如何傳送大型檔案

收到電子郵件因附件過大而遭退回或封鎖的通知令人困擾，而原因其實很簡單。網際網路服務提供者和電子郵件提供者都會限制您可以上傳或傳送的檔案大小，以避免大量資料拖慢其服務。

這些限制比大多數人預期的還要低。Outlook 和 iCloud 的上限為 20 MB。Gmail、Yahoo、ProtonMail 和 AOL 的上限為 25 MB。有兩個細節會讓實際可用的上限更低。電子郵件附件在傳輸過程中會經過編碼，使檔案容量增加，因此實際能符合限制的最大檔案大小約為所標示上限的 75%；以 25 MB 的上限來說，實際可傳送的檔案約為 18 MB。收件者所使用的提供者也會套用自己的限制，因此兩邊限制中較小的那一個，將決定您的郵件是否能成功送達。

在選擇方法之前，了解檔案大小所處的範圍會有所幫助。以下是小型企業最常傳送的檔案的一些概略基準：手機相機拍攝的照片通常只有幾 MB，適合直接作為附件；包含影像的投影片組通常為 10 至 30 MB，已接近附件大小限制；短片在拍攝不到一分鐘後就可能超過限制；設計檔案、CAD 檔案或 RAW 原始影像檔通常會達到數百 MB；而掃描的發票或合約一旦超過幾十頁，檔案大小也會快速增加。

實際上的原則是：超過約 18 MB 的檔案就應使用連結，而不是附件；超過數百 MB 的檔案則應直接使用雲端儲存空間。

上傳檔案後，再共用檔案連結。這四種方法中，這種方式的檔案大小上限最高，每個檔案最多可達 250 GB，而且無論是單一文件還是整個資料夾都適用。收件者不需要在該儲存空間提供者建立帳戶，也能開啟連結。需要注意的是，當您與組織外部的人員共用檔案時，必須留意權限，因此務必妥善設定存取權。如果您剛開始使用這項功能，小型企業雲端儲存空間可協助您了解其基本運作方式。

共同作業工具將聊天、視訊會議及檔案儲存整合在同一個平台中，而且通常也與雲端儲存空間整合，因此只需一步即可在交談中傳送檔案。對於已經與您合作的人員來說，這是最快速的選項。缺點是檔案最終可能散落在不同的對話中，之後較難再次找到。

這些服務可讓您上傳檔案並傳送下載連結，有些免費，有些則需要訂閱。當收件者不在您平常使用的工具或平台中時，這類服務相當實用。使用之前請確認其安全性協定，因為這些網站通常不具備完善的安全性或隱私權保護措施。對於任何敏感資訊，請改用您的雲端儲存空間提供者。

壓縮資料夾或將大型封存分割成多個部分，可以讓檔案大小低於限制。不過，這只能稍微幫上一點忙。影片、照片及 PDF 檔案本身通常已經過壓縮，因此幾乎不會再縮小。對大多數小型企業而言，雲端儲存連結幾乎可以處理所有情況，其餘方法則視情況而定。

使用雲端連結的方法大約只需要一分鐘。首先，將檔案儲存至您的雲端儲存空間，或將檔案拖曳至所屬的資料夾中。第二步，等待檔案完成上傳，因為檔案完全上傳之前，連結將無法使用。第三步，選取共用選項，可以使用文件中的共用按鈕，或在資料夾中的檔案上按一下滑鼠右鍵。第四步，在傳送之前設定權限：誰可以開啟檔案、對方可以編輯還是只能檢視，以及連結是否應設定到期時間。第五步，透過電子郵件、聊天或簡訊傳送連結。

有些電子郵件應用程式還能進一步簡化此流程。在 Outlook 中附加超過大小限制的檔案時，Outlook 會提供將檔案上傳至 OneDrive 的選項，並以共用連結取代附件。如此一來，不必離開收件匣就能完成相同的操作。如果收件者在您的組織外部，請確認該連結的權限。

雲端儲存空間值得被視為預設選項，而不只是備用方案，其優點遠不止於解決檔案大小問題。易用性：傳送電子郵件邀請或直接連結，收件者點選即可開啟，不需要建立帳戶。安全性：內建檔案加密、可疑登入監控、勒索軟體偵測、病毒掃描、雙因素驗證，以及受密碼保護的連結。權限：限制誰能檢視、留言、編輯或重新共用檔案，從單一使用者、群組到任何取得連結的人都能設定不同權限。復原：如果收件者刪除檔案，您可以從資源回收筒中復原；如果對方修改了檔案，也可以還原至先前的版本。

備份：即使電腦遺失、遭竊或故障，檔案仍能受到保護。共同作業：分享一次即可共同處理同一個檔案，而且可以即時看到彼此所做的修改。減少儲存空間：檔案在您的裝置上佔用的空間更少，也不會佔用電子郵件帳戶的配額。成本：大多數服務都提供免費方案，因此沒有必要為了提高電子郵件附件大小上限或購買檔案傳輸訂閱方案而付費。綜合而言，這些功能可將單向的傳送轉變為可共同使用的工作檔案，而這通常才是您真正需要的方式。

分享連結會擴大存取範圍，因此值得養成一些良好的習慣。我們的小型企業安全檔案共用指南會進一步介紹這些功能背後的防護措施。

如果檔案包含敏感資訊，請盡可能與指定人員共用，而不是與任何取得連結的人共用。除非收件者確實需要編輯檔案，否則請設定為僅供檢視的權限。新增到期日，讓連結在專案完成後停止運作；對於財務、法律或客戶記錄，則請設定密碼。在將任何機密內容上傳至免費檔案傳輸網站之前，請先閱讀其關於加密與資料保留的說明，因為許多網站保留檔案的時間可能比您預期的更長。

共用的檔案通常是工作中的檔案，而工作會在連結送出後立即開始。這正是 AI 協助發揮作用的地方：它可以摘要冗長的合約或報告，讓同事不必閱讀 40 頁內容才能找出變更；也可以撰寫與連結一同傳送的訊息，並讓您快速了解自己不在期間協作者所做的編輯。檔案不再只是您寄出的內容，而會成為團隊共同處理與推進的工作內容。

只要停止將大型檔案附加在電子郵件中，傳送大型檔案就不再是問題。將檔案移至雲端儲存空間，依照應該能夠檢視檔案的人員設定適當的權限，然後傳送連結。OneDrive 為小型企業提供連結，以及加密、版本記錄和到期存取權限，讓檔案共用預設就具備安全性。開始使用 OneDrive。