A projektéletciklus öt fázisának kezelése vizuális eszközökkel

A sikeres végrehajtási fázis alapja a sikeres tervezési fázis. Emiatt a komplex projektek végrehajtásához az egyik legjobban használható vizuális eszköz, a folyamatábra, projekttervezésre is kiválóan alkalmas.  

A keresztfunkcionális folyamatábrák segítségével például a projektmenedzserek meghatározhatják a mérföldkövek eléréséért felelős személyt, valamint a feladatfüggőségeket. Egyes projektek esetében a projekt különféle aspektusain különböző csapatok dolgozhatnak; ezek a fajta diagramok sok más mellett ezekhez is kiválóan használhatók.   

A sávok például az egyes feladatokban részt vevő személyek megadására, míg az oszlopok az idővonal vagy mérföldkő ábrázolására szolgálnak. 

Ha már elindította a projektet, és folyamatban van a megvalósítása, egy megosztható folyamatábra segítségével gondoskodhat arról, hogy mindenki tartsa az ütemtervet. A csapattagok megjegyzéseket is fűzhetnek a diagramhoz, szükség szerint kontextussal láthatják el vagy frissíthetik őket. A kattintható alakzatok kibontásával további információk jeleníthetők meg, az alakzatok pedig még külső adatokkal (például egy adatbázissal vagy táblázattal) is összekapcsolhatók.  

Ennél a pontnál a dolgok megvalósítása már folyamatban van, azonban továbbra is kritikus fontosságú, hogy a feladatokat nyomon követve gondoskodjon arról, hogy minden a terv szerint menjen. Az online ábrázolások és adatkapcsolatú diagramok egyik előnye, hogy milyen könnyen lehet megosztani a projekt előrehaladását másokkal, még azokkal is, akik közvetlenül nem résztvevői a projektnek. 

A diagramkészítő szoftverek gyakran tartalmaznak olyan egyszerű állapotjelentő sablonokat, amelyekkel a projektvezetők könnyedén kinyerhetik a lényeges pontokat, és megoszthatják őket a vezetőkkel és a külső ügyfelekkel vagy érdekeltekkel. 

Ha a folyamat során több dokumentum, például SWOT-elemzés és folyamatábra is rendelkezésre áll, az is hozzájárulhat a projekt rendszerezettségéhez. A túlterjeszkedés megakadályozása érdekében érdemes folyamatosan figyelemmel kísérni a projekt eredeti céljait és célkitűzéseit. 

Egyes diagramkészítő szoftverek az automatizáló szoftverekkel is jól együttműködnek, így Ön megtervezheti a projekt munkafolyamatát, majd automatikus eseményindítókat állíthat be, például egy feladat befejezésekor megjelenő értesítést. 

Megcsinálták! Amint a csapat befejezte az összes célkitűzést, a projekt elkészült. Az utolsó fázis lényege azonban a történtek felmérése. Ha a teljes folyamat során egyértelmű, világosan meghatározott ábrázolást használ, akkor később sokkal egyszerűbben tekinthet vissza, és állapíthatja meg, hogy mi működött, és mi nem. 

Ütemezzen egy utólagos értekezletet a csapattagok és az érdekeltek részvételével. Beszéljék meg a sikereket és a kihívásokat. Ilyenkor egy további diagramkészítő eszközt is igénybe vehet: egy, a projekt megvalósulása után használható sablonnal egyszerűen rögzítheti az értekezleten felmerülő visszajelzéseket és ötleteket.  

Az összes dokumentációt mentse egy központi helyre, így a következő alkalommal forrásként használhatja őket. 

Ez az aprólékos tervezés és dokumentálás ugyan túlzásnak tűnhet, mégis valódi segítséget nyújt. A tervezésben, kommunikációban és nyomon követésben segítő vizuális eszközök használata az egyik legbiztosabb mód arra, hogy összhangban, illetve költségvetésen és időn belül tartsa a projektjeit.