This is the Trace Id: 3bb834f8b48f41f63826e58005ab1bce
Preskoči na glavni sadržaj Unaprjeđivanje poslovanja Upravljajte svojim poslovanjem Produktivnost Tehničke pojedinosti za tvrtke Savjeti za tvrtke

Upravljanje sa svih pet faza životnog ciklusa projekta pomoću vizualnih alata

Ako čitate ovo, znate da je to istina: učinkovito upravljanje projektima ključna je vještina. Praćenje svih zaposlenika, rokova i zadataka u sklopu velikih projekata velik je izazov, a posebice kada postoje nepoznanice ili iznenadne neočekivane situacije.  

 

Istraživanje pokazuje da se tek nešto više od polovice svih poslovnih projekata dovrši na vrijeme i unutar proračuna. Često se pojave neočekivane okolnosti zbog zloglasnog "postupnog povećavanja opsega" ili promjena i povećavanja zahtjeva projekta tijekom njegova životnog ciklusa.  

 

Jedan od načina da se to spriječi jest da se držite „pet faza” ciklusa upravljanja projektom: započinjanje, planiranje, izvedba, nadzor i zaključivanje. To su sada široko prihvaćeni koncepti koje je prije više desetljeća razvila organizacija Project Management Institute. Oni služe kao svojevrsni okvir koji voditeljima projekata pojednostavnjuje planiranje, fokusiranje i organiziranje.   

 

Postoje brojne strategije upravljanja projektima koje vama i vašem timu mogu pojednostavniti izvedbu svih pet faza. No jednostavni vizualni alati za stvaranje dijagrama mobu biti iznimno učinkoviti za organiziranje stvari u glavi i u glavama članova tima, od početka do kraja.  

 

Evo nekoliko prijedloga. 

Započinjanje

Prije nego što počnete raditi na projektu utvrdite je li projekt dobra zamisao, zašto je potreban i je li izvediv. Ta je faza ključna. Ako je projekt dobra zamisao, ali se ne može izvesti uz resurse koji su vam na raspolaganju, morate ga odbaciti (ili izmijeniti). 

 

Voditelj projekta ne može sam dolaziti do ideja – važno je prikupiti ideje i dobiti povratne informacije u ranoj fazi. Vizualni alati mogu pomoći da se svi članovi tima usuglase.  

 

Pokušajte krenuti od predloška za razmjenu ideja. Dostupne su brojne mogućnosti, od mentalnih karti do dijagrama afiniteta i grupiranih grafikona. Neovisno o stilu, razmjena ideja uz vizualna pomagala pospješuje nastanak ideja te ih odmah bilježi i organizira. 

 

Još je jedna korisna mogućnost SWOT analize. SWOT analize (analize prednosti, slabosti, mogućnosti i prijetnji) pospješuju donošenje odluka i planiranje za velike poslovne ideje. Na primjer, tvrtka koja proizvodi modernu dodatnu opremu za pametne telefone može razmatrati mogućnost predstavljanja nove linije proizvoda. Troškove i konkurenciju potrebno je uzeti u obzir znatno prije dizajniranja ičega. 

 

Najvažniji je dio ove faze usuglašavanje sa svim zainteresiranim stranama za projekt prije poduzimanja daljnjih koraka. Usuglašavanje svih strana može biti mnogo jednostavnije uz takvu jednostavnu vizualnu dokumentaciju. 

Planiranje

Sljedeći je korak utvrđivanje kako će se točno projekt izvesti. Tko je obuhvaćen? Koji su zadaci obuhvaćeni? Koji zadaci ovise o drugim zadacima? Koliko će dugo projekt trajati?  

Odličan vizualni alat za taj aspekt procesa jest Ganttov grafikon. S pomoću Ganttovih grafikona možete lakše definirati koji su projektni zadaci i kada svaki od njih dođe na red, koji su svakodnevni ciljevi. Softver za stvaranje dijagrama pojednostavnjuje dodavanje kontrolnih točaka, stvaranje veza između zadataka označavanje grafikona različitim bojama i još mnogo toga.  

Životni ciklus projekta možete vizualizirati i putem još preglednijeg dijagrama vremenske crte pomoću predloška vremenske crte ili predloška plana razvoja. Razdvajanje različitih aspekata projekta na taj način može biti vrlo korisno prilikom zajedničkog korištenja s drugim timovima ili s vodstvom tvrtke.  

Muškarac sjedi za stolom i gleda u prijenosno računalo.

Jednostavno upravljanje projektima.

Svi upravljaju projektima. Microsoft Project nudi vam snagu i lakoću potrebne da uspješno dovršite svaki projekt.
Saznajte više.

Nemojte zaboraviti sebi i svom timu postaviti mnogo detaljnih pitanja da biste mogli stvoriti što točniju vremensku crtu, bez obzira na to koristite li Ganttov grafikon predložak vremenske crte ili oba.  

 

Uz internetske vremenske crte i Ganttove grafikone svi u timu mogu doprinijeti stvaranju dokumenta u stvarnom vremenu i jednostavno pod kontrolom držati svoje zadatke pomoću prilagođenog prikaza.

Izvedba

Uspješna faza izvedbe ovisi o uspješnoj fazi planiranja. Zato je jedan od najboljih vizualnih alata za izvedbu složenih projekata odličan i za njihov planiranje: dijagram toka.  

Dijagram toka za više područja, primjerice, voditeljima projekata omogućuju da definiraju tko je odgovoran za dostizanje određenih kontrolnih točaka i ovisnosti projekata. U sklopu nekih projekata različiti timovi mogu raditi na različitim aspektima projekta. Takvi dijagrami mogu definirati sve to i još mnogo toga.   

„Plivačke staze”, primjerice, definiraju osobe koje sudjeluju u svakom zadatku, dok „okviri faza” predstavljaju vremensku crtu ili kontrolnu točku. 

Kada započnete projekt i kada počne njegova izvedba, dijagram toka koji se može zajednički koristiti dragocjen je za informiranje svih članova tima. Uz to, članovi tima mogu po potrebi komentirati dijagram te dodavati kontekst ili ažuriranja. Oblici koji se mogu kliknuti mogu se proširiti radi otkrivanja dodatnih informacija ili se povezati s vanjskim podacima, kao što je baza podataka ili proračunska tablica.  

Nadzor

U ovoj fazi dovršavate stvari, ali i dalje je ključno nadzirati svaki zadatak na ništa ne bi pošlo u krivom smjeru. Jedna od prednosti internetskih vizuala i s podacima povezanih dijagrama jest jednostavnost dijeljenja napredovanja s drugim osobama, čak i s onima koje nisu izravno uključene u projekt. 

Softver za stvaranje dijagrama često nudi jednostavne predloške izvješća o stanju, koje voditeljima projekata omogućuje da izdvoje ključne točke te ih podijele s rukovoditeljima i vanjskim klijentima ili zainteresiranim stranama. 

Ako tijekom cijelog procesa budete koristili više dokumenata, od SWOT analize do dijagrama toka, projekt može biti fokusiraniji. Postupno povećavanje opsega možete spriječiti tako da pratite izvorne ciljeve i stavke za isporuku. 

Neki softverski alati za stvaranje dijagrama dobro funkcioniraju i sa softverom za automatizaciju da biste mogli osmisliti tijek rada projekta, a zatim postaviti automatske okidače, npr. obavijest kada se projekt dovrši. 

Zaključivanje

Uspjeli ste! Kada vaš tim dovrši sve stavke za isporuku, projekt je gotov. No za tu je posljednju fazu ključno odvojiti nešto vremena da biste procijenili što se upravo dogodilo. Ako tijekom cijelog postupka imate jasne, specifične vizuale, mnogo je lakše osvrnuti se unatrag i vidjeti što je funkcioniralo, a što nije. 

Zakažite sastanak nakon dovršetka projekta s članovima tima i zainteresiranim stranama. Razgovarajte o uspjesima i izazovima. Pritom čak možete koristiti dodatni alat za dijagrame: isprobajte predložak za sastanak nakon dovršetka projekta da biste lakše bilježili povratne informacije i ideje sa sastanka.  

Cjelokupnu dokumentaciju pohranite na središnjem mjestu tako da se tamo nalazi kao resurs za sljedeći put. 

Sve to pedantno planiranje i dokumentiranje možda vam se čini pretjeranim, ali je korisno. Korištenje vizualnih alata za planiranje, komunikaciju i praćenje jedan je od najsigurnijih načina zadržavanja projekta pod kontrolom i unutar proračuna. 

Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.
Kupite odmah

Povezani sadržaj

Upravljanje poslovanjem

Kako pripremiti vaše malo poduzeće za uspjeh s umjetnom inteligencijom

Pročitajte više
Upravljanje poslovanjem

AI za zaposlenike za izravnu komunikaciju s klijentima: primjene u raznim djelatnostima

Pročitajte više
Upravljanje poslovanjem

Upravljanje zaposlenicima za izravnu komunikaciju s klijentima: vodič za vodstvo voditelja za izravnu komunikaciju s klijentima

Pročitajte više
Unaprijedite svoje poslovanje

Kako poboljšati zadržavanje i angažman zaposlenika za izravnu komunikaciju s klijentom

Pročitajte više
Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.

Pratite Microsoft 365

Istražite Copilot Microsoft 365 Windows 11 aplikacije Profil računa Centar za preuzimanje Povrat proizvoda Praćenje narudžbe Recikliranje Microsoft Education Uređaji za obrazovanje Microsoft Teams za obrazovanje Microsoft 365 Education Office Education Obuka i razvoj predavača Ponude za učenike i roditelje Azure za učenike
Microsoft AI Microsoft Security Azure Dynamics 365 Microsoft 365 Microsoftovo oglašavanje Microsoft Copilot Microsoft Teams Razvojni inženjer za Microsoft Microsoft Learn Podrška za aplikacije tržišnog mjesta umjetne inteligencije Zajednica Microsoft Tech Microsoft Marketplace Microsoft Power Platform Softverske tvrtke Visual Studio Karijere O Microsoftu Privatnost u Microsoftu Ulagači
Hrvatski (Hrvatska) Zaštita privatnosti podataka o zdravlju potrošača Kontaktirajte Microsoft Zaštita privatnosti Upravljanje kolačićima Uvjeti korištenja Zaštitni znakovi O našim oglasima EU Compliance DoCs