Como gerenciar todas as cinco fases do ciclo de vida de um projeto com ferramentas visuais

O sucesso da fase de execução depende do sucesso da fase de planejamento. Para isso, uma das melhores ferramentas visuais para executar projetos complexos também é ótima para o planejamento: o fluxograma.  

Fluxogramas multifuncionais, por exemplo, ajudam os gerentes de projeto a definir quem é responsável por alcançar determinados marcos e dependências de tarefas. Além disso, é possível que, em alguns projetos, diferentes equipes trabalhem em determinados aspectos do projeto; esses tipos de diagrama podem definir todas essas e outras questões.   

As "raias", por exemplo, definem as pessoas envolvidas em cada tarefa, enquanto as "caixas de fases" representam a linha do tempo ou o marco. 

Depois que você lança o projeto e está na fase da execução, é importante ter um fluxograma compartilhável para que todos fiquem atualizados. Os membros da equipe também podem comentar no diagrama, incluindo contexto ou atualizações conforme necessário. É possível clicar nas formas para revelar informações extras ou vincular a dados externos, como bancos de dados ou planilhas.  

Nessa altura, você está realizando as tarefas, mas ainda é fundamental monitorar cada uma delas para garantir que tudo corra conforme o planejado. Uma das vantagens dos visuais online e dos diagramas veiculados a dados é a facilidade para compartilhar o progresso com outras pessoas, mesmo aquelas que não estão envolvidas diretamente com o projeto. 

Muitas vezes, o software de diagramação oferece modelos de relatório de progresso simples, o que ajuda os gerentes de projetos a comunicar informações essenciais e compartilhá-las com gerentes e clientes ou stakeholders externos. 

Ter vários documentos durante o processo, desde a análise SWOT até o fluxograma, também pode ajudar a manter o projeto focado. Para ajudar a evitar a mudança de escopo, você pode controlar as entregas e as metas originais do projeto. 

Alguns softwares de diagramação também funcionam bem com softwares de automação. Assim, você pode desenvolver o fluxo de trabalho do projeto e configurar disparos automáticos, como notificações quando uma tarefa é concluída. 

Você conseguiu! Quando sua equipe realizar todas as entregas, o projeto estará concluído. Mas o segredo desta última fase é reservar um tempo para analisar o que aconteceu. Ter visuais específicos, claros e de fácil acesso durante o processo todo simplifica a análise para ver o que funcionou e o que não funcionou. 

Agende uma reunião post-mortem com os membros da equipe e os stakeholders. Aborde os sucessos e os desafios. Você pode, até mesmo, recorrer a uma ferramenta de diagramação adicional para isso: experimente um modelo post-mortem de projeto para ajudar a reunir comentários e ideias na reunião.  

Armazene toda a documentação em uma localização central, para que ela possa ser usada como um recurso da próxima vez. 

Trabalhar com toda essa documentação e planejamento meticuloso pode parecer um excesso, mas ajuda. Usar ferramentas visuais que planejam, comunicam e controlam é uma das formas mais seguras de manter o projeto na linha, no orçamento e no prazo.