建立業務流程的視覺化呈現，或定義未來工作流程事件的程序流程圖表。
查看流程圖繪製如何協助貴企業邁向成功
什麼是流程圖繪製?
流程圖繪製可以協助建立業務流程或程序流程圖表，定義未來工作流程中事件的順序，而且通常會以視覺化方式呈現。接著，程序圖能讓主管和專案經理召集團隊，幫助成員了解自己在專案中的定位，以及自己的工作如何影響其他人，最終推動專案走向成功。
程序圖通常會用來定義新流程，或改善既有流程。透過流程圖繪製軟體，任何人都可以建立專案的視覺化呈現。
流程圖繪製的優點
只要能夠從頭到尾視覺化地看見並理解流程，改善效率的地方很快就會浮現。這種透明度非常重要，尤其在後疫情時代，靈活度更是必要的條件。此外，程序流程圖表可以協助您：
- 提供流程文件、法務遵循和稽核。
- 從頭到尾檢視視覺化專案。
- 以視覺化方式分享能夠立即理解的詳細資料，並輕鬆向主管層傳達內容。
- 凸顯複雜性與重複流程，以及潛在問題和解決方案。
- 使用容易理解的系統，將流程重新整理為各個步驟。
- 了解團隊成員之間的連結，幫助促進更有意義的互動。
- 讓您的團隊有一個參考架構，提出並回答更具策略性的問題，並做出更明智的決策。
- 建立一個您可以使用、重複使用，並在新專案出現時重新調整用途的流程圖資料庫。
- 為客戶提供更好的產品和服務。
使用流程圖繪製的方法
無論您是在工業環境、辦公室、倉庫，還是醫療機構工作，流程圖繪製都能幫助您的團隊更清楚了解自己的工作如何與其他專案相互連結。對任何小型企業來說，實作流程圖繪製都能立即找出需要改善的區域，以及何時該處理客戶、製造或庫存問題。疫情促使越來越多人轉為混合式和遠端工作，因此團隊需要能夠輕鬆、快速且有效率地看出專案之間的連結。
使用流程圖繪製有兩種方式: 程序流程和業務流程。看看這兩種方式，以決定哪一種最適合您的專案。
程序流程
程序流程圖表有助於詳細說明專案或產業各個元件之間的關係。它能幫助您建立標準和程序，也可以作為工作的指南。此外，它還能確保團隊依照規定順序執行工作流程中的每個步驟。
程序流程圖表可以用來記錄或改善流程，或者單純是建模一個新的流程。當您使用流程圖繪製軟體建立程序流程圖表時，可以建立可點選的符號，展開後就能提供流程各階段的額外詳細資料。因此，在您以工作建立工作流程或業務流程圖之前，請先用流程圖表勾勒整體流程。
業務流程
映像程序流程範例
業務流程
業務流程圖繪製可詳細說明您的流程。它會從頭到尾顯示要完成哪些事情，才能達成最終目標。這個程序包含必要的參與者、他們的工作，以及完成日期。它能讓您的團隊成員知道工作的目的、相信的理由，以及更大目標的深入解析。它會顯示他們角色的範圍、為什麼他們對流程很重要，以及所有團隊成員將如何協力完成專案。
就像所有流程圖繪製圖表一樣，業務流程圖繪製會使用可展開取得更多資訊的符號，來標示過程中的各個接觸點。
業務流程圖表範例
流程圖繪製的類型
因為不同的企業和專案有各自獨特的需求，所以不會每個專案都使用同一種程序流程圖表樣式，這絕非工具運用的最好方式。因此，還有幾種類型的流程圖繪製，可滿足更特殊的需求。看看哪一種最適合您的專案。
- 詳細流程圖繪製。 詳細流程圖繪製會以程序圖的形式呈現專案的細節，並提供技術層面的視角，清楚列出完成流程所需的每個步驟，包括輸入、輸出、度量和人員。減少混亂、顯示相依性，並讓您的團隊準備好啟動專案且保持專注。詳細程序圖通常會連結到高層級、主要或核心程序圖。
- 文件流程圖繪製。定義專案的輸入與輸出。透過勾勒每個階段所需的資訊，以及與專案相關的輸出內容 (或具體項目或服務)，您能更清楚了解團隊需要什麼，也能掌握最終成果的大致樣貌。在詳細流程圖中新增文件程序圖，可以清楚呈現可能影響您工作的變數和決策。
- 高階流程圖繪製。提供組織流程與目標的概覽。針對專案，您可以指定需要哪些部門，以及後續需要哪些角色參與。透過流程圖繪製軟體，每個部門或角色都可點選連結，方便更詳細地查看專案需求。
- 已呈現的流程圖繪製。透過勾勒目前和未來的流程，您可以鳥瞰組織或專案的全貌。這個總覽能幫助您找到簡化工作的新方法，找出關鍵利害關係人和連結點，改善工作關係，並建立能善用團隊時間和才能的流程。
- 區隔線／跨功能流程圖繪製。 找出專案涉及的部門、將流程拆解為步驟，並把資源指派給適合的人。這是從新角度檢視流程、找出改善空間，以及精準指出流程中實際或潛在缺口或重疊的好方法，讓您能更有前瞻性地規劃。
- 價增值鏈結流程圖繪製。 為團隊成員提供專案的整體視圖。這是一張簡單的未連結方塊圖，讓您一眼就能視覺化流程。如此一來，您就能看出專案中應納入哪些利害關係人，並了解專案的流程走向。
- 價值流流程圖繪製 (VSM)。 以圖解方式說明、分析並改善交付產品或服務所需的步驟，同時找出並消除浪費。VSM 是精簡方法的重要部分，會審查流程步驟和資訊從原點到傳遞給客戶的流程。這通常用於生產實體商品並銷售給消費者的公司。
- 活動流程圖繪製。 呈現流程中的增值與非增值活動。這個價值流繪製工具可協助找出這些活動發生的時間與地點，進而辨識利害關係人之間的協同合作，以及原本不存在、卻可增加價值的地方。
工作流程流程圖繪製
當您以「流程」格式建立流程圖表時，不會包含整合模組化語言 (UML) 符號。相反地，它會使用資訊註記或文字。當您要與看不懂 UML 符號，或偏好文字勝於符號的人溝通時，這是很好的解決方案。
業務流程圖繪製需要一些時間，但很值得。透過為團隊中的每個人提供願景、流程及其工作，或只是讓大家更深入了解您的業務如何運作，您就可以建立清楚的界線、釐清角色與責任，並讓每個人知道他們需要知道什麼，以及何時需要知道。如果您認為流程圖繪製只適合能產生有形成果的企業，那您就錯了。
2018 年，美國國家醫學圖書館和美國國立衛生研究院發表了一篇文章，探討流程圖繪製在醫療保健領域的重要性。根據該報告，醫療保健專業人員通常受益於透過流程圖繪製來：
- 學習並建立共同理解
- 找出改善機會
- 讓專案關係人參與
- 定義專案目標
- 監視專案進度
- 取得簡單的規劃方法
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