Tìm hiểu sâu phương thức làm việc từ xa: Khám phá cơ hội làm việc từ xa
Khám phá làm việc từ xa là gì, tìm hiểu các loại hình làm việc từ xa khác nhau và tìm hiểu cách thức làm việc từ xa giúp tăng năng suất và tính linh hoạt.
Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa. Làm việc từ xa. Làm việc từ xa. Nơi làm việc kết hợp. Mặc dù các thuật ngữ này phổ biến ở nhiều văn phòng nhưng định nghĩa của các thuật ngữ này có thể khó phân biệt. Điều này đặc biệt đúng khi công nghệ phát triển để thay đổi cách thức và địa điểm làm việc của nhân viên.
Làm việc từ xa là thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn bên ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Thay vì di chuyển đến nơi làm việc thực tế, những người làm việc từ xa sử dụng công nghệ để hoàn thành công việc và kết nối với đồng nghiệp ở hầu hết mọi địa điểm. Những người làm việc từ xa có thể làm việc tại nhiều địa điểm như văn phòng tại nhà, quán cà phê và không gian làm việc chung, miễn là họ có đủ nguồn lực để làm công việc của mình.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét định nghĩa làm việc từ xa, ý nghĩa của nó trong thực tế, lợi ích và thách thức, tương lai của làm việc từ xa và một số giải pháp giúp hỗ trợ mô hình làm việc từ xa và kết hợp tại doanh nghiệp của bạn.
Làm việc từ xa là thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn bên ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Thay vì di chuyển đến nơi làm việc thực tế, những người làm việc từ xa sử dụng công nghệ để hoàn thành công việc và kết nối với đồng nghiệp ở hầu hết mọi địa điểm. Những người làm việc từ xa có thể làm việc tại nhiều địa điểm như văn phòng tại nhà, quán cà phê và không gian làm việc chung, miễn là họ có đủ nguồn lực để làm công việc của mình.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét định nghĩa làm việc từ xa, ý nghĩa của nó trong thực tế, lợi ích và thách thức, tương lai của làm việc từ xa và một số giải pháp giúp hỗ trợ mô hình làm việc từ xa và kết hợp tại doanh nghiệp của bạn.
Làm việc từ xa với làm việc tại nhà
Trong hội thoại hiện tại về địa điểm làm việc, các thuật ngữ làm việc từ xa và làm việc tại nhà thường được sử dụng thay thế cho nhau. Điều này là hợp lý - tất cả đều đề cập đến việc thực hiện công việc ở một nơi nào đó ngoài văn phòng thực tế.
Một số người phân biệt giữa định nghĩa làm việc từ xa và làm việc tại nhà. Dưới đây là một số điểm khác biệt:
Một số người phân biệt giữa định nghĩa làm việc từ xa và làm việc tại nhà. Dưới đây là một số điểm khác biệt:
Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là thuật ngữ rộng dùng để chỉ những nhân viên làm việc bên ngoài nơi làm việc truyền thống. Thông thường, họ sống ở nơi có khoảng cách đi lại hợp lý và dành ít nhất một phần giờ làm việc ở văn phòng. Hiện nay, định nghĩa về làm việc từ xa có thể khác nhau tùy theo nơi làm việc vì đặc điểm nổi bật của hình thức làm việc từ xa là tính linh hoạt. Mỗi tình huống là sự sắp xếp riêng giữa chủ lao động và nhân viên. Lợi ích của làm việc từ xa bao gồm:
- Tính linh hoạt: Làm việc từ xa có thể bao gồm những công việc đòi hỏi phải làm việc ngoài văn phòng như nghiên cứu hoặc báo cáo.
- Làm việc tại văn phòng theo truyền thống: Làm việc từ xa có thể là một hình thức làm việc linh hoạt, trong đó nhân viên có không gian riêng tại văn phòng và thỉnh thoảng làm việc ở nơi khác. Nếu làm việc ngoài văn phòng, địa điểm đó thường nằm trong khoảng cách di chuyển hợp lý so với văn phòng thực tế của công ty.
- Giao tiếp: Làm việc từ xa có thể sử dụng điện thoại, email và các công cụ làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp khác. Họ có thể không cần phải liên lạc thường xuyên với đồng nghiệp.
- Phạm vi rộng: Do tính linh hoạt của hình thức làm việc này, những người làm việc từ xa thường có thể tự quản lý công việc và thời gian của mình.
Làm việc tại nhà là gì?
Nếu bạn đang thắc mắc “Làm việc từ xa là gì?” thì bạn không đơn độc. Làm việc từ xa có thể đề cập đến nơi bạn làm việc, cách bạn làm việc và giao tiếp, hoặc thậm chí là loại nhiệm vụ và công việc bạn được giao. Dưới đây là thông tin chuyên sâu hơn về ý nghĩa của làm việc từ xa:
- Làm việc ngoài văn phòng hoàn toàn: Các vị trí làm việc từ xa là những vai trò làm việc hoàn toàn ngoài văn phòng, nơi nhân viên không cần phải đến văn phòng thực tế. Trên thực tế, một số nhân viên làm việc từ xa được các công ty không có văn phòng thực tế thuê - những chủ lao động này có thể sử dụng các công cụ làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp nhỏ để xử lý các hoạt động và liên lạc.
- Làm việc từ mọi nơi: Làm việc từ xa có thể là hình thức làm việc từ bất kỳ khoảng cách nào so với chủ lao động của họ, thậm chí cả từ nửa bên kia bán cầu. Nhân viên làm việc từ xa có thể làm việc từ mọi nơi với kết nối Internet ổn định.
- Liên lạc: Nhân viên làm việc từ xa sử dụng giải pháp nhắn tin và hội thảo video yêu cầu kết nối Internet ổn định. Mặc dù nhân viên làm việc từ xa không phải làm việc tại chỗ, nhưng họ vẫn phải có mặt như khi họ đang ở văn phòng.
- Phạm vi cố định: Những người làm việc từ xa thường có nhiệm vụ và công việc được giao thường xuyên mà họ phải quản lý kịp thời.
Các loại hình sắp xếp công việc làm từ xa
Thuật ngữ làm việc từ xa có thể được áp dụng cho nhiều hình thức làm việc khác nhau. Sau đây là một số ví dụ:
- Toàn thời gian: Nhân viên luôn làm việc ngoài môi trường văn phòng thực tế. Điều này cũng có thể được mô tả như một hình thức làm việc từ xa.
- Mô hình làm việc bán thời gian: Với hình thức làm việc bán thời gian, nhân viên sẽ dành phần lớn thời gian làm việc tại một địa điểm cố định.
- Mô hình làm việc kết hợp: Tương tự như làm việc bán thời gian, nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp sẽ làm việc cả tại văn phòng và ngoài văn phòng. Người sử dụng lao động có thể đưa ra yêu cầu cố định về thời gian phải dành cho công việc tại văn phòng hoặc ngoài văn phòng, hoặc họ có thể làm việc với nhân viên để tìm ra sự cân bằng hiệu quả nhất.
- Mô hình làm việc tạm thời: Nhân viên có hợp đồng làm việc từ xa tạm thời có thể linh hoạt làm việc ngoài văn phòng trong một khoảng thời gian cố định. Ví dụ có thể bao gồm sự kiện thay đổi cuộc sống, quá trình phục hồi sức khỏe hoặc tham gia khóa học phát triển ngoài văn phòng.
- Cung cấp không gian văn phòng ngắn hạn: Còn được gọi là hệ thống văn phòng linh hoạt, cung cấp không gian văn phòng ngắn hạn là nơi nhân viên làm việc tại các không gian không dành riêng (như bàn làm việc với trạm kết nối máy tính xách tay và màn hình) vào những dịp họ phải làm việc tại văn phòng.
- Làm việc từ bất kỳ đâu: Thuật ngữ khác cho làm việc từ xa, làm việc từ bất kỳ đâu có nghĩa là nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ từ bất kỳ vị trí nào miễn là họ có thể kết nối trực tuyến với chủ lao động của họ.
- Làm việc tự do, làm việc tạm thời và làm việc theo hợp đồng: Giống như những người đồng nghiệp làm việc tại văn phòng, những nhân viên này làm việc trong một dự án giới hạn hoặc trong một khoảng thời gian cố định—nhưng trong trường hợp này, từ một địa điểm xa như văn phòng tại nhà.
Tạo ra nơi làm việc thông minh với Microsoft Teams
Khám phá cách thức thông minh để họp, gọi điện, trò chuyện và cộng tác.
Lợi ích của làm việc từ xa
Làm việc từ xa có nhiều lợi ích khác nhau, trong đó bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí. Nhân viên làm việc tại nhà có thể cắt giảm chi phí đi lại vốn thường dành cho việc đi lại. Chủ lao động cũng có thể giảm chi phí như hệ thống sưởi và làm mát văn phòng lớn hơn nếu nhân viên không thường xuyên làm việc tại văn phòng. Làm việc từ xa đối với các doanh nghiệp nhỏ thậm chí có thể loại bỏ nhu cầu về văn phòng thực tế, tiết kiệm tiền thuê nhà và các chi phí bất động sản khác.
- Tiết kiệm thời gian. Với số giờ đi làm giảm, nhân viên có nhiều thời gian hơn trong ngày. Điều này có thể là dành nhiều thời gian hơn cho công việc, thay đổi lịch trình làm việc vào những giờ họ làm việc hiệu quả nhất hoặc thời gian cá nhân. Chủ lao động có thể thấy nhân viên làm việc từ xa thực sự dành nhiều thời gian làm việc hơn những người đi làm đến nơi làm việc thực tế.
- Cải thiện sự cân bằng công việc và cuộc sống. Người làm việc từ xa có thể linh hoạt điều chỉnh lịch làm việc của mình để phù hợp với các cam kết cá nhân, giảm đáng kể căng thẳng khi cân bằng cả hai. Chủ lao động cũng nhận được lợi ích của làm việc từ xa, dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên được cải thiện và tăng năng suất làm việc trong môi trường kết hợp. Những nhân viên hài lòng hơn, ít căng thẳng hơn sẽ làm việc hiệu quả hơn và có nhiều khả năng ở lại vai trò đó, giảm nhu cầu đào tạo và nhập môn.
- Giảm tác động môi trường. Giảm thời gian đi lại giúp giảm lượng khí thải nhà kính từ xe cộ—một trong những lợi ích hấp dẫn nhất của làm việc từ xa. Ít ô tô hơn trên đường cũng có nghĩa là chất lượng không khí được cải thiện, điều này góp phần vào sức khỏe chung của mọi người ở những khu vực đông đúc. Làm việc từ xa cũng có thể dẫn đến giảm nhu cầu về không gian văn phòng, điều này có thể làm giảm mức tiêu thụ năng lượng liên quan đến hệ thống sưởi, làm mát và cấp năng lượng cho các tòa nhà văn phòng.
- Tăng năng suất. Người làm việc từ xa thường dành thời gian để tạo môi trường làm việc chuyên dụng, chẳng hạn như văn phòng tại nhà. Không phải chịu những gián đoạn thường gặp tại nơi làm việc, những người làm việc từ xa có thể tập trung hoàn thành công việc của mình. Các công cụ như Điện thoại Teams, Phòng họp Teams và Teams Cao cấp giữ cho những người làm việc từ xa được kết nối đồng thời giúp họ hoàn thành công việc nhanh hơn.
- Tiếp cận công việc và nhân tài tốt hơn. Những người đang tìm kiếm vị trí từ xa, toàn thời gian có thể tìm kiếm công việc ở mọi vị trí. Điều này cho phép họ có cơ hội làm việc và phát triển sự nghiệp theo những cách có thể bị giới hạn trong khu vực địa lý của họ. Điều đó cũng có nghĩa là họ có thể sống ở nơi họ muốn và tìm công việc. Đối với chủ lao động, đây là một trong những lợi ích tuyệt vời nhất của làm việc từ xa vì cho phép bất kỳ ai trên thế giới tiếp cận nhiều ứng viên. Họ có nhiều lựa chọn hơn để tìm ứng viên phù hợp cho công ty của mình, đặc biệt là nếu một vai trò có các yêu cầu trải nghiệm cụ thể có thể khó tìm được ở địa phương.
Những thách thức của làm việc từ xa
Mặc dù lợi ích của làm việc từ xa là đáng kể nhưng chúng có thể đi kèm với một số thách thức cho cả chủ lao động và nhân viên. Một số bất lợi của làm việc từ xa bao gồm:
- Cách ly xã hội. Đối với nhân viên đã quen làm việc trong văn phòng thực tế, có thể mất một chút thời gian để học cách làm việc tại nhà mà không có sự tương tác xã hội hàng ngày. Chủ lao động và người lao động phải tìm ra những cách sáng tạo và phù hợp với làm việc từ xa để đáp ứng những nhu cầu xã hội này trong các hình thức làm việc từ xa.
- Thiếu thông tin liên lạc. Cả chủ lao động và nhân viên đều có thể cảm thấy rằng họ không liên lạc với nhau nhiều như khi họ làm việc tại văn phòng. Chủ lao động có thể sử dụng các giải pháp công nghệ để quản lý nhóm từ xa và giữ liên lạc thường xuyên với nhân viên.
- Chi phí không gian làm việc. Mặc dù nhiều chủ lao động sẽ cung cấp cho nhân viên làm việc từ xa các thiết bị làm việc cơ bản (máy tính xách tay, chuột, trạm kết nối), việc mua các thiết bị bổ sung như bàn làm việc và ghế văn phòng có thể thuộc trách nhiệm của nhân viên. Việc tạo môi trường làm việc tại nhà chuyên nghiệp có thể tốn rất nhiều chi phí cho nhân viên.
- Sự xao nhãng do bên ngoài. Ngay cả khi có văn phòng tại nhà riêng, cuộc sống cá nhân và công việc không phải lúc nào cũng dễ tách biệt đối với những người làm việc từ xa. Và trong những ngôi nhà không có phòng làm việc riêng, sự tách biệt này thậm chí còn mờ nhạt hơn. Các công cụ và sắp xếp công việc linh hoạt đặt ra kỳ vọng về tính sẵn sàng có thể giúp nhân viên cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc của họ trong cùng một không gian.
- Nguy cơ kiệt sức. Sự căng thẳng từ cảm giác như thể bạn không rời khỏi công việc có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và mức độ hài lòng về công việc. Các giải pháp làm việc từ xa với các tính năng quản lý thời gian có thể giúp người làm việc từ xa biết khi nào nên nghỉ ngơi. Và chủ lao động có thể đặt ra kỳ vọng về thời gian những người làm việc từ xa phải làm việc và thời gian họ không làm việc.
- Sự cố về công nghệ. Hỗ trợ CNTT có thể khó khăn khi nhân viên không làm việc trong cùng tòa nhà với bộ phận trợ giúp của họ. Trong khi nhiều vấn đề công nghệ có thể được xử lý từ xa, đây là một trong những trường hợp mà việc có phương tiện liên lạc thay thế (như số điện thoại hoặc ứng dụng di động) để liên hệ bộ phận hỗ trợ sẽ hữu ích.
- Các vấn đề về bảo mật. Người làm việc từ xa có thể được chủ lao động tin cậy xử lý dữ liệu nhạy cảm như thông tin khách hàng, hồ sơ tài chính hoặc bí mật độc quyền. Với hình thức làm việc từ xa, bảo mật là trách nhiệm của cả chủ lao động và nhân viên. Chủ lao động có thể cung cấp các giải pháp công nghệ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, trong khi nhân viên phải chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp bảo mật mạng tốt như khóa thiết bị và chỉ kết nối với các mạng an toàn.
Tương lai của làm việc từ xa và làm việc tại nhà
Làm việc từ xa và làm việc tại nhà sẽ tiếp tục phát triển—chúng sẽ không biến mất. Bất chấp những thách thức, nhiều chủ lao động và nhân viên vẫn thấy giá trị của làm việc từ xa. Văn hóa công ty, giá trị nhân viên, các sự kiện toàn cầu sẽ tiếp tục định hình việc làm vì nơi làm việc không chỉ đơn thuần là địa điểm thực tế.
Dưới đây là một số chủ đề định hình tương lai của làm việc từ xa:
- Mô hình làm việc kết hợp. Chúng ta có thể sẽ thấy các mô hình và chính sách làm việc kết hợp được xác định rõ ràng hơn vì chủ lao động và nhân viên giải quyết vấn đề tạo ra nơi làm việc thông minh phù hợp với họ. Khi nhu cầu làm việc từ xa toàn thời gian hoặc kết hợp của nhân viên tăng lên, chủ lao động có thể muốn chuẩn bị sẵn các chính sách dành cho họ.
- Công nghệ làm việc từ xa. Chúng ta sẽ tiếp tục thấy sự đổi mới trong các giải pháp và ứng dụng làm việc tại nhà tạo điều kiện thuận lợi cho năng suất, cộng tác và liên lạc.
- Lực lượng lao động toàn cầu và văn phòng phân tán. Làm việc từ xa đang tạo điều kiện kết nối toàn cầu giữa chủ lao động và nhân viên. Vai trò và nhân tài giờ đây có thể được kết hợp dựa trên năng lực, không phải dựa trên khoảng cách gần.
- Thay đổi về quy định. Các chính phủ và cơ quan quản lý có thể tham gia nhiều hơn vào các khía cạnh lao động, quyền riêng tư và bảo mật khi làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn trong các ngành được quản lý cao như chăm sóc sức khỏe.
- Bảo mật và bảo vệ dữ liệu. Mối lo ngại về an ninh mạng khi làm việc từ xa đã trở nên xác đáng hơn đối với cả chủ lao động và người làm việc từ xa. Các công cụ lưu trữ dữ liệu và truyền thông có tính năng bảo mật tích hợp sẽ tiếp tục được người làm việc từ xa và chủ lao động ưa chuộng.
- Tác động môi trường. Làm việc từ xa cho phép chủ lao động có thêm các lựa chọn kinh doanh mà không ảnh hưởng đến các giá trị môi trường. Các doanh nghiệp và nhân viên ưu tiên môi trường có thể hoàn thành công việc trong khi giảm dấu chân sinh thái—giảm đi lại hàng ngày và giảm lượng khí thải phương tiện, cũng như tiết kiệm năng lượng nhờ giảm nhu cầu về không gian văn phòng lớn.
- Sức khỏe tinh thần và sự cân bằng công việc và cuộc sống. Chủ lao động ưu tiên sức khỏe tinh thần và cân bằng công việc và cuộc sống của người làm việc từ xa có thể tự thiết lập để không chỉ đạt năng suất cao mà cả tỷ lệ giữ chân và trung thành cao. Chủ lao động nên cân nhắc áp dụng các chính sách và giải pháp hỗ trợ nhu cầu cá nhân của nhân viên, chẳng hạn như giao lưu, ngắt kết nối công việc và các công cụ hỗ trợ phong cách làm việc của họ.
Giải pháp làm việc từ xa từ Microsoft
Để làm việc từ xa thành công cần có cả văn hóa phù hợp với tính chất làm việc từ xa cũng như công nghệ hỗ trợ. Với các công cụ và tư duy phù hợp, làm việc từ xa có thể mang lại cho cả chủ lao động và người lao động nhiều lợi ích như tăng năng suất, cải thiện sự cân bằng công việc và cuộc sống và tiết kiệm chi phí. Có được mọi thứ bạn cần để tạo một nơi làm việc thông minh với Microsoft Teams và các ứng dụng năng suất từ Microsoft 365 có thể giúp nhân viên làm việc từ mọi nơi. Tìm hiểu cách các giải pháp này có thể giúp ích cho nhân viên và tổ chức.
Các câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
- Các công việc diễn ra chủ yếu trên máy tính tại bàn làm việc riêng rất thích hợp để làm việc từ xa. Những vai trò công việc này bao gồm thiết kế đồ họa, người sáng tạo nội dung, nhà sản xuất web, nhà phân tích dữ liệu và lập trình viên.
- Các thuật ngữ đó có thể đồng nghĩa với nhau. Nhân viên làm việc tại nhà là người làm việc từ xa. Nhưng làm việc từ xa cũng áp dụng cho những nhân viên làm việc tại quán cà phê, không gian làm việc chung và các địa điểm khác ngoài văn phòng.
- Làm việc từ xa thường yêu cầu kết nối Internet đáng tin cậy, thường đủ mạnh để hỗ trợ cuộc gọi thoại và hội thảo video. Người làm việc từ xa có thể cần máy tính xách tay do công ty cung cấp và mọi phần mềm năng suất liên quan cần thiết để làm việc.
- Làm việc từ xa thành công đòi hỏi việc kết hợp tạo ra một môi trường làm việc năng suất, duy trì giao tiếp rõ ràng và quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả. Có thể mất chút thời gian và rèn luyện để tìm hiểu cách làm việc hiệu quả tại nhà hoặc quản lý nhóm từ xa. Đó là lý do tại sao chủ lao động và nhân viên cần thảo luận về nơi làm việc và những kỳ vọng về kết quả bàn giao khi tuyển dụng.
- Làm việc từ xa còn được gọi là làm việc tại nhà. Một số người sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau trong khi những người khác phân biệt chúng dựa trên vị trí của nhân viên so với chủ lao động.
Theo dõi Microsoft 365