洞悉远程办公：探索远程办公机会

了解什么是远程办公，探索其各种类型，并了解它如何提高远程工作的生产力和灵活性。

什么是远程办公？

Telecommuting。Telework。Remote work。混合工作场所。虽然这些术语在许多办公室中很常见，但其定义可能难以区分。当技术不断改进以改变员工的工作方式和工作位置时，情况尤其如此。

远程办公是在传统办公室环境之外执行专业职责的做法。远程办公人员无需到物理工作场所上下班，而是使用科技完成工作，并与几乎任何位置的同事联系。远程办公人员可以在家庭办公室、咖啡店和共享办公空间等地方工作，前提是他们拥有执行工作所需的资源。

在本文中，我们将介绍远程办公的定义、它在实践中的意义、优势和挑战、远程办公的未来，以及一些有助于支持企业远程和混合工作的解决方案。

远程办公与远程工作

在当前围绕工作场所位置的对话中，通常可以互换使用“telework”、“telecommuting”和“remote work”这些术语。这很有意义 - 它们都是指在物理办公室以外的其他位置执行工作。

一些用户会在“远程工作”和“远程办公”的定义之间做出区分。下面是一些差异：

什么是远程办公（telecommuting 或 telework）？

远程办公（Telecommuting，也称为 telework）是一个广泛的术语，指在传统工作场所之外工作的员工。通常情况下，他们住在合理的通勤距离内，并至少花一些时间在办公室中工作。现在，这种远程办公的定义可能因工作场所而异，因为远程办公的一个决定性特征是它非常灵活。每种情况都是雇主和员工之间的独特安排。远程办公的好处包括：

多样性： 远程办公可包括可能需要现场办公（如研究或报告）的工作。
传统上以现场办公为主： 远程办公可以是一种灵活的安排，员工可在现场办公室拥有专用空间，偶尔在其他地方工作。如果不在现场工作，则该位置通常位于雇主实地办公室的合理通勤范围内。
通信： 远程办公人员可以使用电话、电子邮件和其他企业远程工作工具。他们可能不被要求与其同事保持持续的通信。
范围广泛： 由于安排的灵活性，远程办公人员通常能够管理自己的工作和时间。

什么是远程工作 (remote work)？

如果你想知道“什么是远程工作？”，你并不孤单。它可以指你在何处工作、工作方式和沟通方式，甚至指分配给你的任务和职责类型。下面更深入地介绍了远程工作 (remote work) 的含义：

永久在现场之外： 远程工作职位是专门的非现场职位，员工不应去到实地办公室。事实上，某些远程工作者是由根本没有实地办公室的公司雇用的，这些雇主可能使用小型企业远程工作工具来处理运营和通信。
在任何地方工作： 远程工作者可以在与其雇主相隔任意距离的地方（甚至世界另一端）工作。远程工作者可以在具有稳定 Internet 连接的任何位置工作。
通信： 远程工作者使用需要稳定 Internet 连接的消息和视频会议解决方案。虽然远程工作者不必在现场工作，但他们应像在办公室一样随时待命。
固定范围： 远程工作者通常具有被期望及时管理的常规职责和可交付结果。

由于术语可以互换使用，并且由于远程工作的意义各不相同，因此请务必在招聘启事中明确说明提供哪种类型的安排。若要在招聘过程中正确设置期望，请如组织中显示的那样定义远程工作。不要让应聘者对你的团队的远程工作模式感到困惑。

远程办公工作安排的类型

术语“远程办公”(telecommuting) 可以适用于各种工作场所安排。以下是几个示例：

全职： 员工一直都在物理办公环境之外工作。这也可以描述为远程工作安排。
兼职： 在兼职的安排下，员工将大部分工作时间花在现场。
混合： 与兼职类似，具有混合工作安排的员工在现场和场外工作。雇主可能对必须在现场或场外花费多少时间有固定的要求，或者他们可以与员工合作以找到最合适的平衡。
临时： 具有临时远程办公安排的员工可以灵活地在固定时间段内在场外工作。例子可能包括改变人生的事件、医疗恢复或参加场外发展课程。
酒店： 也称为办公桌轮用，当员工必须在现场工作时，他们可在非专用空间（如带笔记本电脑坞和显示器的桌面）工作。
在任何地方工作： 远程工作的另一个术语，在任何地方工作，意味着员工可以在任何位置完成其任务，前提是他们可以通过虚拟方式与雇主联系。
自由职业者、临时工和合同工： 与现场工作的员工一样，这些员工在有限的项目或固定的时间内工作，但在这种情况下，他们是在家庭办公室等远程地点工作。

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远程办公的好处

远程办公工作的优势各不相同，包括：

节省成本。 在家办公的员工可以减少花在通勤上的交通费用。如果员工很少在现场，则雇主还可以减少大型办公室的供暖和空调等费用。小型企业的远程办公甚至可以消除对实地办公室的需求，从而节省租赁和其他房地产成本。
节省时间。 随着通勤时间的减少，员工在一天中有更多时间。这可以是更多工作时间（调整日程安排，将工作时间排到他们工作效率最高的时间）或个人时间。与需要通勤到物理位置的用户相比，雇主实际上可能会看到远程办公人员花更多的时间在工作上。
改进工作与生活平衡。 远程办公人员可以灵活地定制其工作计划以适应个人承诺，从而大大减轻了兼顾两者的压力。远程办公的优势也适用于雇主，可改善工作保留率和提高混合工作效率。心情愉悦、压力较小的员工工作效率更高，也更有可能留在岗位上，从而减少培训和入职流程的需求。
减少对环境的影响。 减少通勤时间可减少汽车的温室气体排放，这是远程办公最令人兴奋的好处之一。减少道路上的汽车数量也意味着改善空气质量，这有助于提高密集地区人们的总体健康状况。远程工作还可以减少对办公空间的需求，进而降低与办公大楼供暖、空调和供电相关的能源消耗。
提高工作效率。 远程办公人员通常需要一些时间来创建专用工作环境，例如家庭办公室。如果没有常见的工作场所干扰，远程办公人员可以专注于完成其工作。Teams 电话、Teams 会议室和 Teams 高级版等工具可让远程办公人员保持联络，同时帮助他们更快地完成工作。
更容易获得工作和人才。 寻找全职、远程职位的人可以搜索任何地点的工作。这为他们提供了工作和职业发展的机会，否则在他们所在的地理区域可能会受到限制。这也意味着，他们可以在自己想住的地方生活并找到工作。对于雇主来说，这是远程办公的最大好处之一，因为它可以向世界各地的任何求职者敞开大门。他们有更多的选择来为公司找到合适的候选人，尤其是如果某个职位有特定的经验要求，而在当地可能很难找到。

远程办公的挑战

虽然远程办公的好处很大，但对雇主和员工来说也可能带来一些挑战。远程办公的一些缺点包括：

社交孤立。 对于习惯在实体办公室工作的员工来说，要学会如何在没有日常社交互动的情况下在家办公，可能需要一些时间。雇主和员工应该找到有创意的远程友好方式，在远程办公安排中满足这些社交需求。
缺少沟通。 雇主和员工可能都会觉得，他们之间的沟通不如现场工作多。雇主可以利用技术解决方案来管理远程团队，并保持与员工的沟通渠道畅通。
工作空间成本。 虽然许多雇主会为远程办公人员提供基本的工作设备（笔记本电脑、鼠标、拓展坞），但购买办公桌和办公椅等额外设备可能是员工的责任。创建一个专门的在家办公环境可能会给员工带来巨大的成本。
外界干扰。 即使有专门的家庭办公室，对于远程办公人员来说，个人生活和职业生活并不总是那么容易分开。而在没有专用办公室的家庭中，这种分离就更加脆弱。灵活的工作安排和设定可用性预期的工具可以帮助员工在同一空间内平衡个人生活和工作。
职业倦怠风险。 感觉自己离不开工作所带来的压力会对工作效率和工作满意度产生负面影响。具有时间管理功能的远程工作解决方案可以帮助远程办公人员知道什么时候该下班。雇主可以设定对远程办公人员工作和下班时间的期望。
技术问题。 如果员工与支持人员不在同一栋楼工作，IT 支持就会变得非常棘手。虽然各种技术问题都可以远程处理，但在这种情况下，最好能有一种替代的通信方式（如电话号码或移动应用）来寻求支持。
安全问题。 雇主可能会信任远程办公人员来处理敏感数据，如客户信息、财务记录或专有机密。在远程工作安排中，安全是雇主和员工的共同责任。雇主可以提供技术解决方案来保护敏感数据，而员工则要采取良好的网络安全卫生措施，如锁定设备和只连接到安全的网络。

远程办公和远程工作的未来

远程办公和远程工作将继续发展–它们不会消失。尽管挑战重重，但许多雇主和员工还是发现了远程办公的价值。公司文化、员工价值观、全球事件都将继续影响工作岗位，因为工作场所已不仅仅是物理位置。

以下是一些影响未来远程办公的话题：

混合工作模式。 随着雇主和员工共同打造适合他们的智能工作场所，我们可能会看到更多定义明确的混合工作模式和政策。随着员工对混合型或全职远程职位的需求增加，雇主可能希望制定相关政策以备不时之需。
远程工作技术。 我们将继续看到在家办公应用和解决方案的创新，以促进生产力、协作和沟通。
全球员工和分布式办公室。 远程办公促进了雇主和员工之间的全球联系。现在，职位和人才可以通过能力而不是距离来匹配。
监管变化。 随着远程办公在医疗保健等监管严格的行业中变得越来越普遍，政府和监管机构可能会更多地介入劳动、隐私和安全等方面的问题。
安全性和数据保护。 对于雇主和远程办公人员来说，远程工作网络安全问题变得更加重要。具有内置安全功能的数据存储和通信工具将继续受到远程办公人员和雇主的青睐。
环境影响。 远程办公为雇主提供了更多开展业务的选择，同时又不损害环境价值。重视环保的企业和员工可以在完成工作的同时减少生态足迹，减少日常通勤，降低汽车尾气排放，并由于减少了对大型办公空间的需求而节约能源。
心理健康和工作生活平衡。 将远程办公人员的心理健康和工作生活平衡放在首位的雇主，不仅能提高工作效率，还能留住员工，提高员工的忠诚度。雇主应考虑采用支持员工个人需求的政策和解决方案，如社交、从工作中断开以及支持其工作方式的工具。

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成功的远程办公安排既需要有利于远程办公的文化，也需要便利的技术。有了正确的工具和心态，远程办公可以为雇主和员工带来各种好处，如提高生产率、改善工作与生活的平衡以及节约成本。使用 Microsoft Teams 和 Microsoft 365 的生产力应用获取创建智能工作场所所需的一切，帮助员工随时随地工作。了解这些解决方案如何帮助员工和组织。

主要在专用办公桌上使用电脑的工作非常适合远程办公。这些职位包括平面设计师、文案策划、网页制作、数据分析师和程序员。
这些术语可以表示相同的意思。在家办公的员工就是远程办公人员。但远程办公也适用于在咖啡店、共享办公空间和其他异地办公的员工。
远程办公通常需要可靠的 Internet 连接，通常需要足以支持语音呼叫和视频会议。远程办公人员可能需要一台公司提供的笔记本电脑和工作所需的任何相关生产力软件。
要成功实现远程办公，就必须创造一个富有成效的工作环境，保持清晰的沟通，并有效地管理时间。学习如何有效地在家办公或管理远程团队可能需要一些时间和实践。这就是雇主和员工在招聘时讨论工作场所和可交付结果期望非常重要的原因。
远程办公也称为远程工作。有些人交替使用这两个术语，有些人则根据员工相对于雇主的所在地来区分这两个术语。