Biểu đồ Gantt là gì và cách sử dụng

Nếu bạn cần hỗ trợ để hoàn thành danh sách việc cần làm, biểu đồ Gantt là một công cụ rất hữu ích. May mắn là, bạn hoàn toàn có thể tự tạo một biểu đồ Gantt rất dễ dàng. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách biểu đồ Gantt giúp bạn sắp xếp công việc khoa học dù ở nhà hay ở văn phòng.

Có thể bạn đã từng thấy biểu đồ Gantt trước đây mà không nhận ra. Biểu đồ Gantt rất phổ biến trong môi trường văn phòng để hỗ trợ các dự án liên quan đến công việc. Biểu đồ Gantt có thể giúp lập kế hoạch mốc thời gian cho cả dự án công việc lẫn dự án cá nhân, như cải tạo nhà. Sử dụng biểu đồ Gantt mang lại rất nhiều lợi ích

Biểu đồ Gantt được đặt theo tên Henry Gantt, kỹ sư cơ khí người Mỹ đã thiết kế ra nó. Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp theo dõi tác vụ, tiến độ và mốc thời gian một cách nhanh chóng, dễ dàng. Biểu đồ này cũng rất hữu ích cho các nhà quản lý trong việc theo dõi nguồn lực và các thành viên nhóm cần để hoàn thành dự án, đồng thời nắm rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án. Biểu đồ Gantt rất phù hợp để theo dõi các dự án ở mọi quy mô thời gian, dù chỉ kéo dài hai ngày hay tới mười tháng.

Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ sử dụng các thanh để trực quan hóa các mốc thời gian của dự án. Chúng có thể theo dõi thời lượng dự án theo ngày, tuần hoặc thậm chí theo tháng. Trên biểu đồ Gantt, mỗi tác vụ của dự án được liệt kê và thể hiện bằng một thanh ngang. Trục X của biểu đồ là dòng thời gian, còn trục Y hiển thị từng tác vụ cần hoàn thành.

Một số biểu đồ Gantt sử dụng các thanh màu trơn cố định để hiển thị mốc thời gian dự án một cách đơn giản, trong khi số khác cho phép cập nhật tiến độ, giúp thay đổi màu sắc của thanh (hoặc một phần của thanh) để phản ánh chính xác tiến độ đó. Ví dụ, nếu bạn đánh dấu một tác vụ cụ thể đã hoàn thành 25%, một phần tư thanh biểu đồ có thể chuyển sang màu xanh lá cây để biểu thị tiến độ đã đạt được, trong khi 3/4 thanh còn lại sẽ có màu đỏ để biểu thị phần việc còn lại cần thực hiện. Cách hiển thị này giúp các nhà quản lý dự án nhanh chóng nắm được khối lượng công việc còn lại của từng tác vụ.

Tự tạo biểu đồ Gantt rất dễ. Bạn có thể tự xây dựng bằng các công thức đơn giản trong Excel. Nếu bạn không có thời gian hoặc chưa thành thạo Excel nâng cao, bạn có thể bắt đầu với một mẫu miễn phí.

Để bắt đầu với biểu đồ Gantt, bạn sẽ cần những nội dung sau:

• Danh sách các tác vụ cần hoàn thành
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng tác vụ
• Người phụ trách tác vụ và các thành viên nhóm cho từng tác vụ được giao

Tạo biểu đồ Gantt dễ hơn rất nhiều khi có mẫu, và hiện có rất nhiều mẫu biểu đồ Gantt miễn phí để bạn lựa chọn. Khi sử dụng một mẫu như mẫu này, bạn có thể thay đổi từng ô trong cột “Activity” (Hoạt động) để đặt tên cho từng tác vụ. Trong hai cột tiếp theo, nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án. Ở các cột E và F, bạn nhập ngày bắt đầu thực tế và ngày kết thúc thực tế. Ngày bắt đầu thực tế và ngày kết thúc thực tế cho biết thời điểm dự án chính thức khởi động. Ví dụ, nếu bạn dự định sửa mái nhà vào ngày 5 nhưng do bão nên đến ngày 10 mới bắt đầu được, thì ngày 5 sẽ là ngày bắt đầu theo kế hoạch còn ngày 10 là ngày bắt đầu thực tế. Bạn sẽ thấy các thanh trên trục x thay đổi theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mình. Đừng quên nhập thủ công phần trăm công việc đã hoàn thành để luôn kiểm soát tốt tiến độ. , Một lần nữa, hãy tải biểu đồ Gantt đã hoàn thành của bạn lên một không gian làm việc dùng chung để tất cả người cộng tác có thể truy cập và cùng cập nhật.

• Mã màu cho các thanh công việc theo nhóm, người được giao hoặc mức độ ưu tiên. Ví dụ, bạn có thể tô đỏ các thanh dành cho những công việc khẩn cấp hơn. Những tín hiệu trực quan như vậy giúp biểu đồ Gantt của bạn dễ hiểu ngay từ cái nhìn đầu tiên.
• Công việc càng cụ thể, càng tốt. Nếu thiếu thông tin chi tiết, việc cập nhật hoặc đánh giá trạng thái của một công việc sẽ rất khó khăn.
• Thêm các mốc quan trọng vào biểu đồ Gantt là một cách tuyệt vời để tạo động lực cho nhóm của bạn và giúp họ thấy rõ mình đã tiến xa đến đâu.

Biểu đồ Gantt là một phương pháp hiệu quả đã được kiểm chứng giúp sắp xếp dự án một cách khoa học, đồng thời theo dõi sát sao ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án. Giờ đây khi đã biết cách tạo biểu đồ Gantt, bạn có thể quản lý dự án dễ dàng hơn.