Cómo administrar las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto con herramientas visuales

Una fase exitosa de ejecución depende de una fase exitosa de planeación. Para ello, una de las mejores herramientas visuales para ejecutar proyectos complejos también es ideal para planearlos: un diagrama de flujo.  

Los diagramas de flujo de funciones cruzadas, por ejemplo, ayudan a los jefes de proyecto a definir quién es responsable de alcanzar ciertos hitos, así como las dependencias de tareas. Algunos proyectos pueden tener diferentes equipos trabajando en otros aspectos del proyecto, también. Estos tipos de diagramas pueden definir todo eso y más.   

Los "carriles", por ejemplo, definen qué personas están involucradas en cada tarea, mientras que los "cuadros de fases" representan la escala de tiempo o el hito. 

Cuando haya iniciado el proyecto y se esté produciendo su ejecución, tener un diagrama de flujo que pueda compartirse es muy valioso para mantener a todos al tanto. Los miembros del equipo también pueden comentar en el diagrama y agregar contexto o actualizaciones según sea necesario. Las formas interactivas pueden expandirse para revelar información adicional o se pueden vincular a datos externos también, como una base de datos u hoja de cálculo.  

En este momento, está consiguiendo cosas, pero todavía es crucial supervisar cada tarea para asegurarse de que nada se salga de línea. Una de las ventajas de los objetos visuales online y los diagramas vinculados a datos es lo fácil que resulta compartir el progreso con los demás, incluso con aquellos que no están directamente involucrados en el proyecto. 

El software para crear diagramas suele ofrecer plantillas simples de informe de estado, que ayudan a los jefes de proyecto a sintetizar puntos esenciales y compartirlos con los directores y clientes externos o partes interesadas. 

Tener varios documentos a lo largo del proceso, desde un análisis DAFO hasta un diagrama de flujo, también puede ayudar a mantener el proyecto centrado. Puede ayudar a evitar el síndrome del lavadero controlando los objetivos originales y las entregas del proyecto. 

Algunos softwares de diagramación también funcionan bien con el software de automatización, por lo que puede diseñar el flujo de trabajo del proyecto y luego configurar desencadenadores automáticos, como una notificación cuando se termine una tarea. 

¡Lo lograste! Una vez que tu equipo ha completado todas las entregas, el proyecto está terminado. Pero la clave para esta última fase es tomarse un momento para evaluar lo que acaba de pasar. Tener objetos visuales claros y específicos a mano a lo largo de todo el proceso simplifica mucho el proceso para echar un vistazo atrás y ver lo que funcionó y lo que no. 

Programa una reunión de análisis final con los miembros del equipo y las partes interesadas. Debate sobre el éxito y los desafíos. Aquí también puede recurrir a una herramienta adicional para la elaboración de diagramas: pruebe una plantilla de análisis posterior al proyecto que le ayude a recopilar comentarios e ideas de la reunión.  

Almacene toda la documentación en una ubicación central para que pueda permanecer ahí como recurso la próxima vez. 

Toda esta planeación meticulosa y documentación puede parecer una exageración, pero realmente ayuda. El uso de herramientas visuales para planear, comunicar y controlar es una de las maneras más seguras de mantener un proyecto en línea, dentro del presupuesto y en el plazo previsto.