Имате ли внедрен процес на управление на промените? Внедряването на нов инструмент изисква планиране и подготовка. Помислете дали разполагате с организационна подкрепа за измененията, споделена визия за резултата, логистична подкрепа и подкрепа от страна на служителите, както и начин за наблюдение на въздействието на промяната.
Има ли крива за бързо обучение? Едно от най-важните съображения за всяка нова услуга е лекотата на използване. Поискайте демонстрация на инструментите, от които се интересувате, и търсете неща като интуитивни интерфейси и лесна навигация.
Как вашите екипи общуват най-добре? Предпочитат ли да използват изключително чат и инструменти за съобщения по различни канали, или комуникират и с електронна поща и инструменти за управление на проекти?
По какви видове проекти си сътрудничат вашите екипи? Различните отрасли се нуждаят от различни инструменти за сътрудничество. Една маркетингова фирма например има повече нужда от различни инструменти, отколкото една производствена компания. Уверете се, че разбирате обхвата на специфичните за индустрията проекти, по които ще работят вашите екипи.
Колко души трябва да си сътрудничат? Малките екипи комуникират, споделят информация и предоставят актуализации за напредъка по различен начин от по-големите екипи. Изберете подходящите инструменти за сътрудничество в зависимост от размера на екипа и организацията.
Искате ли да използвате няколко инструмента или платформа „всичко в едно“? Извършете одит на настоящите си инструменти. След като идентифицирате всички технологии за сътрудничество, които вече имате, решете дали искате да добавите нови инструменти или да замените старите, за да увеличите максимално ползите от сътрудничеството в цялата компания.
Важно ли е интегрирането и съвместимостта? Ако намерите инструмент, който е идеален за едно нещо, помислете дали той се интегрира безпроблемно с други приложения и софтуер. Също така се уверете, че инструментът е съвместим с всички типове файлове, които екипът ви използва.
Сигурността основен приоритет ли е? Инструментите за сътрудничество се различават значително по отношение на възможностите за защита. Обмислете тези с политики, които контролират разрешаването на достъп до срещи, споделянето на файлове, чата и външния достъп. Също така някои инструменти предлагат криптиране от край до край, докато други предлагат ключове, които се държат от клиента.
Колко сте готови да похарчите? При избора на инструмент за сътрудничество разходите са ключов фактор. Някои от тях са безплатни, докато други имат ценови планове за месец, година или брой потребители. Освен това, ако е необходимо персонализиране на инструмента, това може да доведе до допълнителни разходи.
Имате ли време и бюджет за обучение? Обучението на екипа ви за работа с инструменти за сътрудничество е от съществено значение. Не забравяйте, че за да работят инструментите за сътрудничество, те трябва да бъдат лесно възприети от всички членове на екипа. След като вземете решение, отделете време за обучение на екипите и започнете бавно да преминавате към новия софтуер или инструмент.
Следвайте Microsoft 365