Xương sống của các tổ chức bền bỉ: Giải mã khả năng kinh doanh liên tục
Tạo ra nơi làm việc thông minh với Microsoft Teams
Khám phá cách thức thông minh để họp, gọi điện, trò chuyện và cộng tác.
Tính liên tục trong kinh doanh là gì?
Bất kể bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực nào, những gián đoạn bất ngờ đều có thể xảy ra. Sự cố mất điện, thiên tai, đứt gãy chuỗi cung ứng, sự cố mạng, hỏng hóc thiết bị và các vấn đề vật lý và kỹ thuật khác đều có thể làm gián đoạn khả năng hoạt động và phát triển của bạn.
Để đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho các sự kiện bất ngờ, bạn cần biết phải làm gì khi mọi thứ đi chệch hướng—và đây là lúc tính liên tục trong kinh doanh phát huy tác dụng. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về tính liên tục trong kinh doanh, bao gồm cả việc khôi phục sau thảm họa, và những gì cần đưa vào kế hoạch liên tục trong kinh doanh của bạn. Ngoài ra, hãy tìm hiểu về quản lý tính liên tục trong kinh doanh và các giải pháp liên tục trong kinh doanh.
Tính liên tục trong kinh doanh là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Tính liên tục trong kinh doanh là mức độ sẵn sàng của một tổ chức để tiếp tục hoạt động trong thời gian xảy ra gián đoạn. Tính liên tục trong kinh doanh quan trọng vì nó giảm thiểu tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn đối với khách hàng, nhân viên và đối tác.
Sở hữu một kế hoạch liên tục trong kinh doanh (BCP)—bao gồm việc phân tích, công nghệ, tài liệu hướng dẫn, đào tạo, các thành viên cốt lõi của đội ngũ và các quy trình liên quan đến việc giải quyết các tình huống khủng hoảng tiềm ẩn—là điều sống còn để đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh. Một kế hoạch BCP bao gồm các mục tiêu tập trung vào việc giảm thiểu tác động tiềm ẩn của khủng hoảng đối với tài chính và danh tiếng của công ty—đồng thời duy trì các tiêu chuẩn và quy định tuân thủ của ngành, khu vực và toàn cầu.
Sự khác biệt giữa tính liên tục trong kinh doanh và khôi phục sau thảm họa là gì?
Mặc dù tính liên tục trong kinh doanh và khôi phục sau thảm họa thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng không phải là một.
Khôi phục sau thảm họa là một phần cốt lõi của kế hoạch liên tục trong kinh doanh và tập trung cụ thể vào các hệ thống, dữ liệu và cơ sở hạ tầng CNTT. Nó bao gồm công nghệ, chiến lược và quy trình để lưu trữ, khôi phục và phục hồi dữ liệu cũng như bảo vệ chống lại các mối đe dọa an ninh mạng.
Để một kế hoạch BCP thành công trong việc giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, giảm thiểu rủi ro và khắc phục các sự cố như mất mát và hỏng hóc dữ liệu, các biện pháp khôi phục sau thảm họa là vô cùng quan trọng. Mặc dù cả hai đều liên quan đến quy trình, con người và công nghệ, tính liên tục trong kinh doanh mang lại một phạm vi rộng hơn nhiều để bao quát các bước cần thiết nhằm duy trì hoạt động trên mọi bộ phận của một doanh nghiệp.
Những gì nên được bao gồm trong một kế hoạch liên tục trong kinh doanh?
Có ba thành phần của một kế hoạch liên tục trong kinh doanh cần xem xét:
- Khả năng phục hồi—phát triển các chức năng kinh doanh và cơ sở hạ tầng để chuẩn bị sẵn sàng cho một tình huống bất ngờ.
- Khôi phục—thiết lập các giải pháp sao lưu và khôi phục cho các ứng dụng, hệ thống và mạng của bạn; xác định hệ thống nào cần được ưu tiên trong trường hợp xảy ra thảm họa; và chọn một nhà cung cấp bên thứ ba để được trợ giúp và cung cấp thêm nguồn lực nếu cần thiết.
- Dự phòng—xây dựng các bước cần làm nếu xảy ra gián đoạn. Điều này bao gồm việc thiết lập một chuỗi mệnh lệnh với những nhân sự chủ chốt và xác định trách nhiệm của họ khi liên quan đến truyền thông, công nghệ, hợp đồng với bên thứ ba và điều phối các không gian tạm thời.
Hãy ghi nhớ những điều này ở mỗi bước trong quy trình lập kế hoạch để giúp đảm bảo kế hoạch BCP của bạn bao quát toàn bộ phạm vi doanh nghiệp.
Với ba thành phần cốt lõi này, hãy thực hiện các bước sau để bắt đầu xây dựng kế hoạch liên tục trong kinh doanh của bạn:
- Chạy một phân tích tác động kinh doanh (BIA), trong đó xem xét các chức năng, quy trình kinh doanh và công nghệ hiện tại của bạn. Một phân tích sẽ vạch trần các lỗ hổng, rủi ro và mối đe dọa tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải. Làm như vậy giúp xác định các khu vực cần cải thiện và những gì cần ưu tiên. Sau khi phân tích, bạn cũng có thể cân nhắc việc đầu tư thêm vào công nghệ.
- Phác thảo và phân công trách nhiệm cho người sẽ ủy quyền, hành động và hỗ trợ trong trường hợp xảy ra khủng hoảng. Các cá nhân này sẽ thực hiện bất kỳ bước cần thiết nào, làm đầu mối liên lạc, thu thập tài nguyên và hướng dẫn các nỗ lực nhằm giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động cho các chức năng kinh doanh bị ảnh hưởng.
- Xác định các hình thức truyền thông thay thế trong trường hợp các phương tiện truyền thông tiêu chuẩn của bạn bị ảnh hưởng do mất điện hoặc ngừng hoạt động.
- Chuẩn bị thiết bị dự phòng trong trường hợp hư hỏng hoặc mất điện để ngăn các chức năng quan trọng của doanh nghiệp bị dừng lại.
- Hiểu và tuân theo các tiêu chuẩn liên tục trong kinh doanh, là các yêu cầu pháp lý và quy định được xác định cho một ngành. Những điều này hữu ích khi xác định các bước bạn cần thực hiện trong các tình huống như bị xâm nhập hoặc mất dữ liệu.
Tạo ra một kế hoạch không phải là bước cuối cùng—để biến tính liên tục trong kinh doanh thành một phần quan trọng trong tổ chức của bạn, bạn cũng cần quản lý tính liên tục trong kinh doanh.
Quản lý tính liên tục trong kinh doanh là gì?
Quản lý tính liên tục trong kinh doanh bao gồm các quy trình bạn áp dụng để thiết lập và duy trì kế hoạch liên tục trong kinh doanh của mình. Việc này nên bao gồm những điều sau đây:
- Tạo ra các chính sách xác định phạm vi, mục tiêu và các nguyên tắc của tính liên tục trong kinh doanh. Những chính sách này phải luôn đặt khách hàng làm trọng tâm để đảm bảo bạn đã ghi chép lại những chức năng quan trọng nào của doanh nghiệp có thể tác động đến khách hàng và ai là người tham gia vào việc truyền thông dịch vụ khách hàng trong trường hợp xảy ra mất điện hoặc gián đoạn.
- Tập hợp các đội ngũ liên tục trong kinh doanh trên khắp tổ chức của bạn, những người có thể truyền thông và thực thi các chính sách cũng như quy trình được đưa ra. Các nhân viên này sẽ tham gia vào các đợt đánh giá và thử nghiệm liên tục để đảm bảo mọi thứ và mọi người đều được chuẩn bị kỹ lưỡng cho một sự cố.
- Hỗ trợ một văn hóa liên tục trong kinh doanh bằng cách giáo dục toàn bộ tổ chức của bạn về các rủi ro, chính sách và tài liệu hướng dẫn có sẵn. Cung cấp hoạt động đào tạo liên tục là một cách quan trọng để nâng cao nhận thức và thu thập dữ liệu nhằm xem có bất kỳ lỗ hổng hoặc khu vực nào cần cải thiện hay không.
- Duy trì các tiêu chuẩn tuân thủ và thực hành tốt nhất được cập nhật để đảm bảo các quy trình, luồng công việc và nhân viên của bạn đều làm việc trong các tiêu chuẩn ngành chính xác khi chúng liên quan đến dữ liệu. Nếu một doanh nghiệp không bắt kịp và một gián đoạn bất ngờ xảy ra, sẽ có nguy cơ gia tăng thiệt hại tài chính, chi phí pháp lý và các khoản phạt.
Việc theo dõi tất cả các phần phát triển liên tục của một kế hoạch liên tục trong kinh doanh có thể là một thách thức lớn đối với một tổ chức đang phát triển. Để giảm bớt thời gian và công sức bỏ ra, nhiều doanh nghiệp đầu tư vào các giải pháp liên tục trong kinh doanh.
Tôi nên cân nhắc những loại giải pháp liên tục trong kinh doanh nào?
Các giải pháp liên tục trong kinh doanh bạn chọn nên dựa trên nhu cầu của tổ chức của bạn. Tùy thuộc vào ngành bạn đang hoạt động, quy mô công ty và các chức năng quan trọng của doanh nghiệp, bạn sẽ tìm thấy một loạt các phần mềm và tài nguyên có sẵn. Các tùy chọn này bao gồm:
- Các giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây, cung cấp một vị trí từ xa, bảo mật để sao lưu và chạy các luồng công việc và ứng dụng, cũng như lưu trữ dữ liệu. Nếu có sự cố xâm nhập hoặc lỗi gây mất dữ liệu, bạn có thể truy cập những gì mình cần từ đám mây.
- Các công cụ sao lưu và khôi phục để tạo các bản sao của dữ liệu, ứng dụng và hệ thống trong cơ sở hạ tầng CNTT của bạn. Nếu bất kỳ thứ gì bị xóa, bị hỏng hoặc bị tắt trong thời gian gián đoạn, bạn có thể khôi phục chúng và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động. Các giải pháp này cung cấp các tùy chọn khác nhau để chạy sao lưu, bao gồm tự động theo lịch trình, tức thì hoặc khi cần thiết.
- Các công cụ ảo hóa giúp sao chép môi trường và không gian làm việc. Nếu xảy ra mất điện hoặc sự cố thiết bị, nhân viên vẫn có thể truy cập các ứng dụng của họ và chạy các quy trình như bình thường, giảm thời gian ngừng hoạt động có thể ảnh hưởng đến dịch vụ.
- Hợp đồng với các nhà cung cấp bên thứ ba, chẳng hạn như dịch vụ khôi phục sau thảm họa dạng dịch vụ (DRaaS) và sao lưu dạng dịch vụ. Dựa trên thỏa thuận của bạn, một nhà cung cấp có thể chạy sao lưu dữ liệu, lưu trữ cơ sở hạ tầng CNTT của bạn và cung cấp hỗ trợ trong trường hợp xảy ra thảm họa. Các dịch vụ này thường được cung cấp dưới dạng gói đăng ký hoặc mô hình trả theo mức sử dụng và bao gồm sự hỗ trợ từ các chuyên gia CNTT và an ninh mạng.
- Các công cụ truyền thông hợp nhất để hỗ trợ sự cộng tác trên toàn bộ tổ chức của bạn. Với một nền tảng duy nhất để kết nối các nhân viên tuyến đầu, đại lý dịch vụ khách hàng và các thành viên cốt lõi khác trong các đội ngũ liên tục của bạn, việc cập nhật cho mọi người về các gián đoạn và quản lý các ca làm việc cũng như lịch trình trở nên dễ dàng hơn để đảm bảo đúng người luôn sẵn sàng.
Tính liên tục trong kinh doanh nên là ưu tiên hàng đầu cho bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào muốn đảm bảo tính an toàn và bảo mật. Để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch, có một số giải pháp sẵn có giúp việc lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh trở nên dễ dàng hơn. Mặc dù bạn không thể dự đoán hoặc ngăn chặn mọi sự cố gián đoạn, nhưng với các công cụ phù hợp, một kế hoạch vững chắc và một đội ngũ được đào tạo bài bản, tính liên tục trong kinh doanh có thể giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên cho toàn bộ tổ chức của bạn.
Tìm hiểu thêm
• Xây dựng kế hoạch liên tục trong kinh doanh của bạn
• Tính liên tục trong kinh doanh và khôi phục sau thảm họa
Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.
Bắt đầu sử dụng Microsoft 365
Vẫn là Office quen thuộc, cùng với các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – mọi lúc, mọi nơi.
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365