Създайте по-точна времева линия на проекта с тези 7 стъпки

Две жени седят и обсъждат нещо на екрана на компютъра

Независимо дали работите по проект с каскадно или гъвкаво управление, изграждането на първоначална времева линия на проекта създава уникални предизвикателства.

Каскадно управляваните проекти, от една страна, обикновено имат твърда структура и график, залагайки на висококачествена предварителна преценка. Гъвкаво управляваните проекти, от друга страна, зависят от гъвкавостта и понякога от сложните периоди на съсредоточена работа, което означава, че ръководителите трябва да се опитват да вземат предвид вълните на промяна. И в двата случая изграждането на разумно времева линия на проекта е решаваща стъпка за създаване или прекъсване на ранните етапи на даден проект.

Следният контролен списък може да помогне на ръководителите на проекти и собствениците да се подготвят основателно – от изграждането на първата задача на проекта до планирането на циклите за одобряване и намаляване на рисковете за проектите.

1. Как крайната ми цел се разделя на отделни задачи?

Първата стъпка към изграждането на изчерпателна времева линия е да започнете да сегментирате проекта надолу. Вземете крайната си цел и работете, връщайки се назад, за да съпоставите отделните задачи, които ще трябва да бъдат изпълнени, за да постигнете целта. Започнете само с ключови точки, след което правете последователни преминавания през времевата линия, за да изградите все по-прецизни междинни моменти.

В зависимост от методологията на вашия проект тези по-малки контролни точки могат да се групират в последователности, които в крайна сметка се превръщат в периоди на съсредоточена работа. Каскадните проекти обикновено извличат основната си рамка от повече ключови важни точки.

2. Колко време е необходимо за всяка задача?

След като вашите задачи са напълно определени, започнете наслояване в планираното време, необходимо за завършването им. В зависимост от платформата, в която изграждате времевата линия, тя може да започне да изглежда като традиционна диаграма на Гант – и това е добре. Термините „времева линия на управлението на проект“ и „диаграма на Гант“ често могат да се използват взаимозаменяемо, въпреки че не всички времеви линии на проекти трябва да са във формат на диаграма на Гант.

Информацията за това колко време ще отнеме всяка задача, може също да помогне на прилагащите гъвкаво управление ръководители да оценят общия брой периоди на съсредоточена работа, които проектът изисква. Дори ако крайната дата на доставка на проекта е най-важният фактор, непременно започнете да съставяте преценки за работата и времето от екипите, отговорни за всяка задача. По-късно това ще помогне да се гарантира, че можете да измервате нуждите на времевата линия на проекта спрямо реалността на изпълнението му

3. Какъв е ключовият резултат за всяка задача?

Стъпки 1 и 2 са предимно за създаване и визуализиране на самата времева линия на проекта. От този момент процесът преминава повече към проверката и планирането на логистиката – свързване на проекта с реалностите, които ще са необходими за изпълнението му.

Започнете с идентифициране на ключовите резултати за всяка задача или периодите на съсредоточена работа; използвайте подобен процес за Стъпка 1, като извършвате поетапни преминавания през времевата линия, за да идентифицирате все по-прецизни резултати. Колкото по-точен е вашият списък с резултати, толкова по-добре ще бъдат съгласувани вашите екипи по проекта с целите.

4. От какво зависи моята задача?

Мъж държи таблет и разговаря с четирима души, двама от които са облечени в оранжеви жилетки за безопасност, на закрито.

Изпробвайте Microsoft Project безплатно

Изпробвайте Microsoft Project (план 3) безплатно за един месец

НАУЧЕТЕ КАК

Универсалната истина за управлението на проекти е, че всеки проект е предопределен да бъде подложен на промяна. Обхватите, ресурсите и времевите линии често преместват целите, а ръководителите на проекти могат да планират само в рамките на ограничен период от време.

Това, което могат да направят обаче, е да маркират задачи или цели, които са зависими от други стъпки в процеса. По този начин всички страни са наясно с последствията надолу по веригата от промени в права посока.

Повечето инструменти за управление на проекти позволяват на потребителите да привързват една задача към друга, което улеснява симулирането на ефекта на нарастващото разпространение на последствията от пропуснат краен срок. Макар че твърдият характер на каскадния проект придава допълнителна значимост на тази стъпка, идентифицирането на зависимостите може да помогне на прилагащите гъвкаво управление ръководители допълнително да уточнят дейностите, които влизат във всеки период на съсредоточена работа.

5. Какви часове и ресурси са налични за изпълнение на всяка задача?

По-рано в Стъпка 2 вие създадохте времето, което ще е необходимо, за да завършите основните задачи на проекта си; сега е време да се възползвате от прогнозните преценки за времето и ресурсите, които сте събрали от ръководителите на екипа. Едно е да знаете, че дадена задача трябва да отнеме пет дни. Но ако водещ ръководител не може да фиксира екипни часове, възлизащи на 5 дни, това очевидно е усложняващ фактор. Съгласуването на тези две точки от данни ще ви помогне да идентифицирате възможните конфликтни точки или външните нужди на изпълнителя.

6. Кой е отговорен за изпълнението на всяка задача?

Част от разпределянето на наличните ресурси представлява свързване на отделни лица или екипи към конкретни задачи. Тази стъпка е нещо повече от просто интелигентно водене на бележки: Тя също така помага на заинтересованите лица и на вземащите решения да получат изглед от птичи поглед върху нивото на ръководителите на фирмата, което ще е необходимо, за да се завърши проектът.

Колкото по-скоро можете да определите ключовите лица за отделни резултати, толкова по-добре. Ръководителите на екипи обикновено са по-склонни да приемат сериозно преценяването на ресурсите, ако техните конкретни ресурси ще бъдат прикачени към основната документация. Тази стъпка също така може да ви помогне да идентифицирате областите, в които предаванията на дейности са особено уязвими както за каскадния, така и за гъвкавия метод на управление на проекти.

7. Кой е отговорен за одобряване на всяка задача или група от задачи?

Това може да е почти подточка от Стъпка 6, но има разлика между детайлизирането кой ще изпълни дадена задача и кой ще одобри крайния резултат.

В много случаи може да се наложи одобренията да идват от заинтересованите лица, които са далеч от ежедневното изпълнение, или от най-малко мултидисциплинарни групи, което налага последователно преглеждане. Начертаването на тези потенциално сложни стъпки за одобрение е жизненоважна точка за много проекти – цикли на преглеждане, които излизат извън разпределения за тях екип, могат да прекъснат изпълнението на проекта.

Времевите линии на проект са важна част от всеки план на проект. Те не само определят спецификата на изпълнението на проект или инициатива за продукт, но и техният процес ва изграждане също помага за оценяването на проекта като цяло, като анализира ключовата обратна връзка за дисциплината, която може да помогне на заинтересованите лица да зададат реалистични очаквания за това какво може и какво не може да се направи.

Подобно на много документи на проекта, времевите линии са предназначени да преминат през планирани и непланирани редакции. В този случай важното е да се уверите, че тези редакции се управляват по същия начин, по който е вграден първоначалният график: чрез внимателно събраната информация. Независимо дали използвате методология за каскадно или гъвкаво управление, качеството на тази информация е основната съставка при определянето колко надеждна ще бъде времевата линия на вашия проект.

Екипът на Microsoft 365 се фокусира върху споделянето на ресурси, за да ви помогне да започнете, да управлявате и развивате бизнеса си.

СВЪРЗАНИ ПРОДУКТИ
Microsoft Project

Първи стъпки с Microsoft 365

Това е Office, който познавате, плюс инструментите, които да ви помагат да работите по-добре заедно, така че да можете да свършите повече работа – по всяко време и от всяко място.

Купете сега

Свързано съдържание

Продуктивност

5 вида инструменти за сътрудничество, които подобряват продуктивността

Прочетете още

Продуктивност

Поставяне на цели срещу планиране на цели: Създаване на план за устойчив бизнес успех

Прочетете повече

Продуктивност

Съвременни решения за крайни точки: какви са те и защо ви трябват

Прочетете повече

Продуктивност

Отключване на потенциала: как инструментите за продуктивност с ИИ променят работата

Прочетете повече

^{„Бизнес прозрения и идеи“ не представляват професионални съвети в областта на данъчното облагане или финансите. Трябва да се свържете със своя данъчен или финансов специалист, за да обсъдите ситуацията си.}

Създайте по-точна времева линия на проекта с тези 7 стъпки

1. Как крайната ми цел се разделя на отделни задачи?

2. Колко време е необходимо за всяка задача?

3. Какъв е ключовият резултат за всяка задача?

4. От какво зависи моята задача?

Изпробвайте Microsoft Project безплатно

5. Какви часове и ресурси са налични за изпълнение на всяка задача?

6. Кой е отговорен за изпълнението на всяка задача?

7. Кой е отговорен за одобряване на всяка задача или група от задачи?

Първи стъпки с Microsoft 365

Свързано съдържание

5 вида инструменти за сътрудничество, които подобряват продуктивността

Поставяне на цели срещу планиране на цели: Създаване на план за устойчив бизнес успех

Съвременни решения за крайни точки: какви са те и защо ви трябват

Отключване на потенциала: как инструментите за продуктивност с ИИ променят работата

Следвайте Microsoft 365