Slik administrerer du alle fem fasene i et prosjekts livssyklus med visuelle verktøy

En vellykket utføringsfase avhenger av en vellykket planleggingsfase. Med det i tankene er et av de beste visuelle verktøyene for å gjennomføre komplekse prosjekter også godt til planlegging av dem: et flytdiagram.  

Kryssfunksjonelle flytdiagrammer, for eksempel, hjelper prosjektledere definere hvem som er ansvarlige for å oppnå visse milepæler såvel som oppgaveavhengigheter. Noen prosjekter kan ha forskjellige team som jobber på andre aspekter av prosjektet også. Disse diagramtypene kan definere alt det og mer.   

«Svømmefelt», for eksempel, definerer personene involvert i hver oppgave, mens «fasebokser» representerer tidslinjen eller milepælen. 

Straks du har satt igang prosjektet og utføringen foregår, er et delbart flytdiagram nyttig til å holde alle oppdaterte. Teammedlemmer kan også kommentere på diagrammet, og legge til kontekst eller oppdateringer etter behov. De klikkbare formene kan ekspanderes for å vise ekstra informasjon eller vise koblinger til eksterne data også, som en database eller et regneark.  

På dette tidspunktet får du ting gjort, men det er fortsatt kritisk å overvåke hver oppgave for å forsikre at ingenting sporer av. En av fordelene med visualisering på nettet og datalenkede programmer er hvor lett det er å dele framgangen med andre, selv de som ikke er direkte involvert i prosjektet. 

Diagramprogramvare tilbyr ofte enkle statusrapportmaler, som hjelper prosjektledere å destillere nøkkelpunktet og dele med administratorer og eksterne klienter eller interessenter. 

Å ha flere dokumenter gjennom prosessen, fra SWOT-analysen din til flytdiagrammet, kan også holde prosjektet fokusert. Du kan hjelpe å hindre omfangsspredning ved å holde kontroll på prosjektets originale mål og leveringer. 

Noen typer diagramprogramvare fungerer også bra sammen med automasjonssprogramvare, så du kan designe arbeidsflyten til prosjektet ditt, deretter sette opp automatiske utløsere, som en varsling når en oppgave fullføres. 

Dere klarte det! Straks teamet ditt har fullført alle leveringene er prosjektet gjennomført. Men nøkkelen til denne siste fasen er å ta et øyeblikk til å vurdere hva som nettopp skjedde. Å ha klare, spesifikke visuelle hjelpemidler for hånden gjennom hele prosessen gjør det mye enklere å se tilbake på hva som fungerte og hva som ikke fungerte. 

Planlegg et post mortem-møte med teammedlemmer og interessenter. Diskutér både suksessene og utfordringene. Du kan t.o.m støtte deg på et ytterligere diagramverktøy her: prøv en post mortem-mal for prosjektet til å registrere tilbakemeldinger og ideer fra møtet.  

Lagre all dokumentasjon på en sentral plassering så den kan være der som en ressurs til neste gang. 

All denne omhyggelige planleggingen og dokumenteringen kan virke som en overdrivelse, men den hjelper. Bruk av visuelle hjelpemidler som planlegger kommuniserer og holder styr på ting er en av de sikreste måtene å holde prosjektet på sporet, til budsjettet og i tide.