipa levam mais a sério a estimativa de recursos se os seus recursos específicos forem anexados à documentação essencial. Este passo também pode ajudar a identificar áreas onde a passagem de informações é particularmente frágil, tanto para os métodos cascata como para os métodos Agile.

7. Quem é o responsável pela aprovação de cada tarefa ou grupo de tarefas?

Este quase poderia ser um subponto do passo 6, mas há uma diferença entre detalhes sobre quem vai executar uma tarefa e quem vai aprovar o material a entregar.

Em muitos casos, as aprovações podem ter de vir de intervenientes que estão longe da execução diária ou, pelo menos, de grupos multidisciplinares que terão de rever sequencialmente. A definição desses passos de aprovação potencialmente complicados é um ponto crucial para muitos projectos - as rondas de avaliação que ultrapassam a respetiva equipa afetada podem paralisar um projeto.

As linhas cronológicas do projeto são uma parte essencial de qualquer plano de projeto. Não só estabelecem as especificidades da execução de um projeto ou iniciativa de projeto, mas o seu processo de criação também ajuda a avaliar o projeto como um todo, revelando feedback essencial de várias disciplinas que pode ajudar os intervenientes a definirem expetativas realistas sobre o que pode e não pode ser executado.

Como muitos documentos de projeto, as linhas cronológicas estão sujeitas a revisões planeadas e não planeadas. O segredo é garantir que essas revisões são geridas da mesma forma que o calendário inicial foi criado: através de informação cuidadosamente recolhida. Quer esteja a utilizar uma metodologia cascata ou Agile, a qualidade dessa informação é o principal ingrediente para a fiabilidade da linha cronológica do seu projeto.

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