Hướng dẫn sử dụng BPMN trong công việc dành cho người mới bắt đầu
BPMN là gì?
Trăm nghe không bằng một thấy. Một bức ảnh có giá trị bằng nghìn từ ngữ. Hãy cho tôi thấy, đừng chỉ nói với tôi. Chính những câu thành ngữ như thế này đã làm cho Mô hình hóa Quy trình Nghiệp vụ (BPMN) trở nên cực kỳ phổ biến trong nhiều loại hình doanh nghiệp, ngành nghề và chuyên môn khác nhau. Nhưng chính xác thì BPMN là gì và nó hoạt động như thế nào?
Tóm lại, BPMN là một phương pháp sơ đồ luồng tiêu chuẩn hóa cho phép bạn tạo và chia sẻ các sơ đồ dễ hiểu. Các sơ đồ này có thể mô hình hóa một cách trực quan các bước của một quy trình nghiệp vụ từ đầu đến cuối.
Ví dụ về sơ đồ quy trình thay đổi địa chỉ trong BPMN (phía trên)
Mặc dù có một vài phương pháp mô hình hóa quy trình ngoài kia, BPMN đã nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn thực tế cho việc mô hình hóa quy trình, và điều đó hoàn toàn có lý do chính đáng.
Nó có những khả năng gì?
Một trong những lợi ích lớn nhất của BPMN nằm ở khả năng tạo ra các sơ đồ luồng đơn giản hoặc phức tạp tùy theo nhu cầu. Điều đó giúp các bên liên quan ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp (dù là dân kỹ thuật hay không chuyên) đều có thể dễ dàng thấu hiểu.
Chính đặc tính này có lẽ là lý do giải thích cho sự phổ biến của BPMN. Một khảo sát năm 2016 cho thấy 64% doanh nghiệp có mong muốn áp dụng BPMN để đơn giản hóa các quy trình nghiệp vụ của họ. Mục tiêu của hầu hết các công ty rất đơn giản: tiết kiệm tiền bằng cách giảm chi phí và nâng cao năng suất.
Tại sao nó lại cần thiết?
Thách thức và lợi ích là rất lớn. Hãy xem xét các số liệu thống kê sau từ một cuộc khảo sát doanh nghiệp năm 2018:
- 37% số người được hỏi cho biết tổ chức của họ đang triển khai nhiều dự án quy trình nghiệp vụ cấp cao cùng một lúc
- 93% tổ chức trong cuộc khảo sát đang tham gia vào vô số dự án cải tiến quy trình
- 79% cho biết họ đang sử dụng các công cụ phần mềm quy trình để mô hình hóa các quy trình mà họ đang phân tích và lên kế hoạch thay đổi
- Ngoài ra, 65% số người được khảo sát đồng ý hoặc hoàn toàn đồng ý rằng các quy trình và công nghệ BPMN đã giúp tổ chức của họ cải thiện hiệu quả, tính linh hoạt và sự hài lòng của khách hàng
- Tuy nhiên, phần lớn (52%) số người được hỏi nói rằng họ chỉ thỉnh thoảng mới mô hình hóa hoặc ghi chép lại các quy trình của công ty mình
Ngoài việc nâng cao hiệu quả, các động lực liên quan khác để thúc đẩy công việc tối ưu quy trình nghiệp vụ bao gồm:
- Tăng mức độ hài lòng của khách hàng
- Nâng cao khả năng phản ứng của tổ chức
- Cải thiện sự điều phối và kiểm soát trong doanh nghiệp
- Ra mắt một sản phẩm hoặc dòng sản phẩm kinh doanh mới
- Tuân thủ các quy định mới
- Phản ứng trước các sự kiện đặc biệt như sáp nhập hoặc mua lại doanh nghiệp
Từ CNTT, dịch vụ tài chính, bảo hiểm và sản xuất, đến giáo dục, viễn thông, bán lẻ, máy tính và phần mềm, mọi công ty đều có thể hưởng lợi từ các quy trình doanh nghiệp hoặc tổ chức được cải tiến.
BPMN được sử dụng như thế nào?
Mục tiêu của BPMN là mang lại cho mọi người cái nhìn rõ ràng về một quy trình từ đầu đến cuối. Nó giúp cung cấp một lộ trình trực quan nhằm thu hẹp các khoảng cách, hiển thị trình tự của các hoạt động nghiệp vụ cần thiết để đi từ đầu này đến đầu kia của một quy trình.
Dưới đây là một vài lợi ích mà các doanh nghiệp có thể gặt hái được bằng cách sử dụng BPMN:
- Truyền thông và cộng tác dễ dàng hơn để đạt được mục tiêu chung
- Biểu diễn trực quan đơn giản về các bước thực hiện
- Khả năng tùy chỉnh dựa trên vai trò của các bên liên quan (ví dụ: nhà phân tích, người tham gia quy trình, quản lý, nhà phát triển, các đội ngũ bên ngoài và cố vấn)
- Nhận diện các vấn đề trong quy trình có thể cần giải pháp khắc phục
- Cái nhìn sâu sắc về các khu vực tiềm năng cần cải tiến
- Khuyến khích các kết quả đạt chất lượng cao hơn
Các ví dụ về mô hình hóa quy trình
Định hướng doanh nghiệp
Nhiều chuyên gia và tổ chức muốn mô hình hóa một quy trình cấp cao, lấy con người làm trung tâm. Trong trường hợp này, việc chỉ sử dụng một vài ký hiệu cơ bản sẽ đòi hỏi ít kiến thức chuyên sâu về BPMN hơn, giúp cho cách ký hiệu trở nên đơn giản. Ngược lại, các mô hình này cũng có thể được điều chỉnh để trở nên vô cùng chi tiết cho các kỹ sư CNTT và các bên liên quan về mặt kỹ thuật khác.
Dưới đây chỉ là một vài ví dụ về các loại quy trình mà các sơ đồ luồng này có thể mô tả một cách trực quan:
- Xử lý khiếu nại qua cuộc gọi của khách hàng
- Bán sản phẩm trực tuyến
- Luồng công việc sản xuất
- Xử lý hồ sơ yêu cầu bồi thường bảo hiểm
- Sơ đồ luồng tuyển dụng việc làm
- Các phương pháp đào tạo hội nhập
Ví dụ về quy trình BPMN với sơ đồ cổng quy trình
Dùng thử Visio miễn phí trong 1 tháng
Sau khi hết thời gian dùng thử miễn phí một tháng, bạn sẽ thanh toán theo phí đăng ký hiện hành. Cần có thẻ tín dụng. Hủy bỏ bất cứ lúc nào để dừng việc thu phí trong tương lai.
Định hướng kỹ thuật
Như đã đề cập trước đó, bạn có thể tạo các sơ đồ chi tiết đến từng mức độ mong muốn. Ví dụ: mô tả các luồng quy trình lấy CNTT làm trung tâm, lập trình và nhiều hơn nữa:
- Các dịch vụ web B2B
- Trực quan hóa việc thực thi mã trong một chương trình
- Minh họa cấu trúc của một trang web hoặc ứng dụng
- Xem cách khách truy cập điều hướng một trang web
- Hiển thị luồng dữ liệu trong các hệ thống như nhập dữ liệu, bộ xử lý và mạng truyền thông
Trong các phiên bản phức tạp hơn, bạn sẽ có thể mô hình hóa các sự kiện nghiệp vụ phức tạp, chẳng hạn như tin nhắn, bộ hẹn giờ, các quy tắc kinh doanh và các điều kiện lỗi. Hãy cùng khám phá thêm về các phiên bản phức tạp này của BPMN.
Các thành phần và ký hiệu trong BPMN 2.0
Hệ thống ký hiệu BPMN có năm danh mục thành phần cơ bản và trong các danh mục đó có nhiều hình khối và ký hiệu khác nhau. Dưới đây là một cái nhìn tổng quan nhanh:
Các đối tượng luồng
Các thành phần này hiển thị hành vi trong một quy trình nghiệp vụ và bao gồm:
- Hoạt động (Activities): Công việc được thực hiện hoặc các nhiệm vụ của một người hoặc hệ thống (được hiển thị dưới dạng hình chữ nhật bo tròn góc).
- Sự kiện (Events): Những gì xảy ra trong một quy trình: Bắt đầu, Trung gian và Kết thúc (được hiển thị dưới dạng các hình tròn).
- Cổng quy trình (Gateways): Mô tả lộ trình của luồng trình tự trong một quy trình (được hiển thị dưới dạng hình thoi). Các chi tiết bổ sung có thể bao gồm các điểm ra quyết định.
Các đối tượng dữ liệu
Các thành phần này cung cấp thông tin về dữ liệu trong một quy trình. Dữ liệu được biểu diễn theo bốn cách:
- Dữ liệu đầu vào (được hiển thị dưới dạng một trang giấy có một góc gấp và một mũi tên hướng sang phải) là các nhiệm vụ phụ thuộc vào dữ liệu. Chúng không thể tiếp tục cho đến khi các dữ liệu cụ thể được thu thập.
- Dữ liệu đầu ra (được hiển thị dưới dạng một trang giấy có một góc gấp và một mũi tên đặc hướng sang phải) được sử dụng để hiển thị khi quy trình tạo ra dữ liệu.
- Thu thập dữ liệu (được hiển thị dưới dạng một trang giấy có một góc gấp với ba đường thẳng đặc ở chính giữa phía dưới) là bất kỳ hành động thu thập dữ liệu nào được yêu cầu trong quy trình (ví dụ: một cuộc khảo sát).
- Kho dữ liệu (được hiển thị dưới dạng một thùng chứa) được sử dụng làm nơi để thu thập bất kỳ dữ liệu nào thu được từ quy trình.
Các đối tượng kết nối
Các thành phần này kết nối các đối tượng luồng với nhau hoặc với thông tin khác, và hiển thị luồng của một quy trình:
- Luồng trình tự (được hiển thị bằng một mũi tên đặc hướng sang phải) mô tả thứ tự của các hoạt động được thực hiện.
- Luồng thông báo (được hiển thị dưới dạng mũi tên đứt nét hướng sang phải với một hình tròn ở phía bên trái) mô tả các thông báo và thứ tự luồng giữa các bên tham gia.
- Mối liên kết (được hiển thị dưới dạng đường chấm chấm) liên kết văn bản và các tạo tác với một sự kiện.
Các làn
Thuật ngữ này đại diện cho các bể chứa và các làn.
- Bể chứa (Pool): "Thùng chứa" cho một quy trình đơn lẻ.
- Làn (Lanes): Các làn này phân loại hoạt động bên trong bể chứa. Được hiển thị theo chiều ngang hoặc chiều dọc, chúng chia nhỏ bể chứa thành các phần để hiển thị trách nhiệm và vị trí diễn ra các sự kiện.
Các tạo tác
Các thành phần này cung cấp thêm chi tiết về quy trình. Có hai loại tạo tác:
- Nhóm: Được hiển thị dưới dạng các hộp có rãnh khía, chúng bao quanh một nhóm các thành phần để hiển thị rằng chúng có liên quan với nhau.
- Chú thích văn bản: Đây đơn giản là các ghi chú (được bắt đầu bằng một dấu ngoặc vuông mở bên trái) mà người đọc có thể dễ dàng nhìn thấy mà không cần bấm mở chi tiết. Còn được gọi là chú thích.
Đơn giản hóa BPMN bằng phần mềm
Khi nói đến việc tạo sơ đồ luồng của bạn, không cần phải mất công làm lại từ đầu, đặc biệt nếu bạn chỉ mới bắt đầu với BPMN.
Sử dụng một công cụ phần mềm sẽ cho phép bạn tạo các sơ đồ nhanh hơn và làm cho mô hình quy trình nghiệp vụ của bạn hiệu quả hơn. Hãy đảm bảo chọn phần mềm cho phép bạn:
- Bắt đầu vẽ sơ đồ nhanh chóng bằng cách dễ dàng tạo ra các sơ đồ chuyên nghiệp. Sơ đồ luồng BPMN với các mẫu và ví dụ có sẵn.
- Mang lại cho các sơ đồ của bạn một diện mạo chuyên nghiệp, hấp dẫn với các chủ đề và hiệu ứng được thiết kế sẵn.
- Tận dụng các tính năng trực quan như kéo và thả, căn chỉnh và định vị, cũng như tự động kết nối để xây dựng sơ đồ hiệu quả hơn.
- Làm việc trong một hệ sinh thái nội dung cung cấp bộ hình khối cốt lõi của BPMN 2.0 và hơn thế nữa, bao gồm hàng trăm ký hiệu khác nhau về mặt đồ họa.
- Có một mức độ hỗ trợ cho phép tạo ra cả các sơ đồ BPMN cơ bản lẫn các sơ đồ chi tiết hơn với logic ngoại lệ, thông tin về nguồn lực và vai trò, thông tin luồng dữ liệu cơ bản và thông tin truyền thông giữa các bên tham gia.
- Kiểm tra lỗi bằng cách xác thực sơ đồ của bạn dựa trên 76 quy tắc logic liên quan đến tính chính xác về mặt trực quan dựa trên tiêu chuẩn BPMN 2.0 và hiển thị danh sách các vấn đề để bạn xem xét.
- Tải lên bộ quy tắc hậu cần tùy chỉnh của riêng bạn liên quan đến tính chính xác về mặt trực quan.
- Chia sẻ công việc của bạn một cách tự do dưới dạng liên kết an toàn trên nền tảng web, tệp đính kèm, hình ảnh hoặc PDF và trả lời các nhận xét trực tuyến.
- Cộng tác với những người khác bằng cách sử dụng tính năng đồng soạn thảo, nhận xét và chú thích.
- Cùng chỉnh sửa sơ đồ với đội ngũ của bạn để duy trì một phiên bản chân thực duy nhất và giảm thiểu các xung đột về phiên bản.
- Xem ai đang làm việc trên các phần cụ thể của sơ đồ, nhận thông báo về các thay đổi và chọn thời điểm để hợp nhất các thay đổi đó vào một tệp gốc.
- Tích hợp các sơ đồ liên kết dữ liệu vào trang tổng quan Power BI. Sự tích hợp này có thể giúp thúc đẩy thông tin vận hành và kinh doanh để bạn có thể hiểu rõ hơn bức tranh tổng thể.
- Tự động hóa các luồng công việc của quy trình nghiệp vụ, thúc đẩy quá trình tạo lập và giúp bộ phận CNTT có thêm thời gian để tập trung vào các sáng kiến chiến lược
- Truy cập sơ đồ từ hầu như mọi nơi trên trình duyệt hoặc ứng dụng iPad®.
Mẹo để bắt đầu
Từ các chủ sở hữu quy trình doanh nghiệp lâu năm cho đến các nhà phân tích, việc đơn giản hóa các quy trình nghiệp vụ đều mang lại lợi ích, bất kể chúng đơn giản hay phức tạp đến đâu. Nếu thông tin có vẻ hơi quá tải, hãy nhớ điều này: bạn có thể tạo một sơ đồ luồng BPMN đơn giản và sau đó phát triển dần lên từ đó.
Nếu bạn muốn xem cách hoạt động, có rất nhiều mẫu và video hướng dẫn sẽ giúp bạn tạo một sơ đồ cơ bản, rồi bạn có thể bổ sung thêm chi tiết khi đã quen hơn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về việc sử dụng phần mềm và quy trình tuân thủ BPMN với hướng dẫn từng bước này.
Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.
Bắt đầu với Visio
Trực quan hóa và truyền đạt các ý tưởng, thông tin và quy trình từ hầu như mọi nơi, trên mọi thiết bị, với sự trợ giúp từ Visio.
Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.
Theo dõi Microsoft 365