Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με αυτές τις βασικές συμβουλές και κόλπα του Outlook

Το Outlook βελτιστοποιεί το email, το ημερολόγιο, τις επαφές, τις εργασίες και πολλά άλλα. όλα σε ένα σημείο. Δεν είναι περίεργο που αυξάνεται σταθερά η χρήση του σε κινητές συσκευές από το 2017! Με τόσους πολλούς χρήστες, υπάρχουν πολλές συμβουλές και κόλπα για αύξηση της παραγωγικότητας στο Outlook.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Outlook.

Ως ένας από τους εκατομμύρια χρήστες του Outlook, μπορεί να πιστεύετε ότι γνωρίζετε ήδη πώς να το χρησιμοποιείτε όσο το δυνατόν πιο αποδοτικά. Ωστόσο, ακολουθούν επτά συμβουλές και κόλπα που μπορεί να μην γνωρίζετε ακόμη.

1. Κάντε το Outlook να σας μιλήσει

Για την ακρίβεια, δεν μιλάει το Outlook αλλά η Cortana, ο βοηθός παραγωγικότητας της Microsoft. Η Cortana είναι ενσωματωμένη στο Outlook mobile με Αναπαραγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφού ρυθμίσετε αυτήν τη δυνατότητα στο Outlook, μπορείτε να ακούτε τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εν κινήσει. καθώς και να τα διαχειρίζεστε. Χρησιμοποιώντας μόνο τη φωνή σας, χωρίς χέρια, μπορείτε να επισημαίνετε τα μηνύματα ως μη αναγνωσμένα, να τοποθετείτε σημαία, να τα διαγράφετε και να απαντάτε σε αυτά.

Το καλύτερο είναι ότι η Cortana δεν διαβάζει μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορεί και να σας βοηθήσει να παραμένετε οργανωμένοι. Το AI θα σας ενημερώσει σχετικά με τις αλλαγές στα συμβάντα και ακόμη και για τον προσδιορισμό διενέξεων χρονοδιαγράμματος στο ημερολόγιό σας. Δείτε πώς λειτουργεί!

2. Χρησιμοποιήστε Εστιασμένα Εισερχόμενα

Ειδικά στο τηλέφωνό σας, ένα ακατάστατο κουτί εισερχομένων μπορεί να είναι κουραστικό στην κύλιση. Κάντε πιο εύκολη τη σάρωση του email σας για ό,τι χρειάζεστε με τα Εστιασμένα Εισερχόμενα. Μπορείτε να δημιουργήσετε το ισοδύναμο δύο εισερχομένων— Εστιασμένα και Άλλα. Στη συνέχεια, μπορείτε να περνάτε από το ένα στο άλλο αλλάζοντας απλώς τη θέση του κουμπιού στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας.

Το Outlook ταξινομεί τα email σας, μετακινώντας σημαντικά μηνύματα στα "Εστιασμένα" και στοιχεία όπως η ανεπιθύμητη αλληλογραφία στα "Άλλα". Μπορείτε γρήγορα να ταξινομήσετε ξανά τα μηνύματα μετακινώντας τα από τη μία ενότητα των εισερχομένων στην άλλη. Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε "Μετακίνηση πάντα στα Εστιασμένα" ή το αντίστροφο, εάν θέλετε τα μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα να εμφανίζονται σε μια συγκεκριμένη θέση.

Επιπλέον, όσο περισσότερο χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα "Εστιασμένα Εισερχόμενα", τόσο πιο έξυπνη γίνεται. Προσέχει πώς ταξινομείτε την αλληλογραφία σας για να ταξινομεί καλύτερα τα εισερχόμενα μηνύματα και να σας βοηθάει να εστιάζετε σε ό,τι είναι σημαντικό.

3. Μοιραστείτε τα ημερολόγιά σας

Περισσότερα στη ζωή, περισσότερα στο Outlook

Ένας έξυπνος τρόπος να ενημερώνεστε για όλα τα νέα μηνύματα στα εισερχόμενά σας. Εξοικονομήστε χρόνο στην ημέρα σας με τη δυνατότητα "Αναπαραγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στο Outlook του iOS

Έναρξη

Όλοι ξέρουμε ότι χάνουμε πάρα πολύ χρόνο σε συσκέψεις. Παράλληλα με τις ενέργειες που κάνετε για να το αντιμετωπίσετε αυτό εντός του οργανισμού σας, το Outlook σάς επιτρέπει να προγραμματίζετε τις συσκέψεις με πιο αποδοτικό τρόπο.

Με κοινόχρηστα ημερολόγια στο Outlook, μεταβείτε στις ρυθμίσεις ημερολογίου σας και επιλέξτε τα άτομα με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση, όπως συναδέλφους ή φίλους. Μπορείτε να κωδικοποιήσετε με χρώμα τις διάφορες ομάδες και να διαχειριστείτε τα δικαιώματα, ώστε να επιτρέψετε στα άτομα με τα οποία κάνετε κοινή χρήση να προβάλλουν μόνο, να επεξεργάζονται ή να διαχειρίζονται το ημερολόγιό σας (με πληρεξούσιο). Επιπλέον, μπορείτε επίσης να ορίσετε ποιες λεπτομέρειες μοιράζεστε επιλέγοντας "Όλα", "Μόνο τίτλοι και τοποθεσίες" ή "Μόνο όταν είμαι απασχολημένος".

4. Επωφεληθείτε από τον Βοηθό προγραμματισμού

Όταν κάνετε κοινή χρήση των ημερολογίων σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό προγραμματισμού σε κινητές συσκευές αντί να ανταλλάσσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βρείτε μια ώρα να συναντηθείτε. Δημιουργήστε ένα συμβάν στο ημερολόγιό σας και προσθέστε τα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον επιλογέα ώρας του Βοηθού προγραμματισμού για να κάνετε μεταφορά και απόθεση σε μια ώρα στο ημερολόγιο που γίνεται πράσινη. Αυτό σημαίνει ότι είναι όλοι διαθέσιμοι. Κάντε κράτηση!

5. Αναφέρετε κάποιον για να τραβήξετε την προσοχή του

Όταν εργαζόμαστε στο γραφείο μαζί με κάποιον, μπορούμε να πούμε "Μαρία". Η αναφορά του ονόματός της κάνει τη Μαρία να σηκώσει το βλέμμα από αυτό που κάνει. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο από το τηλέφωνό σας με τις @αναφορές του Outlook. Όταν γράψετε "@Μαρία" σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο παραλήπτης θα δει ότι έχει κληθεί στη συνομιλία.

Ακόμη καλύτερα, όταν άλλα άτομα σάς @αναφέρουν, τα εισερχόμενα εμφανίζουν τις σχετικές προτάσεις γύρω από την @αναφορά σας απευθείας στο απόσπασμα του μηνύματος. Με αυτήν τη δυνατότητα βλέπετε με μια ματιά ό,τι χρειάζεται να λάβετε υπόψη σας.

6. Προσαρμόστε τις επιλογές σάρωσης

Σε μια εφαρμογή γνωριμιών, κάνετε σάρωση προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά για να ψηφίσετε για ένα πιθανό ταίρι. Μπορείτε να είστε το ίδιο αποφασιστικοί στα εισερχόμενα του Outlook. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις του Outlook για κινητές συσκευές και επιλέξτε "Επιλογές σάρωσης". Μπορείτε να αντιστοιχίσετε την κίνηση "Σάρωση δεξιά" ή "Σάρωση αριστερά" σε ορισμένες προτιμώμενες ενέργειες:

Διαγραφή
Σήμανση ως αναγνωσμένου
Σήμανση ως μη αναγνωσμένου
Τοποθέτηση σημαίας
Αρχειοθέτηση

7. Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Μην ενοχλείτε"

Ο αδιάκοπος έλεγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μας κάνει να αισθανόμαστε λίγο σαν ποντίκια στο εργαστήριο. Πατάμε αυτό το κουμπάκι για την επιβράβευση ενός νέου μηνύματος. Ωστόσο, αποσπά την προσοχή μας. Βεβαιωθείτε ότι εστιάζετε σε ό,τι είναι σημαντικό τη δεδομένη στιγμή χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Μην ενοχλείτε" στο Outlook. Απενεργοποιώντας τις ειδοποιήσεις από τις εφαρμογές, μπορείτε να στρέψετε την προσοχή σας στη σύσκεψη ή σε μια αναφορά που πρέπει να ολοκληρώσετε.

Μπορείτε να προγραμματίσετε να ορίζεται η επιλογή "Μην ενοχλείτε" κάθε απόγευμα πριν το τέλος της εργάσιμης ημέρας. Αυτό το χρονικό διάστημα με ησυχία θα σας βοηθάει να οργανωθείτε και να είστε έτοιμοι για την επόμενη ημέρα. Μπορείτε ακόμη να ξεκινήσετε ένα χρονικό διάστημα "Μην ενοχλείτε" συγκεκριμένης διάρκειας, όταν το χρειάζεστε.

Συνδεθείτε και οργανωθείτε εν κινήσει

Η υπερφόρτωση των εισερχομένων είναι μια πραγματικότητα. Το Outlook για κινητές συσκευές σάς βοηθά να συνδέεστε και να οργανώνεστε εν κινήσει. Τώρα, με τη βοήθεια της Cortana, και αυτές τις άλλες συμβουλές και κόλπα του Outlook, μπορείτε να αποκτήσετε τον έλεγχο των προσωπικών και επαγγελματικών σας επικοινωνιών και υποχρεώσεων.

Η ομάδα Microsoft 365 εστιάζει στην κοινή χρήση πόρων για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε, να εκτελέσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.

ΣΧΕΤΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ
Microsoft 365

Ξεκινήστε με το Microsoft 365

Είναι το Office που γνωρίζετε, μαζί με τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε καλύτερα, ώστε να μπορείτε να κάνετε περισσότερα, οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε.

Αγορά τώρα

Σχετικό περιεχόμενο

Παραγωγικότητα

10 συμβουλές για τη χρήση του χώρου αποθήκευσης στο cloud στο τηλέφωνό σας

Διαβάστε περισσότερα

Παραγωγικότητα

Πέντε τρόποι συνεργασίας με την ομάδα απομακρυσμένου μάρκετινγκ

Διαβάστε περισσότερα

Παραγωγικότητα

Κορυφαίες συμβουλές παραγωγικότητας για το απομακρυσμένο ή κινητό γραφείο σας

Διαβάστε περισσότερα

^{Η ενότητα "Πληροφορίες και ιδέες για επιχειρήσεις" δεν αποτελεί φορολογική ή οικονομική συμβουλευτική υπηρεσία για επαγγελματίες. Για να συζητήσετε την περίπτωσή σας, πρέπει να απευθυνθείτε στον δικό σας σύμβουλο για φορολογικά ή οικονομικά θέματα.}

Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με αυτές τις βασικές συμβουλές και κόλπα του Outlook

1. Κάντε το Outlook να σας μιλήσει

2. Χρησιμοποιήστε Εστιασμένα Εισερχόμενα

3. Μοιραστείτε τα ημερολόγιά σας

Περισσότερα στη ζωή, περισσότερα στο Outlook

4. Επωφεληθείτε από τον Βοηθό προγραμματισμού

5. Αναφέρετε κάποιον για να τραβήξετε την προσοχή του

6. Προσαρμόστε τις επιλογές σάρωσης

7. Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Μην ενοχλείτε"

Συνδεθείτε και οργανωθείτε εν κινήσει

Ξεκινήστε με το Microsoft 365

Σχετικό περιεχόμενο

10 συμβουλές για τη χρήση του χώρου αποθήκευσης στο cloud στο τηλέφωνό σας

Πέντε τρόποι συνεργασίας με την ομάδα απομακρυσμένου μάρκετινγκ

Κορυφαίες συμβουλές παραγωγικότητας για το απομακρυσμένο ή κινητό γραφείο σας

Ακολουθήστε το Microsoft 365