Izradite točniju vremensku crtu projekta uz ovih sedam koraka

Bez obzira na to radite li na projektu utemeljenom na metodologiji vodopada ili na agilnom projektu,izrada početne vremenske crte projekta donosi jedinstvene izazove.

Projekti utemeljeni na metodologiji vodopada obično se odlikuju krutom strukturom i rasporedom, što visokokvalitetnu procjenu unaprijed čini posebno dragocjenom. Agilni se projekti pak oslanjaju na fleksibilnost i ponekad zamršene radne sprintove, što znači da njihovi voditelji moraju pokušati uzeti u obzir neizbježne valove promjena. U svakom je slučaju izrada razumne vremenske crte projekta prijelomni korak u ranim fazama projekta.

Ovaj popis za provjeru može pomoći voditeljima i vlasnicima projekata da obuhvate sve najosnovnije, od izrade prvog zadatka u okviru projekta do planiranja rundi odobrenja i ublažavanja rizika za projekt.

1. Kako se moj krajnji cilj raščlanjuje na pojedinačne zadatke?

Prvi korak stvaranja sveobuhvatne vremenske crte jest početak segmentiranja projekta. Krenite od konačnog cilja i vraćajte se unatrag kako biste raspisali pojedinačne zadatke koje treba dovršiti da bi se do tog cilja stiglo. Počnite samo s ključnim točkama, a zatim uzastopno prolazite duž vremenske crte da biste definirali sve granularnije trenutke između tih točaka.

Ovisno o metodologiji projekta, manje se etape mogu grupirati u svojevrsne slijedove koji će s vremenom postati sprintovi. Okvir za projekte utemeljene na metodologiji vodopada obično će se temeljiti na većem broju ključnih točaka više razine.

2. Koliko je vremena potrebno za svaki od zadataka?

Kada u potpunosti završite s mapiranjem zadataka, počnite ih raslojavati u okvirima očekivanog vremena potrebnog za njihovo dovršenje. Ovisno o platformi na kojoj radite vremensku crtu, ona će možda početi izgledati kaotradicionalni Ganttov dijagram, što je dobro. Pojmovi „vremenska crta projekta” i „Ganttov dijagram” često se mogu koristiti kao sinonimi, iako ne moraju sve vremenske crte biti u obliku Ganttovog dijagrama.

Poznavanje vremena potrebnog za svaki od zadataka može pomoći i voditeljima agilnih projekata pri procjeni ukupnog broja sprintova koje projekt zahtijeva. Iako je datum završetka projekta njegov najvažniji čimbenik, obavezno počnite kompilirati procjene posla i vremena potekle od timova zaduženih za svaki od zadataka. To će vam kasnije pomoći usporediti potrebe koje proizlaze iz vremenske crte projekta u odnosu na njegovo stvarno odvijanje.

3. Koji su ključni rezultati svakog od zadataka?

Prvi i drugi korak odnose se prvenstveno na izradu i vizualizaciju same vremenske crte projekta. Odsad nadalje proces se više prebacuje na planiranje provjere i logistike, što će učiniti raspored životnijim zbog stvarnih resursa potrebnih da bi se on ostvario.

Krenite od identifikacije ključnih rezultata za svaki zadatak ili sprint; primijenite postupak sličan onome u 1. koraku, progresivno prolazeći vremensku crtu radi identifikacije sve granularnijih rezultata. Što je vaš popis rezultata precizniji, to će na vašim projektnim timovima počivati veća odgovornost za postizanje dogovorenih ciljeva.

4. Kakve međuovisnosti postoje za moj zadatak?

Muškarac drži tablet i u zatvorenom prostoru razgovara s četiri osobe, od kojih dvije nose narančaste sigurnosne prsluke.

Besplatno isprobajte Microsoft Project

Besplatno isprobajte Microsoft Project tijekom mjesec dana

SAZNAJTE KAKO

Univerzalna je istina vođenja projekata da je sudbina svakog projekta da podliježe promjenama. Opsezi, resursi i vremenske crte često se mijenjaju u hodu, a voditelji projekata mogu planirati samo određeno vrijeme unaprijed.

Mogu, međutim, označiti zadatke ili ciljeve koji ovise o drugim koracima procesa. Na taj su način sve strane upoznate s posljedicama pomaka u prethodnom dijelu lanca.

Većina alata za vođenje projekata korisnicima omogućuje povezivanje zadataka, što olakšava simulaciju efekta valova prekoračenog roka. Iako kruta priroda projekata utemeljenih na metodologiji vodopada daje dodatnu težinu tom koraku, prepoznavanje međuovisnosti može pomoći voditeljima agilnih projekata da još bolje kristaliziraju rad obuhvaćen svakim sprintom.

5. Koje su vrste sati i resursa dostupne za dovršenje svakog od zadataka?

Prethodno ste u 2. koraku oblikovali vrijeme potrebno za dovršenje primarnih zadataka projekta. Sad je trenutak da iskoristite procjene vremena i resursa prikupljene od voditelja timova. Jedna je stvar znati da bi određeni zadatak trebao potrajati pet dana. No osoba zadužena za disciplinu na projektu, koja ne može odobriti pet radnih dana tima, očito je čimbenik koji komplicira situaciju. Usklađivanjem tih dviju podatkovnih točaka lakše ćete prepoznati moguće točke trvenja ili potrebe za vanjskim suradnicima.

6. Tko je odgovoran za dovršenje svakog od zadataka?

Dio dodjeljivanja dostupnih resursa jest povezivanje pojedinaca ili timova s konkretnim zadacima. Ovaj je korak nije samo pametno vođenje bilješki: on ujedno dionicima i donositeljima odluka pomaže da dobiju pogled odozgo na to koja će razina uprave tvrtke morati biti uključena da bi se projekt dovršio.

Što prije identificirate ključne osobe za određene rezultate, to bolje. Voditelji timova obično procjeni resursa pristupaju ozbiljnije ako će njihovi konkretni resursi biti navedeni u ključnoj dokumentaciji. Taj korak i na projektima utemeljenim na metodologiji vodopada i na agilnim projektima može pomoći i pri prepoznavanju područja u kojima su primopredaje posebno osjetljive.

7. Tko je odgovoran za odobravanje svakog od zadataka ili grupe zadataka?

Ovo gotovo da bi mogla biti točka u okviru šestog koraka, ali postoji razlika između pojedinosti o tome tko će obaviti zadatak i tko će odobriti dobivene rezultate.

U mnogim slučajevima odobrenje moraju dati dionici koji imaju vrlo malo dodira sa svakodnevnom operativom, ili barem multidisciplinarne grupe koje će svoju reviziju morati provoditi sekvencijalno. Izrada dijagrama tih potencijalno složenih koraka odobravanja ključna je točka mnogih projekata; runde revizija koje premaše kapacitete tima koji im je dodijeljen mogu posve zaustaviti projekt.

Vremenske crte projekata ključni su dio bilo kojeg plana projekta. Njima ne samo što se definiraju konkretne informacije o provedbi projekta ili inicijative za proizvod, nego i proces njihove konstrukcije pomaže pri procjeni projekta u cjelini, pri čemu na površinu izlaze ključne povratne informacije o disciplini koje dionicima mogu pomoći definirati realistična očekivanja o tome što jest, a što nije moguće napraviti.

Baš kao i mnogi projektni dokumenti, vremenske su crte podložne planiranim i neplaniranim revizijama. Trik je u tome da se tim revizijama upravlja na isti način na koji se radio i izvorni raspored: na temelju pomno prikupljenih informacija. Bilo da koristite metodologiju vodopada ili agilnu metodologiju, kvaliteta tih informacija primarni je sastojak koji određuje koliko će se pouzdanom pokazati vaša vremenska crta.

Tim za Microsoft 365 usredotočen je na zajedničko korištenje resursa koji će vam pomoći da pokrenete, vodite i širite poslovanje.

POVEZANI PROIZVODI
Microsoft Project

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Poznati Office dopunjen alatima koji vam omogućuju bolju suradnju, pa možete obaviti više posla u svakom trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Odmah kupite

Povezani sadržaj

Produktivnost

Pet vrsta alata za suradnju koja poboljšavaju produktivnost

Pročitajte više

Produktivnost

Postavljanje ciljeva u odnosu na planiranje ciljeva: izrada plana za dugoročan poslovni uspjeh

Pročitajte više

Produktivnost

Moderna rješenja za krajnje točke: što su i zašto ih trebate

Pročitajte više

Produktivnost

Otključavanje potencijala: kako AI alati za produktivnost transformiraju rad

Pročitajte više

^{Poslovni uvidi i ideje ne mogu se smatrati izvorom profesionalnih poreznih ili financijskih savjeta. Savjete o svojem slučaju zatražite od vlastitog poreznog ili financijskog savjetnika.}

Izradite točniju vremensku crtu projekta uz ovih sedam koraka

1. Kako se moj krajnji cilj raščlanjuje na pojedinačne zadatke?

2. Koliko je vremena potrebno za svaki od zadataka?

3. Koji su ključni rezultati svakog od zadataka?

4. Kakve međuovisnosti postoje za moj zadatak?

Besplatno isprobajte Microsoft Project

5. Koje su vrste sati i resursa dostupne za dovršenje svakog od zadataka?

6. Tko je odgovoran za dovršenje svakog od zadataka?

7. Tko je odgovoran za odobravanje svakog od zadataka ili grupe zadataka?

Početak rada s okruženjem Microsoft 365

Povezani sadržaj

Pet vrsta alata za suradnju koja poboljšavaju produktivnost

Postavljanje ciljeva u odnosu na planiranje ciljeva: izrada plana za dugoročan poslovni uspjeh

Moderna rješenja za krajnje točke: što su i zašto ih trebate

Otključavanje potencijala: kako AI alati za produktivnost transformiraju rad

Pratite Microsoft 365