Crie uma linha do tempo do projeto mais precisa com estas 7 etapas

Independentemente de você estar trabalhando em um projeto em cascata ou ágil, criar uma linha do tempo inicial do projeto traz desafios únicos.

Projetos em cascata, por um lado, geralmente são rígidos em estrutura e cronograma, exigindo estimativas iniciais de alta qualidade. Por outro lado, projetos Agile dependem de flexibilidade e sprints de trabalho às vezes complexos, o que significa que os gerentes devem tentar prever as inevitáveis ondas de mudança. De qualquer forma, criar uma linha do tempo razoável para o projeto é uma etapa decisiva nas fases iniciais.

A lista de verificação a seguir pode ajudar gerentes e proprietários de projetos a cobrir suas bases, desde a criação da primeira tarefa do projeto até o planejamento de rodadas de aprovação e a mitigação de riscos do projeto.

1. Como meu objetivo final é dividido em tarefas individuais?

A primeira etapa para criar uma linha do tempo abrangente é começar a segmentar o projeto. Pegue seu objetivo final e trabalhe de trás para frente para mapear as tarefas individuais que precisam ser concluídas para alcançar esse fim. Comece com apenas pontos chave e faça varreduras sucessivas na linha do tempo para criar momentos cada vez mais granulares entre eles.

Dependendo da metodologia do projeto, essas pequenas metas podem se agrupar no tipo de sequência que, eventualmente, se tornam sprints. Os projetos em cascata vão desenhar principalmente sua estrutura a partir dos pontos chave mais macro.

2. Quanto tempo é necessário para cada tarefa?

Depois de mapear totalmente suas tarefas, comece a adicionar o tempo estimado necessário para concluí-las. Dependendo da plataforma em que você estiver criando sua linha do tempo, ele pode começar a parecer um gráfico de Gantt tradicional — e isso é uma coisa boa. Os termos "linha do tempo de gerenciamento de projeto" e gráfico de Gantt podem ser usados de forma intercambiável, embora nem todas as linhas do tempo de projeto precisem estar no formato Gantt.

Saber quanto tempo cada tarefa levará também pode ajudar os gerentes Agile a avaliar o número total de sprints necessários para o projeto. Mesmo que a data de entrega final do projeto seja o fator mais importante, certifique-se de começar a compilar estimativas de trabalho e tempo das equipes responsáveis por cada tarefa. Mais tarde, isso ajudará a garantir que você possa medir as necessidades da linha do tempo do projeto em relação à realidade da sua execução

3. Qual é a entrega principal de cada tarefa?

As Etapas 1 e 2 são principalmente sobre a criação e a visualização da linha do tempo do projeto em si. A partir daqui, o processo muda mais para a verificação e o planejamento logístico — trazendo o cronograma à vida com as realidades necessárias para alcançá-lo.

Comece identificando as principais entregas de cada tarefa ou sprint; use um processo semelhante ao da Etapa 1, fazendo varreduras progressivas na linha do tempo para identificar entregas cada vez mais detalhadas. Quanto mais precisa for sua lista de entregas, mais responsáveis suas equipes de projeto serão pelos objetivos acordados.

4. Quais são minhas dependências de tarefas?

Um homem segurando um tablet e conversando com quatro pessoas, duas das quais estão usando coletes de segurança laranja, em um ambiente interno.

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SAIBA COMO

A verdade universal do gerenciamento de projetos é que todo projeto está destinado a sofrer alterações. Escopos, recursos e linhas do tempo são frequentemente alvos móveis, e os gerentes de projeto só podem planejar com antecedência.

O que eles podem fazer, no entanto, é sinalizar tarefas ou objetivos que são dependentes de outras etapas do processo. Dessa forma, todas as partes estão cientes dos efeitos downstream dos deslocamentos upstream.

A maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos permite que os usuários conectem uma tarefa a outra, facilitando a simulação do efeito ripple de uma data limite perdida. Embora a natureza rígida das linhas do tempo de projetos em cascata dê importância extra a essa etapa, identificar dependências pode ajudar os gerentes ágeis a cristalizar ainda mais o trabalho que é feito em cada sprint.

5. Que tipo de horas e recursos estão disponíveis para concluir cada tarefa?

Na Etapa 2, você criou a quantidade de tempo que levaria para concluir as tarefas principais do seu projeto; agora, é hora de usar as estimativas de tempo e recursos que você compilou dos líderes de equipe. Saber que uma determinada tarefa deve levar cinco dias é uma coisa. Mas um líder de disciplina que não pode comprometer cinco dias de horas de equipe é, obviamente, um fator complicador. Conciliar esses dois pontos de dados ajudará você a identificar possíveis pontos de atrito ou necessidades de prestadores de serviço externos.

6. Quem é responsável pela execução de cada tarefa?

Parte da alocação de recursos disponíveis é atribuir indivíduos ou equipes a tarefas específicas. Essa etapa é mais do que apenas fazer anotações inteligentes: ela também ajuda as partes interessadas e tomadores de decisão a ter uma visão geral do nível de liderança da empresa que será necessário para concluir o projeto.

Quanto antes você puder definir indivíduos chave para entregas específicas, melhor. Os líderes de equipe geralmente são mais propensos a levar a sério a estimativa de recursos se seus recursos específicos estiverem anexados à documentação essencial. Esta etapa também pode ajudar a identificar áreas em que a transferência de trabalho é especialmente frágil para métodos em cascata e agile.

7. Quem é responsável por aprovar cada tarefa ou grupo de tarefas?

Isso poderia quase ser um subponto da Etapa 6, mas há uma diferença entre detalhar quem executará uma tarefa e quem aprovará a entrega.

Em muitos casos, as aprovações podem precisar vir de stakeholders que estão muito afastados da execução diária ou, no mínimo, de grupos multidisciplinares que precisarão ser examinados sequencialmente. Mapear essas etapas de aprovação potencialmente complicadas é um ponto crucial para muitos projetos — rodadas de revisão que se estendem além da equipe alocada podem paralisar um projeto.

As linhas do tempo de projetos são uma parte essencial de um plano de projeto. Elas não apenas estabelecem os detalhes sobre a execução de uma iniciativa de projeto ou produto, mas seu processo de construção também ajuda a avaliar o projeto como um todo, revelando comentários importantes sobre a disciplina que podem ajudar as partes interessadas a definir expectativas realistas sobre o que pode e o que não pode ser feito.

Como muitos documentos de projeto, as linhas do tempo estão destinadas a passar por revisões planejadas e não planejadas. O segredo é garantir que essas revisões sejam gerenciadas da mesma forma que o cronograma original foi criado: por meio das informações cuidadosamente coletadas. Se você está usando uma metodologia em cascata ou agile, a qualidade dessas informações é o principal ingrediente para determinar a confiabilidade da linha do tempo do projeto.

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