Lag en mer nøyaktig tidslinje med disse syv trinnene

Uavhengig av om du jobber med et fossefallsprosjekt eller et agilt prosjekt, har det å bygge en innledende tidslinje for prosjektet unike utfordringer.

Fossefallsprosjekter er på den ene siden vanligvis strenge både i struktur og tidsplan, noe som gir en premium på forhåndsberegning av høy kvalitet. Agile-prosjekter avhenger derimot av fleksibilitet og til tider kompliserte arbeidssprinter, noe som betyr at ledere må prøve å ta hensyn til de uunngåelige bølgene av endringer. Uansett er det å bygge en rimelig prosjekttidslinje et avgjørende trinn i et prosjekts innledende faser.

Følgende sjekkliste kan hjelpe prosjektledere og eiere med å dekke sine baser, fra å bygge et prosjekts første oppgave til å planlegge runder med godkjenning og redusere prosjektrisikoer.

1. Hvordan deles sluttmålet mitt opp i enkeltoppgaver?

Det første trinnet for å bygge en omfattende tidslinje er å begynne å segmentere prosjektet ned. Ta det endelige målet og arbeid bakover for å kartlegge de enkeltoppgavene som må fullføres for å nå slutten. Start med bare viktige punkter, og foreta deretter påfølgende oppryddinger gjennom tidslinjen for å bygge stadig mer detaljerte øyeblikk mellom.

Avhengig av prosjektmetodikken kan disse mindre milepælene grupperes i typen sekvenser som etter hvert blir sprinter. Fossefallprosjekter vil hovedsakelig trekke rammeverket fra flere makronøkkelpunkter.

2. Hvor mye tid er nødvendig for hver oppgave?

Når oppgavene er fullstendig tilordnet, starter du lagdeling i den forventede tiden som kreves for å fullføre dem. Avhengig av hvilken plattform du bygger tidslinjen i, kan den ligne på et tradisjonelt Gantt-diagram – og det er bra. Termene «tidslinje for prosjektledelse» og Gantt-diagram kan ofte brukes om hverandre, selv om ikke alle prosjekttidslinjer må være i Gantt-format.

Å vite hvor mye tid hver aktivitet vil ta kan også hjelpe agile-ledere med å vurdere det totale antallet sprinter prosjektet krever. Selv om prosjektets sluttleveringsdato er den viktigste faktoren, må du sørge for å starte kompilering av arbeids- og tidsestimater fra teamene som er ansvarlige for hver oppgave. Senere vil dette bidra til å sikre at du kan måle et prosjekts tidslinjebehov mot virkeligheten av kjøringen

3. Hva er nøkkelleveransen for hver oppgave?

Trinn 1 og 2 handler først og fremst om å opprette og visualisere selve tidslinjen for prosjektet. Herfra og ut, skifter prosessen mer til kvalitetskontroll og logistikkplanlegging – noe som gir liv til tidsplanen med realitetene det vil ta for å oppnå det.

Start med å identifisere nøkkelleveransene for hver oppgave eller sprint – bruk en lignende prosess til trinn 1 ved å foreta progressive oppryddinger på tidslinjen for å identifisere stadig mer detaljerte leveranser. Jo mer nøyaktig listen over leveranser er, desto mer ansvarlig er prosjektteamene dine for avtalte målsettinger.

4. Hva er aktivitetsavhengighetene mine?

En mann holder et nettbrett og snakker med fire personer, hvorav to av dem har på seg oransje sikkerhetsvester, i innendørs omgivelser.

Prøv Microsoft Project gratis

Prøv Microsoft Project gratis i én måned

FINN UT HVORDAN

Den universelle sannheten om prosjektledelse er at hvert prosjekt gjennomgår endringer over tid. Omfang, ressurser og tidslinjer er ofte bevegelige mål, og prosjektledere kan bare planlegge fremover til en viss grad.

Det de imidlertid kan gjøre, er å flagge oppgaver eller målsettinger som er avhengige av andre trinn i prosessen. Slik er alle parter klare over nedstrømseffektene av oppstrømsendringer.

De fleste prosjektstyringsverktøy gjør det mulig for brukere å feste én oppgave til en annen, noe som gjør det enkelt å simulere ringvirkningene av en tidsfrist som er overskredet. Selv om den strenge naturen til tidslinjer for fossefallsprosjekter gir ekstra viktighet til dette trinnet, kan identifisering av avhengigheter bidra til at agile-ledere ytterligere krystalliserer arbeidet som inngår i hver sprint.

5. Hva slags timer og ressurser er tilgjengelige for å fullføre hver aktivitet?

Tilbake i trinn 2 utviklet du hvor lang tid det ville ta å fullføre prosjektets hovedoppgaver. Nå er det på tide å bruke tids- og ressursestimatene du kompilerte fra teamledere. Det å vite at en bestemt oppgave trolig tar fem dager, er én ting. Men en disiplinleder som ikke kan forplikte seg til fem dager med teamtimer, utgjør åpenbart en kompliserende faktor. Avstemming av disse to datapunktene vil hjelpe deg med å identifisere mulige friksjonspunkter eller eksterne kontraktørbehov.

6. Hvem er ansvarlig for å utføre hver oppgave?

En del av tildelingen av tilgjengelige ressurser går ut på å knytte enkeltpersoner eller team til bestemte aktiviteter. Dette trinnet handler om mer enn smarte notater: Det hjelper også interessenter og beslutningstakere med å få et fugleperspektiv på hvilket nivå av selskapsledere som trengs for å fullføre prosjektet.

Jo raskere du kan låse ned nøkkelpersoner for distinkte leveranser, desto bedre. Det er vanligvis mer sannsynlig at teamledere tar ressursestimering på alvor hvis de spesifikke ressursene deres skal knyttes til viktig dokumentasjon. Dette trinnet kan også bidra til å identifisere områder der arbeidsoverleveringer er spesielt skjøre for både fossefall og agile hva gjelder metode.

7. Hvem er ansvarlig for å godkjenne hver oppgave eller gruppe med oppgaver?

Dette kunne nesten vært et underpunkt til Trinn 6, men det er en forskjell på detaljer om hvem som skal utføre en oppgave, og hvem som skal godkjenne leveransen.

I mange tilfeller kan det hende at godkjenninger må komme fra interessenter som er langt fjernet fra den daglige kjøringen, eller i det minste flerdisiplinære grupper som må gjennomgå sekvensielt. Kartlegging av disse potensielt kompliserte godkjenningstrinnene er et viktig trinn for mange prosjekter – gjennomgangsrunder som går utover det tildelte teamet, kan forårsake full stopp i prosjektet.

Tidslinjer for prosjekter er en kritisk del av alle prosjektplaner. Ikke bare etablerer de detaljene om utførelsen av et prosjekt- eller produktinitiativ, men byggeprosessen bidrar også til å vurdere prosjektet som helhet, og gir tilbakemeldinger om viktige disipliner som kan hjelpe interessenter med å sette realistiske forventninger til hva som kan og ikke kan gjøres.

I likhet med mange prosjektdokumenter er tidslinjer ment å gjennomgå både planlagte og ikke-planlagte revisjoner. Trikset er å sørge for at disse revisjonene administreres på samme måte som den opprinnelige tidsplanen ble bygd: gjennom den nøye innsamlede informasjonen. Enten du bruker fossefall eller agile som metodikk, er kvaliteten på denne informasjonen den primære faktoren for hvor pålitelig tidslinjen for prosjektet vil ende opp med å bli.

Teamet for Microsoft 365 fokuserer på å dele ressurser for å hjelpe deg med å starte, drive og utvikle virksomheten.

RELATERTE PRODUKTER
Microsoft Project

Kom i gang med Microsoft 365

Det er Office slik du kjenner det samt verktøy som gjør samarbeid enklere, slik at du får gjort mer, når som helst og hvor som helst.

Kjøp nå

Relatert innhold

Produktivitet

Fem typer samarbeidsverktøy som forbedrer produktiviteten

Les mer

Produktivitet

Målinnstilling kontra målplanlegging: Lage en plantegning for varig forretningssuksess

Les mer

Produktivitet

Moderne endepunktløsninger: Hva de er og hvorfor du trenger dem

Les mer

Produktivitet

Realisering av potensial: Slik transformerer produktivitetsverktøy drevet av kunstig intelligens arbeidet

Les mer

^{Forretningsinnsikt og ideer gir ikke råd om profesjonell skatt eller økonomiske spørsmål. Kontakt egen skatte- eller økonomirådgiver for å diskutere situasjonen din.}

Lag en mer nøyaktig tidslinje med disse syv trinnene

1. Hvordan deles sluttmålet mitt opp i enkeltoppgaver?

2. Hvor mye tid er nødvendig for hver oppgave?

3. Hva er nøkkelleveransen for hver oppgave?

4. Hva er aktivitetsavhengighetene mine?

Prøv Microsoft Project gratis

5. Hva slags timer og ressurser er tilgjengelige for å fullføre hver aktivitet?

6. Hvem er ansvarlig for å utføre hver oppgave?

7. Hvem er ansvarlig for å godkjenne hver oppgave eller gruppe med oppgaver?

Kom i gang med Microsoft 365

Relatert innhold

Fem typer samarbeidsverktøy som forbedrer produktiviteten

Målinnstilling kontra målplanlegging: Lage en plantegning for varig forretningssuksess

Moderne endepunktløsninger: Hva de er og hvorfor du trenger dem

Realisering av potensial: Slik transformerer produktivitetsverktøy drevet av kunstig intelligens arbeidet

Følg Microsoft 365