Készítsen pontosabb projektidőtervet ezzel a 7 lépéssel

Függetlenül attól, hogy vízesés jellegű vagy agilis projektben dolgozik, egy projekt kezdeti ütemtervének elkészítése egyedi kihívásokat jelent.

A Vízesésprojektek általában merevek mind a struktúra, mind az ütemezés tekintetében, és ezért nagy hangsúlyt fektetnek a jó minőségű előzetes becslésre. Az Agilis projektek a rugalmasságon és az időnként bonyolult munkafolyamatokon alapulnak, ami azt jelenti, hogy a vezetőknek figyelembe kell venniük az elkerülhetetlen változásokat. Mindenesetre a projekt korai szakaszában az ésszerű ütemterv összeállítása döntő fontosságú lépés.

Az alábbi ellenőrzőlista segítségével a projektmenedzserek és a tulajdonosok a projekt első feladatának megépítésétől kezdve a jóváhagyási körök megtervezéséig és a projektkockázatok csökkentéséig mindent figyelembe vehetnek.

1. Hogyan bontható le a végcélom az egyes feladatokra?

Az első lépés az átfogó ütemterv elkészítéséhez az, hogy szakaszokra bontja a projektet. Fogalmazza meg a végső célt, és dolgozzon visszafelé, hogy feltérképezze az egyes feladatokat, amelyeket a cél eléréséhez el kell végezni. Kezdje kizárólag a kulcsfontosságú pontokkal, majd az idővonalon egymás után haladva építsen be egyre részletesebb momentumokat a kettő közé.

A projekt módszertanától függően ezek a kisebb mérföldkövek csoportosíthatók olyan sorozatokba, amelyek végül tevékenységekké válnak. A vízesés-projektek főként a makroszintű kulcsfontosságú pontokból merítik keretrendszerüket.

2. Mennyi időre van szükség az egyes feladatokhoz?

Ha már teljesen feltérképezte a feladatait, kezdje el az elvégzésükhöz szükséges tervezett idő beosztását. Attól függően, hogy milyen platformon építi fel az ütemtervet, az egy hagyományos Gantt-diagramra hasonlíthat – és ez jó dolog. A „projektmenedzsment ütemterv” és a Gantt-diagram kifejezések gyakran felcserélhetők, bár nem minden projekt idővonalának kell Gantt-formátumúnak lennie.

Ha tudjuk, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe, az agilis menedzserek is könnyebben felmérhetik, hogy a projekthez összesen hány szakasz szükséges. Mindenképpen kezdje el összeállítani az egyes feladatokért felelős csapatok becsült feladatait és azok időtartamát, akkor is, ha a projekt végső teljesítési dátuma a legfontosabb tényező. Később ez segíteni fog abban, hogy a projekt ütemezési igényeit a megvalósítás tényleges helyzetével összemérhesse

3. Mi az egyes feladatok legfontosabb teljesítendő eredménye?

Az 1. és 2. lépés elsősorban magáról a projekt ütemtervének elkészítéséről és vizualizálásáról szól. Innentől kezdve a folyamat inkább az átvilágítás és a logisztikai tervezés felé mozdul el – az ütemterv életre keltése a megvalósításhoz szükséges körülményekkel együtt.

Kezdje az egyes feladatok vagy szakaszok kulcsfontosságú eredményeinek meghatározásával; az 1. lépéshez hasonló eljárást alkalmazva, fokozatosan haladjon végig az idővonalon az egyre részletesebb célkitűzések azonosítása érdekében. Minél pontosabb a teljesítendő feladatok listája, annál nagyobb lesz a projektcsapatok elszámoltathatósága az elfogadott célkitűzésekkel kapcsolatban.

4. Mik a feladatfüggőségeim?

Egy férfi táblagépet tart a kezében, és négy emberrel beszélget egy épületben, akik közül ketten narancssárga biztonsági mellényt viselnek.

Próbálja ki a Microsoft Projectet ingyen

Próbálja ki a Microsoft Projectet egy hónapig ingyen

TOVÁBBI INFORMÁCIÓ

A projektmenedzsment egyetemes igazsága, hogy minden projekt változáson megy keresztül. A hatókörök, erőforrások és határidők gyakran mozgó célpontok, és a projektmenedzserek csak korlátozott mértékben tudnak előre tervezni.

Azt azonban megtehetik, hogy kijelölik azokat a feladatokat vagy célkitűzéseket, amelyek a folyamat más lépéseitől függenek. Így minden fél tisztában van az kiinduló változások lefelé irányuló hatásaival.

A legtöbb projektmenedzsment-eszköz lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy feladatot egy másikhoz kössenek, így könnyen szimulálhatóvá válik a határidő elmulasztásának tovagyűrűző hatása. Míg a vízesés-projektek időbeosztásának merev jellege miatt ez a lépés különösen fontos, addig a függőségek azonosítása segíthet az agilis menedzsereknek az egyes szakaszokban elvégzendő munka további meghatározásában.

5. Mennyi idő és erőforrás áll rendelkezésre az egyes feladatok elvégzéséhez?

A 2. lépésben kiszámította, mennyi időre van szüksége a projekt elsődleges feladatainak elvégzéséhez; most itt az ideje, hogy felhasználja a csoportvezetők által összeállított idő- és erőforrásbecsléseket. Egy dolog tudni, hogy egy bizonyos feladatnak öt napot kell igénybe vennie. De egy olyan szakterületi vezető, aki nem tud öt napnyi csapatmunkát vállalni, nyilvánvalóan megnehezíti a helyzetet. E két adatpont összevetése segít azonosítani a lehetséges súrlódási pontokat vagy külső vállalkozói igényeket.

6. Ki a felelős az egyes feladatok végrehajtásáért?

A rendelkezésre álló erőforrások kiosztásának része az egyének vagy csoportok konkrét feladatokhoz való hozzárendelése. Ez a lépés több mint egyszerű, okos jegyzetelés: Segít az érdekelt feleknek és a döntéshozóknak abban is, hogy madártávlatból lássák, milyen szintű vállalati vezetőkre lesz szükség a projekt megvalósításához.

Minél hamarabb le tudja kötni a kulcsfontosságú személyeket a különböző célok eléréséhez, annál jobb. A csoportvezetők általában nagyobb valószínűséggel veszik komolyan az erőforrásbecslést, ha a konkrét erőforrásaikat a legfontosabb dokumentációhoz fogják csatolni. Ez a lépés segíthet azonosítani azokat a területeket is, ahol a munkaátadás különösen érzékeny mind a vízeséses, mind az agilis módszerek esetében.

7. Ki felelős az egyes feladatok vagy feladatcsoportok jóváhagyásáért?

Ez szinte a 6. lépés alpontja lehetne, de különbség van aközött, hogy ki fogja elvégezni a feladatot, és ki fogja jóváhagyni az eredményt.

Sok esetben a jóváhagyásoknak olyan érdekelt felektől kell származniuk, akik távol állnak a napi feladatok végrehajtásától, vagy legalábbis olyan multidiszciplináris csoportoktól, akiknek egymás után kell felülvizsgálniuk a projektet. A jóváhagyási lépések esetlegesen bonyolult folyamatainak meghatározása sok projekt esetében kulcsfontosságú – a kijelölt csapaton túlmutató felülvizsgálati ciklusok megakaszthatják a projektet.

A projekt ütemterve minden projektterv kritikus része. Nem csupán egy projekt vagy termékkezdeményezés végrehajtásának konkrétumait állapítja meg, hanem a létrehozási folyamat segít a projekt egészének értékelésében is, felszínre hozva a legfontosabb szakterületi visszajelzéseket, amelyek segíthetnek az érdekelt feleknek reális elvárásokat megfogalmazni azzal kapcsolatban, hogy mit lehet és mit nem lehet megvalósítani.

Mint sok más projektdokumentum, az ütemtervek is átesnek tervezett és nem tervezett módosításokon. A trükk abban rejlik, hogy ezeket a módosításokat ugyanúgy kezeljük, ahogyan az eredeti ütemtervet építettük be: a gondosan összegyűjtött információk segítségével. Függetlenül attól, hogy vízeséses vagy agilis metódust használ, az információ minősége az elsődleges összetevője annak, hogy a projekt idővonala mennyire lesz megbízható.

A Microsoft 365 csapata az erőforrások megosztására összpontosít, hogy segítsen Önnek vállalkozása elindításában, működtetésében és fejlesztésében.

KAPCSOLÓDÓ TERMÉKEK
Microsoft Project

A Microsoft 365 használatbavétele

A jól ismert Office-t hatékonyságnövelő eszközök egészítik ki, így produktívabbá válik a munka – bárhol, bármikor.

Vásárlás

Kapcsolódó tartalom

Termelékenység

5 együttműködési eszköztípus, amely javítja a hatékonyságot

További információ

Termelékenység

Célkitűzés vagy céltervezés: Útmutató a tartós üzleti sikerhez

További információ

Termelékenység

Modern végponti megoldások: Mik ezek, és miért van rájuk szüksége

További információ

Termelékenység

A lehetőségek kiaknázása: Hogyan alakítják át az AI hatékonyságnövelő eszközei a munkát

További információ

^{Az Üzleti elemzések és ötletek nem nyújt profi adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Helyzete megbeszéléséhez forduljon saját adó- vagy pénzügyi tanácsadójához.}

Készítsen pontosabb projektidőtervet ezzel a 7 lépéssel

1. Hogyan bontható le a végcélom az egyes feladatokra?

2. Mennyi időre van szükség az egyes feladatokhoz?

3. Mi az egyes feladatok legfontosabb teljesítendő eredménye?

4. Mik a feladatfüggőségeim?

Próbálja ki a Microsoft Projectet ingyen

5. Mennyi idő és erőforrás áll rendelkezésre az egyes feladatok elvégzéséhez?

6. Ki a felelős az egyes feladatok végrehajtásáért?

7. Ki felelős az egyes feladatok vagy feladatcsoportok jóváhagyásáért?

A Microsoft 365 használatbavétele

Kapcsolódó tartalom

5 együttműködési eszköztípus, amely javítja a hatékonyságot

Célkitűzés vagy céltervezés: Útmutató a tartós üzleti sikerhez

Modern végponti megoldások: Mik ezek, és miért van rájuk szüksége

A lehetőségek kiaknázása: Hogyan alakítják át az AI hatékonyságnövelő eszközei a munkát

A Microsoft 365 követése