This is the Trace Id: 73638fca8e1ed9e6b75781d23129d51f
Bỏ qua để tới nội dung chính Phát triển doanh nghiệp của bạn Quản lý doanh nghiệp của bạn Năng suất Công nghệ doanh nghiệp Mẹo doanh nghiệp

Tăng năng suất nhờ các mẹo và thủ thuật Outlook thiết yếu này

Người phụ nữ đang nhìn vào điện thoại.

Outlook hợp lý hóa email, lịch, danh bạ, tác vụ và nhiều nội dung khác. Tất cả ở cùng một nơi. Không có gì ngạc nhiên khi chứng kiến ​​sự tăng trưởng ổn định của Outlook trên thiết bị di động kể từ năm 2017! Có nhiều mẹo và thủ thuật trong Outlook để tăng năng suất dành cho tất cả những người dùng Outlook. 

 

Dưới đây là một số cách để tận dụng Outlook. 

 

Là một trong hàng triệu người dùng Outlook, bạn có thể nghĩ rằng mình đã biết cách sử dụng ứng dụng này hiệu quả nhất có thể. Để đề phòng, đây là 7 mẹo và thủ thuật bạn có thể chưa biết. 

Mẹo 1: Hãy để Outlook trò chuyện với bạn

Ừm, không hẳn là Outlook mà là trợ lý năng suất Cortana của Microsoft trò chuyện với bạn. Cortana được tích hợp vào Outlook mobile qua tính năng Phát email. Sau khi thiết lập tính năng này trong Outlook, bạn có thể nghe email mới mọi lúc, mọi nơi. Và bạn cũng có thể quản lý email. Chỉ cần sử dụng giọng nói của bạn, hoàn toàn rảnh tay, bạn có thể đánh dấu chưa đọc, gắn cờ, xóa và trả lời thư. 

 

Hơn thế nữa, Cortana không chỉ đọc email. Anh ấy hoặc cô ấy (theo lựa chọn của bạn) có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ khoa học. AI sẽ cho bạn biết về những thay đổi đối với các sự kiện và thậm chí xác định các xung đột lịch trình trên lịch của bạn. Xem cách thức hoạt động!

Mẹo 2: Sử dụng Hộp thư đến ưu tiên

Một hộp thư đến lộn xộn có thể khiến bạn thấy choáng ngợp và khó cuộn qua, đặc biệt là trên điện thoại. Hộp thư đến ưu tiên sẽ giúp bạn dễ dàng quét nhanh email để tìm nội dung bạn cần. Bạn có thể tạo hai hộp thư đến tương đương – Ưu tiên và Khác. Sau đó, chuyển đổi giữa hai hộp thư này bằng một thao tác trượt nút đơn giản ở đầu hộp thư đến của bạn. 

Outlook sắp xếp email cho bạn, chuyển các thư quan trọng vào hộp thư đến “Ưu tiên” và những thư như thư rác vào hộp thư “Khác”. Bạn có thể nhanh chóng phân loại lại thư bằng cách chuyển chúng từ mục này sang mục kia của hộp thư đến. Bạn còn có thể chọn “Luôn chuyển đến Ưu tiên” hoặc ngược lại nếu muốn nội dung liên lạc từ một người gửi xuất hiện ở một nơi cụ thể. 

Ngoài ra, bạn càng sử dụng tính năng Hộp thư đến Ưu tiên nhiều thì tính năng này càng thông minh hơn. Tính năng này chú ý đến cách bạn sắp xếp thư để phân loại thư đến tốt hơn và giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng.  

Mẹo 3: Chia sẻ lịch

Một người đang đi xe đạp.

Tận hưởng cuộc sống, tận dụng Outlook

Một cách thông minh để luôn cập nhật tính năng mới trong hộp thư đến. Tiết kiệm thời gian trong ngày của bạn với tính năng Phát email của tôi trong Outlook của iOS

Tất cả chúng ta đều biết chúng ta đang lãng phí quá nhiều thời gian trong các cuộc họp. Trong khi bạn cố gắng cải thiện điều đó ở tổ chức của mình, Outlook cho phép bạn loại bỏ sự kém hiệu quả khi tìm cách lên lịch cho một cuộc họp khác.

 

Với lịch dùng chung trong Outlook, bạn chỉ cần vào phần cài đặt lịch của mình và chọn những người mà bạn muốn chia sẻ, chẳng hạn như đồng nghiệp hoặc bạn bè. Bạn có thể đánh mã màu cho các nhóm khác nhau và quản lý quyền để cho phép những người bạn đang chia sẻ chỉ xem, chỉnh sửa hoặc quản lý lịch của bạn (với người đại diện). Hơn nữa, bạn cũng có thể chọn những chi tiết mà bạn chia sẻ: Tất cả, Chỉ tiêu đề và vị trí hoặc Chỉ khi tôi bận.

Mẹo 4: Tận dụng Trợ lý lập lịch biểu

Khi chia sẻ lịch của mình, bạn có thể sử dụng Trợ lý lập lịch biểu trên thiết bị di động thay vì gửi email qua lại để tìm thời gian tụ họp. Tạo sự kiện trên lịch của bạn và thêm những người mà bạn muốn mời. Sau đó, bạn có thể sử dụng công cụ chọn thời gian của Trợ lý Lập lịch biểu để kéo và thả vào thời điểm trên lịch có màu xanh lục. Điều đó có nghĩa là mọi người đều sẵn sàng. Hãy đặt lịch thời điểm đó!

Mẹo 5: Đề cập đến người khác để thu hút sự chú ý của họ

Khi đang làm việc trong văn phòng cùng với người khác, chúng ta có thể gọi “Jane ơi!” Khi nghe nhắc tên, Jane sẽ tạm dừng công việc và chú ý đến bạn. Bạn có thể làm tương tự từ điện thoại của mình với tính năng @ đề cập của Outlook. Khi bạn @Jane trong thư email, người nhận sẽ thấy họ đã được gọi vào cuộc hội thoại.  

Hơn nữa, khi người khác @ đề cập đến bạn, hộp thư đến sẽ hiển thị các câu có liên quan xung quanh phần @ đề cập ngay trong phần trích dẫn thư của bạn. Tính năng này cho bạn biết ngay lập tức những gì bạn cần chú ý. 

Mẹo 6: Tùy chỉnh các tùy chọn trượt nhanh

Trong ứng dụng hẹn hò, bạn trượt nhanh sang trái hoặc phải để chọn đối tượng kết đôi tiềm năng. Và bạn cũng có thể quyết đoán như vậy trong hộp thư đến Outlook. Mở Cài đặt Outlook mobile và chọn Tùy chọn trượt nhanh. Bạn có thể gán thao tác Trượt nhanh sang phải hoặc Trượt nhanh sang trái cho một số tác vụ ưu tiên:
  • Xóa
  • Đánh dấu là đã đọc
  • Đánh dấu là chưa đọc
  • Gắn cờ
  • Lưu trữ

Mẹo 7: Sử dụng tính năng “không làm phiền”

Việc kiểm tra email liên tục có thể khiến chúng ta cảm thấy mình giống như chuột bạch vậy. Chúng ta nhấn nút nhỏ đó để nhận phần thưởng là một thư mới. Nhưng điều đó khiến ta mất tập trung. Hãy đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào những gì quan trọng hiện tại bằng cách sử dụng tính năng không làm phiền trong Outlook. Bằng cách tắt thông báo từ các ứng dụng, bạn có thể tập trung vào cuộc họp hoặc báo cáo mà bạn cần hoàn thành.  

Bạn có thể đặt lịch không làm phiền vào mỗi buổi chiều trước khi bạn kết thúc ngày làm việc. Bằng cách này, khoảng thời gian yên tĩnh có thể giúp bạn sắp xếp khoa học và sẵn sàng cho ngày mai. Hoặc, bạn có thể bắt đầu một phiên không làm phiền đã được định thời gian. Phiên này bắt đầu ngay lập tức nếu cần. 

Kết nối và sắp xếp mọi lúc, mọi nơi

Quá tải hộp thư đến là có thật. Outlook mobile giúp bạn kết nối và sắp xếp mọi lúc, mọi nơi. Giờ đây, với sự trợ giúp của Cortana và các mẹo cũng như thủ thuật khác này của Outlook, bạn có thể kiểm soát các hoạt động liên lạc và cam kết cá nhân cũng như chuyên môn của mình. 

Đội ngũ Microsoft 365 tập trung vào việc chia sẻ tài nguyên để giúp bạn bắt đầu, điều hành và phát triển doanh nghiệp của mình.

Bắt đầu với Microsoft 365

Vẫn là Office quen thuộc, cùng với các công cụ giúp bạn cộng tác tốt hơn, để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn – mọi lúc, mọi nơi.

Nội dung liên quan

Năng suất

10 mẹo sử dụng dung lượng lưu trữ đám mây trên điện thoại của bạn

Năng suất

Năm cách cộng tác với đội ngũ tiếp thị từ xa của bạn

Năng suất

Mẹo hàng đầu nâng cao năng suất cho văn phòng từ xa hoặc văn phòng di động

Các thông tin chuyên sâu về doanh nghiệp và ý tưởng kinh doanh không cấu thành tư vấn chuyên môn về thuế hay tài chính. Bạn nên liên hệ với chuyên gia thuế hay tài chính riêng để thảo luận về trường hợp của bạn.

Theo dõi Microsoft 365

Tiếng Việt (Việt Nam) Quyền riêng tư về Sức khỏe người tiêu dùng Liên hệ với Microsoft Quyền riêng tư Quản lý cookie Điều khoản sử dụng Nhãn hiệu Giới thiệu về quảng cáo của chúng tôi