Έχετε μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών; Η υλοποίηση ενός νέου εργαλείου απαιτεί σχεδιασμό και προετοιμασία. Εξετάστε αν έχετε εταιρική υποστήριξη για την αλλαγή, ένα κοινό όραμα για το αποτέλεσμα, υλικοτεχνική υποστήριξη και υποστήριξη από τους υπαλλήλους και έναν τρόπο εποπτείας του αντίκτυπου της αλλαγής.
Υπάρχει καμπύλη γρήγορης εκμάθησης; Ένα από τα πιο σημαντικά ζητήματα για κάθε νέα υπηρεσία είναι η ευκολία χρήσης. Ζητήστε μια επίδειξη εργαλείων που σας ενδιαφέρουν και αναζητήστε στοιχεία όπως διαισθητικά περιβάλλοντα εργασίας και απλή περιήγηση.
Πώς επικοινωνούν καλύτερα οι ομάδες σας; Προτιμούν να χρησιμοποιούν αποκλειστικά τα εργαλεία ανταλλαγής μηνυμάτων μέσω συνομιλίας και πολλών καναλιών ή επικοινωνούν επίσης μέσω των εργαλείων διαχείρισης email και έργων;
Σε τι είδους έργα συνεργάζονται οι ομάδες σας; Διαφορετικοί κλάδοι χρειάζονται διαφορετικά εργαλεία συνεργασίας. Μια εταιρεία μάρκετινγκ, για παράδειγμα, χρειάζεται διαφορετικά εργαλεία από μια εταιρεία παραγωγής. Βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε το εύρος των συγκεκριμένων έργων του κλάδου στα οποία θα εργάζονται οι ομάδες σας.
Πόσα άτομα πρέπει να συνεργαστούν; Οι μικρότερες ομάδες επικοινωνούν, κοινοποιούν πληροφορίες και παρέχουν ενημερώσεις προόδου με διαφορετικό τρόπο από τις μεγαλύτερες ομάδες. Επιλέξτε τα κατάλληλα εργαλεία συνεργασίας με βάση το μέγεθος της ομάδας και του οργανισμού.
Θέλετε να χρησιμοποιήσετε πολλαπλά εργαλεία ή μια πλατφόρμα "όλα σε ένα"; Εκτελέστε έναν έλεγχο στα τρέχοντα εργαλεία σας. Αφού προσδιορίσετε όλες τις τεχνολογίες συνεργασίας που έχετε ήδη θέσει σε εφαρμογή, αποφασίστε αν θέλετε να προσθέσετε νέα εργαλεία ή να αντικαταστήσετε παλιά εργαλεία, ώστε να μεγιστοποιήσετε τα πλεονεκτήματα της συνεργασίας σε ολόκληρη την εταιρεία.
Είναι σημαντική η ενοποίηση και η συμβατότητα; Αν βρείτε ένα εργαλείο που είναι ιδανικό για να κάνετε κάτι, εξετάστε αν ενσωματώνεται απρόσκοπτα με άλλες εφαρμογές και λογισμικό. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο είναι συμβατό με όλους τους τύπους αρχείων που χρησιμοποιεί η ομάδα σας.
Είναι η ασφάλεια κορυφαία προτεραιότητα; Τα εργαλεία συνεργασίας διαφέρουν σημαντικά όσον αφορά τις δυνατότητες ασφαλείας. Εξετάστε τα άτομα με πολιτικές οι οποίοι ελέγχουν την εξουσιοδότηση πρόσβασης σε συσκέψεις, την κοινή χρήση αρχείων, τη συνομιλία και την εξωτερική πρόσβαση. Επίσης, ορισμένα εργαλεία προσφέρουν κρυπτογράφηση από τερματικό σε τερματικό, ενώ άλλα προσφέρουν κλειδιά που διατηρούνται από τον πελάτη.
Πόσα θέλετε να ξοδέψετε; Όταν επιλέγετε ένα κόστος εργαλείου συνεργασίας είναι ένας βασικός παράγοντας. Ορισμένα είναι δωρεάν, ενώ άλλα έχουν προγράμματα τιμολόγησης ανά μήνα, έτος ή αριθμό χρηστών. Επίσης, εάν η προσαρμογή του εργαλείου είναι απαραίτητη, αυτό μπορεί να είναι ένα πρόσθετο κόστος.
Έχετε χρόνο και προϋπολογισμό για εκπαίδευση; Η εκπαίδευση της ομάδας σας σχετικά με τα εργαλεία συνεργασίας είναι απαραίτητη. Να θυμάστε ότι για να λειτουργήσουν τα εργαλεία συνεργασίας, πρέπει να υιοθετούνται εύκολα από όλα τα μέλη της ομάδας. Αφού αποφασίσετε για μια λύση, αφιερώστε χρόνο, ώστε να εκπαιδεύσετε τις ομάδες και ξεκινήστε σιγά σιγά τη μετάβαση στο νέο λογισμικό ή εργαλείο.
Ακολουθήστε το Microsoft 365