Повишете продуктивността си с тези основни съвети и трикове за Outlook

Outlook опростява имейла, календара, контактите, задачите и др. Всичко това на едно място. Нищо чудно, че се наблюдава стабилният му растеж на мобилни устройства от 2017 г. насам! При всички тези потребители има много налични съвети и трикове за Outlook за управление на продуктивността.

Ето някои начини да се възползвате максимално от Outlook.

Като един от милионите потребители на Outlook, може да мислите, че вече знаете как да го използвате възможно най-ефективно. За всеки случай ето седем съвета и трика, за които може все още да не знаете.

#1 Накарайте Outlook да говори с вас

Е, всъщност не става въпрос за говорещ Outlook, а за помощника за продуктивност Cortana на Microsoft. Cortana е интегриран в Outlook за мобилни устройства с Възпроизвеждане на вашите имейли. След като сте настроили това в Outlook, можете да прослушвате новите имейли в движение. Можете също да ги управлявате. Като използвате само гласа си със свободни ръце, можете да маркирате като непрочетени, да маркирате с флаг, да изтривате и да отговаряте на съобщения.

Още по-добре, Cortana не само чете имейлите. Той или тя (по ваш избор) може да ви помогне да бъдете организирани. ИИ ще ви уведомява за промените в събитията и дори ще идентифицира конфликти в графика във вашия календар. Вижте как работи!

#2 Използване на „Фокусирани входящи“

Особено на телефона, превъртането в неподредената входяща кутия може да изисква доста усилия. Улеснете бързото сканиране на имейлите си за това, което ви трябва, с Фокусирани входящи. Можете да създадете еквивалента на две пощенски кутии – „Фокусирани“ и „Други“. След това превключвайте между двете с обикновено плъзгане на бутон върху папката „Входящи“.

Outlook сортира вашите имейли вместо вас, премества важните съобщения във „Фокусирани“ и неща като нежелана поща в „Други“. Можете бързо да прегрупирате съобщенията, като ги преместите от едната част на папката „Входящи“ в другата. Можете дори да изберете „Винаги премествай във Фокусирани“, или обратно, ако искате комуникациите от този подател да се показват на определено място.

Освен това, колкото повече използвате функцията „Фокусирани входящи“, толкова по-интелигентна става. Тя обръща внимание на начина, по който сортирате пощата си, за да класифицира по-добре входящите съобщения и да ви помага да се съсредоточите върху важното.

#3 Споделяне на вашите календари

Повече за живота, повече за Outlook

Интелигентен начин да сте винаги в крак с това, което е ново, в папката ви „Входящи“. Върнете времето назад в деня си с „Пусни имейлите ми“ в Outlook на iOS

Първи стъпки

Всички знаем, че губим твърде много време за събрания. Докато продължавате да работите по този начин в рамките на вашата организация, Outlook ви позволява да премахнете неефективността на опитите за планиране на друго събрание.

Със споделените календари в Outlook отидете в настройките на календара си и изберете хората, с които искате да споделите, например колеги или приятели. Можете да кодирате с цвят различни екипи и да управлявате разрешенията, за да позволите на хората, с които споделяте, само да преглеждат, да редактират или да управляват календара (с представител). Освен това можете също да изберете какви подробности споделяте, като избирате между „Всички“, „Само заглавия и местоположения“ или „Само когато съм зает“.

#4 Възползвайте се от помощника за планиране

Когато споделяте календарите си, можете да използвате помощника за планиране на мобилни устройства, вместо да изпращате по имейл съобщения, за да намерите подходящо време да се съберете. Създайте събитие в календара си и добавете хората, които искате да поканите. След това можете да използвате програмата за избор на време на помощника за планиране, за да плъзгате и пускате до час в календара, който става зелен. Това означава, че всички са свободни. Резервирайте го!

#5 Споменете някого, за да привлечете вниманието му

Когато работим в офиса заедно с някого, можем да кажем „Здравей, Вяра!“ Споменаването на името ѝ кара Вяра да вдигне глава от това, което прави. Можете да направите същото от телефона си със @споменаванията на Outlook. Когато напишете @Вяра в имейл съобщение, получателят ще види, че е бил извикан в разговора.

Още по-добре, когато други хора ви споменават, папката „Входящи“ показва съответните изречения около @споменаването директно в откъса от съобщението ви. Тази функция ви позволява да направите бърз преглед на това, на което трябва да обърнете внимание.

#6 Персонализиране на опциите за плъзгане

В приложение за запознанства плъзгате наляво или надясно, за да гласувате за евентуално съвпадение. Е, можете да бъдете също толкова решителни във вашата папка „Входящи“ на Outlook. Отворете „Настройки“ на Outlook за мобилни устройства и изберете „Опции за плъзгане“. Можете да присвоите „Плъзгане надясно“ или „Плъзгане наляво“ към редица предпочитани действия:

Изтрий
Маркирай като прочетено
Маркирай като непрочетено
Отбелязване с флаг
Архивиране

№7 Използвайте „не ме безпокойте“

Безкрайното проверяване на имейла може да ни накара да се почувстваме като лабораторни мишки. Натискаме този малък бутон за наградата – ново съобщение. Но това е разсейващо. Уверете се, че се фокусирате върху това, което е важно в момента, като използвате функцията „Не ме безпокойте“ в Outlook. Като изключите известията от приложения, така че да можете да обърнете внимание на това събрание или отчета, който трябва да завършите.

Можете да планирате настройване на „не ме безпокоите“ всеки следобед, преди да си тръгнете. По този начин един тих период може да ви помогне да се организирате и да сте готови за утре. Или можете да стартирате „не ме безпокойте“ в определен час, който започва веднага, когато е необходимо.

Свързвайте се и се организирайте в движение

Претоварването в папка „Входящи“ е реално. Outlook за мобилни устройства ви помага да се свързвате и да организирате в движение. Сега, с помощта на Cortana и тези други съвети и трикове за Outlook, можете да получите контрол върху личните си и професионалните комуникации и ангажименти.

Екипът на Microsoft 365 се фокусира върху споделянето на ресурси, за да ви помогне да започнете, да управлявате и развивате бизнеса си.

СВЪРЗАНИ ПРОДУКТИ
Microsoft 365

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега

Свързано съдържание

Продуктивност

10 съвета за използване на място за съхранение в облака чрез вашия телефон

Прочетете повече

Продуктивност

Пет начина за сътрудничество с вашия отдалечен екип по маркетинг

Прочетете повече

Продуктивност

Топ съвети за продуктивност в отдалечен или мобилен офис

Прочетете повече

^{„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със своя данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.}

Повишете продуктивността си с тези основни съвети и трикове за Outlook

#1 Накарайте Outlook да говори с вас

#2 Използване на „Фокусирани входящи“

#3 Споделяне на вашите календари

Повече за живота, повече за Outlook

#4 Възползвайте се от помощника за планиране

#5 Споменете някого, за да привлечете вниманието му

#6 Персонализиране на опциите за плъзгане

№7 Използвайте „не ме безпокойте“

Свързвайте се и се организирайте в движение

Първи стъпки с Microsoft 365

Свързано съдържание

10 съвета за използване на място за съхранение в облака чрез вашия телефон

Пет начина за сътрудничество с вашия отдалечен екип по маркетинг

Топ съвети за продуктивност в отдалечен или мобилен офис

Следвайте Microsoft 365