Как да управлявате петте фази на жизнения цикъл на проекта с инструментите за визуализиране

Успехът на фазата на изпълнение зависи от успеха на фазата на планиране. За тази цел един от най-добрите инструменти за визуализиране на изпълнението на сложни проекти е също и чудесен за планирането им: блок схема.  

Междуфункционалните блок схеми например помагат на ръководителите на проекти да определят лицата, отговорни за постигане на конкретните контролни точки, както и зависимостите между задачите. В някои проекти може да има различни екипи, които работят и по други аспекти на проекта; тези видове диаграми могат да дефинират всичко това и още.   

„Плувните коридори“ например дефинират хората, които участват във всяка задача, докато „полетата за фазите“ представят времевата линия или контролната точка. 

След като сте стартирали проекта и той е в ход, наличието на позволяваща споделяне блок схема е ценно за поддържане на работата. Членовете на екипа могат също така да коментират диаграмата, като добавят контекст или актуализации, ако е необходимо. Фигурите, върху които може да се щраква, могат да се разгъват, за да разкриват допълнителна информация или да бъдат свързани с външни данни, например база данни или електронна таблица.  

На този етап работите по проекта, но е изключително важно да наблюдавате всяка задача, за да сте сигурни, че нищо не изостава от графика. Едно от предимствата на онлайн визуализациите и свързаните с данни диаграми е лекотата, с която споделяте напредъка с другите, дори и с хора, които не са пряко ангажирани в проекта. 

Софтуерът за създаване на диаграми често предлага прости шаблони за отчет за състоянието, които помагат на ръководителите на проекти да отсяват важните неща и да споделят с мениджърите и външните клиенти или с участници. 

Поддържането на няколко документа по време на процеса, от SWOT анализа до блок схемата ви, може също да запазите фокусирането в проекта. Можете да предотвратите разширяване на обхвата, като запазите разделите за първоначалните цели и резултати на проекта. 

Някои софтуерни решения за диаграми също така работят добре със софтуера за автоматизация, за да можете да проектирате работния поток на проекта си, след което да настроите автоматични условия за задействане, например известяване, когато дадена задача бъде завършена. 

Успяхте! След като екипът ви е постигнал всички резултати, проектът е изпълнен. Но ключовото в тази последна фаза е да отделите малко време, за да оцените току-що изпълненото. Ако през целия процес сте имали ясни, конкретни визуализации, ще ви е много по-лесно да погледнете назад и да видите какво се е получило, и какво е неуспешно. 

Планирайте събрание след края на проекта с членовете на екипа и участниците. Обсъдете както успехите, така и предизвикателствата. Тук можете да използвате и допълнителен инструмент за създаване на диаграми: изпробвайте шаблон за „след завършване на проекта“, който да ви помогне да съберете обратната връзка и идеите от събранието.  

Съхранете цялата документация в централно местоположение, за да е налична като ресурс за следващия път. 

Цялото това щателно планиране и документиране може да ви изглежда като престараване, но наистина помага. Използването на инструменти за визуализиране, които планират, комуникират и проследяват, е един от най-сигурните начини да поддържате проекта си в съответствие с неговия обхват, бюджет и график.