マイクロソフトが行政機関の職員の能力を高めている 4 つの効果的な方法

※本ブログは、米国時間 2023 年 3 月 6 日に公開された 4 impactful ways Microsoft is empowering the government workforce の翻訳です。

※下記で紹介しているイベントコンテンツは、すべて英語で提供されています。

行政機関は、必要不可欠な公共サービスの提供を通じて、コミュニティに奉仕し、コミュニティを守ろうとしています。これらのサービスを可能にするのは、人、つまり行政機関で働く人々です。選出議員や税管理者から、ソーシャル ワーカー、警察官、消防士に至るまで、行政機関は資格を備えた人々によって構成されており、これらの人々がコミュニティへの奉仕に対する要請に意欲的に応えてきました。

Gartner は、「行政機関の職員は、時代遅れの市民向けシステムやバック オフィス システムの煩わしさに手を焼き、作業の完了時間が延びることも多く、いらいらしたり、時には投げやりになったりすることもある」と述べています¹。幸い、さまざまな行政機関がこの問題を軽減させる方法を積極的に模索しています。

業種を問わず、エンドツーエンドのデジタル変革の取り組みによって、従業員の役割やサービスの提供方法が再定義されています。このような状況下で、行政機関は、デジタルに精通した職員を採用して維持するために必要なトレーニングとスキルに投資し、一歩前進する必要があります。IDC は、「2025 年までに、国の行政機関の 40% が、教育を加速させ、スキルを強化し、職員を引き付けて維持するために、重要な部門でイマーシブな学習テクノロジを導入する予定である」と述べています²。これは、行政機関の職員が、ウェルビーイングの向上や、業務の効果的な遂行を容易にするテクノロジが利用できるかなど、さまざまな点を気にかけているためです。

行政機関向けのソリューションを提供するマイクロソフトは、世界中の行政機関と提携し、職員の能力とエンゲージメントの向上、ワークフローの効率化、行政機関全体にわたる実用的な洞察の実現を支援しています。マイクロソフトは、革新的なテクノロジを利用して、コミュニティの安全と運営を維持する人々の日常を向上できるよう支援するために取り組んでいます。この取り組みは、公共部門においてさまざまな形で具体化しています。こちらのブログでは、マイクロソフトが行政機関におけるデジタル変革の加速や職員のミッション達成をどのように支援しているか示す素晴らしい事例について紹介します。

1. 内部業務を変革し、サービス提供を加速

マルタ情報技術機構 (MITA) (英語) は、情報通信テクノロジの主要な提供部門として、政府の変革的な政策を 20 年以上推進してきました。

「MITA は、我が国の意欲的な変革を主導し、最高クラスのデジタル社会を実現するための最も革新的な取り組みを模索しています。プログラムを次々に展開していく中で、コラボレーションを強化してサービス提供を加速させる統合ワークプレースと、政府の要件を満たすセキュリティ規格が必要になりました」

— MITA、ソフトウェア ライセンス管理マネージャー、Mariano Debono 氏

MITA は、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint Online など、Microsoft 365 の生産性向上ツールを導入し、2 万 3,000 人を超える全省庁の公共サービス職員を単一のプラットフォームで接続しました。

「ひとつのコラボレーション ハブによって、業務がシンプルになり、コミュニケーションのスピードが大幅に向上しています。たとえば、以前は、ゴゾ島の同僚との会議に参加するために、半日かけて移動しなければならないこともありました。今では、これらの会議をリモートで開催できるようになりました」

— MITA、CTO、Jonathan Cassar 氏

この MITA の取り組みは、行政機関が重要インフラに関するソリューションを提供するマイクロソフトと提携して、どのようにして行政機関の業務を変革し、職員の生産性、コラボレーション能力、効率を向上させたか示す事例の 1 つに過ぎません。

2. 管理プロセスを効率化し、社会的弱者に連携医療を提供

女性、乳児、小児のための特別な補助栄養 (WIC) プログラムの参加率は、条件を満たしていてもサービスを受けられない、最も深刻な社会的弱者がいるにもかかわらず、全米で急速に低下していました。参加率低下の原因の大部分は、メディケイド、貧困家庭一時扶助 (TANF)、補助的栄養支援プログラム (SNAP) など、複数の臨時プログラム間で重複する煩雑な登録手続きによるものでした。

ニューメキシコ州の WIC (New Mexico WIC) (英語)は、プロセスを効率化するテクノロジを利用すれば参加率を回復するチャンスがあると考えました。しかし、プログラムのスタッフ メンバーが利用者と過ごす時間は短く、多くの場合、州の別の行政機関に既に提供されている基本情報の収集に追われます。また、州の管理者には、申請者 1 人あたり 10 〜 15 分の負担が新たにのしかかります。

「WIC は包括的なアプローチを提供しています。私たちは栄養とライフスタイルに関する啓蒙活動を行い、SNAP と WIC の予算を最大限に活用しています」

— ニューメキシコ州 WIC、プログラム アナリスト、Gavino Archuleta 氏

ニューメキシコ州 WIC は、社会福祉部門 (HSD) と連携し、州が管理するプログラム全体の申請プロセスを統合しました。このチームは、Microsoft Power BI を通じて Microsoft Dynamics 365 とデータ分析を活用し、個人が新しいニューメキシコ州 WIC プログラムの条件を満たした時に新しいプログラムに通知するソリューションを構築しました。その後、サービスを受けられることが個人に通知されます。この仕組みによって、社会的弱者の重要なリソースへのアクセスが向上し、ペーパーワークが最小限に抑えられたことで、スタッフは時間を自由に使えるようになり、栄養士は栄養に関する業務に集中できるようになりました。

ニューメキシコ州 WIC の取り組みは、公衆衛生および社会福祉機関がマイクロソフトと提携して、どのようにしてプロセスを最新化し、職員の管理負荷を軽減させ、コミュニティへの奉仕という本来なすべき業務により多くの時間を使えるようになったか示す素晴らしい事例です。

3. 銀行職員のスキルを向上させ、金融安定性を促進

カナダ銀行 (Bank of Canada) (英語) は、単なる地域銀行ではありません。名前が示すとおり、カナダの全国民の銀行であり、金融政策の策定、通貨の流通、国の金融安定性の維持などの大きな責任を負っています。これらは、すべて「国の経済活動が最善となるように信用と通貨を規制する」という同行の社会的ミッションに含まれるものです。

この目標の追求には大規模なコンピューティング リソースが必要であり、同行の IT 部門は日常業務の実施に欠かせない存在となっています。同行は、このミッションを実現するために必要なスキルの開発と維持が重要だと判断しました。新しいテクノロジを活用するにも、新しい働き方に順応するにも、新しいデジタル製品およびサービスを設計して運用するにも、すべて新しいスキルが必要になります。そこで、現行のトレーニングの取り組みによって、急を要するスキルや新しいスキルを確認し、関連するスキルアップ コースをオンライン学習体験プラットフォームに統合しました。

シニア ラーニング スペシャリストの Claude Guimont 氏とそのチームは、マイクロソフトと緊密に連携し、同行の変革の取り組みに最適な、オンラインのオンデマンド コンテンツと講師主導型コンテンツの理想的な組み合わせを採り入れる機会を見出しました。Guimont 氏は次のように述べています。「Microsoft Learn チームと協力して、コンテンツを特定および改善し、学習者の希望に応じて、基本事項から認定まで対応する、自己ペース型のモジュールを構築しました」。焦点を絞ったタスク固有のトレーニングと、将来のチャンスにつながる可能性を秘めた、対象を絞らない一般的な関心事のトピックの両方を追求するための手段をスタッフに提供することが重要になります。

カナダ銀行の取り組みは、公共金融機関がどのようにして職員のデジタル変革に必要なスキルを職員に与え、最終的に情報に基づいた予算編成を推進し、金融安定性を実現し、現在から将来にわたって社会に奉仕し続けることが可能になっているか示す素晴らしい事例です。

4. 公安と司法のエコシステム全体のコラボレーションを強化

犯罪行為の増加に伴い、公安および司法機関はデジタル ツールにますます傾倒するようになっています。ツールの活用によって、犯罪者が長期にわたり悪用してきた状況の範囲に対処することができます。ノースカロライナ州の捜査局 (SBI) (英語) は、州全体の犯罪捜査を実施し、必要に応じて州内の行政機関をサポートしています。

ノースカロライナ州 SBI は、安全なコミュニケーション プラットフォームとして Microsoft 365 を選択し、コラボレーションの加速とデータ共有の保護に役立てています。これは、職員と彼らが奉仕するコミュニティに対する良好な成果の通知に一役買っています。これらのコラボレーティブなアプリケーションの統合により、現代の犯罪の撲滅に大きな効果がもたらされています。

職場環境に新しいテクノロジを確実に導入するうえで重要となるのが使いやすさと汎用性です。Microsoft Teams は多くのモバイル デバイスにインストールできるため、職員がどこでミッションを遂行しても利用でき、現場でのリアルタイムのコラボレーション、データ共有、仮想ワークにも役立ちます。

「Microsoft Teams は、他の Microsoft 365 アプリと統合し、馴染みがあって使いやすいです。我々の局は忙しく、ただただ働いてくれるツールのおかげで本当に助かっています」

— ノースカロライナ州 SBI、IT ディレクター、Mike Denning 氏

マイクロソフトは、捜査官が現代の捜査に関係する大量のデジタル証拠を管理するための支援も行っています。ほんの 20 年前は、デジタル証拠が事件の中核的存在になることはまれでしたが、現在は、デジタル証拠が全犯罪の約 90% に関係するようになっており、被告人の判決に影響を与える証拠の重要な一部となっています。Azure Cognitive Services などの革新的なテクノロジの助けがなければ、捜査官がすべてのデータを分析するのに膨大な労力が必要になるでしょう。

これは、マイクロソフトの公共の安全および司法向けソリューション が効果と効率の向上にどう役立つか示す数多くの素晴らしい事例の 1 つです。

行政機関の職員の成功 = 私たち全員の成功

マイクロソフトは、世界中の行政機関のお客様、およびコミュニティや職員に奉仕する行政機関の取り組みから、常に着想を得ています。マイクロソフトは、行政機関のお客様のデジタル変革の取り組みにおいて主要な役割を積極的に果たし、ハイブリッド ワークを行う職員の能力を高める革新的なテクノロジ ソリューションを提供しています。

行政機関の職員の変革に関する他の事例については、行政機関向けのマイクロソフト ソリューションの Web ページをご覧ください。また、LinkedIn で Microsoft in Government (英語) をぜひフォローしてださい。

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¹ Gartner: 「Top Trends in Government for 2022: Total Experience」(Apeksha Kaushik、Arthur Mickoleit、Daniel Snyder、2022 年 1 月 18 日) (英語)
GARTNER は米国および世界各国における Gartner, Inc. および/または関連会社の登録商標およびサービス マークであり、ここでは同社の許可に基づいて使用しています。All rights reserved.

² IDC: 「IDC FutureScape: Worldwide National Government 2023 Predictions」(2022 年 10 月 27 日) (英語)