Phát triển doanh nghiệp nhỏ của bạn với AI

Tổng quan về cách các giải pháp dựa trên AI có thể cải thiện đáng kể hoạt động của doanh nghiệp nhỏ

Khám phá các giải pháp AI dành cho doanh nghiệp >

Một người đeo tạp dề đang nhìn vào máy tính bảng

Thúc đẩy doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển với AI

Trong thời đại AI, nhiều doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng các giải pháp hoạt động trên nền tảng AI để chuyển đổi cách làm việc và đang thu được nhiều lợi ích. Các giải pháp AI dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể giúp bạn đơn giản hóa hoạt động, tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng năng suất của nhân viên, tiết kiệm thời gian và tài nguyên cũng như thúc đẩy sự phát triển.

Khi nghĩ đến việc áp dụng các giải pháp AI dành cho doanh nghiệp để làm việc thông minh hơn và đạt được lợi thế, có thể bạn chưa biết bắt đầu từ đâu. Đọc tiếp để khám phá các giải pháp AI thiết thực dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, hãy khám phá cách công nghệ AI trong kinh doanh có thể giúp bạn thúc đẩy doanh nghiệp của mình phát triển, tăng trưởng nhanh hơn và vượt qua các đối thủ cạnh tranh trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay.

Tìm hiểu về AI dành cho doanh nghiệp nhỏ

Viết tắt của Trí tuệ nhân tạo, AI là sự mô phỏng quá trình hình thành trí tuệ của con người bằng máy, đặc biệt là hệ thống máy tính. Một hệ thống máy tính được trang bị AI có khả năng bắt chước các chức năng nhận thức giống như con người, chẳng hạn như học tập và giải quyết vấn đề. Vì hệ thống này xử lý thông tin mới cực nhanh và chính xác, nên công nghệ này trở nên hữu ích trong các kịch bản phức tạp như xe hơi tự lái, chương trình nhận diện hình ảnh và trợ lý ảo.

Mặc dù có quan niệm sai lầm phổ biến cho rằng chỉ những doanh nghiệp lớn có ngân sách khổng lồ mới có thể sử dụng AI, ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng các công cụ AI có chi phí phải chăng và thân thiện với người dùng. Nhờ có các dịch vụ trên nền điện toán đám mây và dòng công việc AI được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, việc tích hợp AI vào hoạt động của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết mà không cần có đội ngũ chuyên gia nội bộ.

Các doanh nghiệp trên khắp thế giới đã và đang tận dụng các giải pháp hoạt động trên nền tảng AI để giúp thúc đẩy năng suất và đạt được lợi thế cạnh tranh. Theo báo cáo gần đây, khoảng một nửa số doanh nghiệp nhỏ đã sử dụng AI theo hình thức nào đó và con số này dự kiến sẽ tăng nhanh trong những năm tới.

Khám phá một loạt các công cụ AI dành cho doanh nghiệp nhỏ

Khi các chức năng AI mới tiếp tục phát triển, ngày càng có nhiều công cụ AI dành cho doanh nghiệp nhỏ xuất hiện trên thị trường, bao gồm chatbot dành cho dịch vụ khách hàng, phân tích dự đoán cho quản lý hàng tồn kho và chiến dịch tiếp thị được cá nhân hóa.

Các công cụ AI sau đây đã được chứng minh mang lại lợi ích đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ:

Phân tích dữ liệu và dự báo: Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng công cụ hoạt động trên nền tảng AI để phân tích lượng lớn dữ liệu nhằm xác định xu hướng, mẫu và thông tin chuyên sâu có thể hỗ trợ cho quá trình ra quyết định.
Tự động hóa hoạt động quản trị: AI có thể giúp các nhóm tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại và tốn nhiều thời gian, như nhập dữ liệu, lên lịch làm việc và xử lý các yêu cầu dịch vụ khách hàng.
Quản lý cuộc họp và bản tóm tắt do AI tạo ra Các cuộc họp là một trong những nguyên nhân tiêu tốn thời gian nhiều nhất đối với chủ doanh nghiệp nhỏ – nhưng không nhất thiết phải như vậy. Các công cụ quản lý cuộc họp hoạt động trên nền tảng AI có thể tự động chép lời cuộc hội thoại theo thời gian thực, ghi lại các quyết định quan trọng và cung cấp bản tóm tắt ngay khi cuộc gọi kết thúc. Thay vì mất 30 đến 45 phút sau mỗi cuộc họp để ghi chép, cập nhật cho nhóm của bạn và soạn email tiếp nối, AI sẽ làm việc đó cho bạn. Với các công cụ họp AI tích hợp sẵn, doanh nghiệp nhỏ có thể sở hữu:
- Bản chép lại trực tiếp: Ghi lại mọi từ theo thời gian thực để không bỏ sót điều gì – không còn phải chọn giữa lắng nghe và ghi chú.
- Bản tóm tắt tức thì: Nhận bản tóm lược gọn gàng về các chủ đề chính, quyết định và điểm nổi bật được tạo tự động sau mỗi cuộc họp.
- Mục hành động: AI phát hiện các nhiệm vụ được nhắc đến trong cuộc hội thoại và chuyển các nhiệm vụ đó vào trình quản lý nhiệm vụ kèm người phụ trách được chỉ định và hạn chót.
- Phần tích hợp trò chuyện AI: Đặt câu hỏi tiếp nối về nội dung đã thảo luận và nhận câu trả lời chính xác, có nguồn trích dẫn – ngay trong cuộc họp hoặc sau đó.
- Bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra: Nhận bản tóm lược có thể chia sẻ, bạn có thể gửi cho nhóm của mình hoặc các bên liên quan mà không cần viết một từ nào.
Với các doanh nghiệp nhỏ phải xử lý liên tiếp các cuộc gọi với khách hàng, cập nhật trạng thái công việc nhóm hoặc cuộc họp nhóm bán hàng, các công cụ họp AI loại bỏ công việc hành chính vốn làm bạn phân tâm khỏi mục tiêu tăng trưởng.
Phần tích hợp CRM: kết nối cuộc họp với dữ liệu khách hàng của bạn Các công cụ họp AI còn mạnh mẽ hơn nữa khi kết nối với hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) của bạn. Với phần tích hợp CRM, đầu ra từ các cuộc họp của bạn – bản tóm tắt, mục hành động, ghi chú khách hàng – sẽ tự động đồng bộ vào CRM để nhóm của bạn luôn có đầy đủ thông tin mà không cần nhập dữ liệu thủ công. Sau đây là những việc mà phần tích hợp CRM hoạt động trên nền tảng AI có thể làm cho doanh nghiệp nhỏ:
- Tự động ghi lại tương tác với khách hàng: Mỗi cuộc họp đều được ghi như một điểm chạm trong CRM của bạn, giúp hồ sơ khách hàng luôn cập nhật mà không ai phải nhập bất kỳ thông tin cập nhật nào.
- Tạo nhiệm vụ tiếp nối: AI phát hiện các cam kết được đưa ra trong cuộc gọi và tạo nhiệm vụ tiếp nối được liên kết với đúng liên hệ hoặc giao dịch trong CRM của bạn.
- Đề xuất hành động tiếp theo phù hợp nhất: Dựa trên nội dung cuộc họp và lịch sử khách hàng, AI có thể gợi ý bước tiếp theo phù hợp – dù đó là gửi đề xuất, lên lịch trao đổi ngắn hay tiếp tục bàn bạc về một vấn đề còn tồn đọng.
- Giữ cho quy trình bán hàng của bạn luôn vận hành: Khi AI xử lý các việc hành chính giữa các cuộc họp và CRM, nhóm của bạn dành ít thời gian hơn cho nhập dữ liệu và nhiều thời gian hơn để xây dựng mối quan hệ.
Các công cụ như Microsoft Dynamics 365, kết hợp với AI trong Microsoft Teams, giúp doanh nghiệp nhỏ tiếp cận quy trình làm việc từ cuộc họp đến CRM toàn diện này mà không cần một nhóm IT chuyên trách.
Tiếp thị: Nhiều doanh nghiệp nhỏ đang khai thác những công cụ AI giúp xây dựng các chiến dịch tiếp thị được cá nhân hóa, nhắm đến đúng đối tượng và đo lường hiệu quả của các chiến dịch. Họ cũng đang sử dụng AI tạo sinh để tạo nội dung gốc mới cho blog, email và các tài liệu tiếp thị khác.
Dịch vụ khách hàng: Các chatbot và trợ lý ảo hoạt động trên nền tảng AI có thể cung cấp hỗ trợ 24/7 cho khách hàng, trả lời các câu hỏi, giải quyết sự cố và thậm chí đưa ra đề xuất cho khách hàng.
An ninh mạng: Các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng AI để phát hiện và ngăn chặn các vụ vi phạm bảo mật, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và đảm bảo tuân thủ các quy định.

Quản lý cuộc họp bằng AI trong thực tế: một ví dụ về doanh nghiệp nhỏ

Hiểu các công cụ là một chuyện – thấy cách các công cụ phối hợp với nhau lại là chuyện khác. Sau đây là quy trình quản lý cuộc họp hoạt động trên nền tảng AI được ứng dụng với một đội ngũ doanh nghiệp nhỏ thực tế.

Tình huống: Một công ty tư vấn 12 người tổ chức bốn buổi trao đổi với khách hàng vào mỗi thứ Hai. Trước khi có AI, nhóm mất 30 đến 45 phút sau mỗi cuộc họp để viết bản tóm tắt, cập nhật CRM và soạn email tiếp nối. Đến hết buổi sáng, nửa ngày đã trôi qua trước khi bất kỳ công việc thực sự nào bắt đầu.

Với quản lý cuộc họp bằng AI, thứ Hai giờ đây diễn ra như sau:

Trước cuộc họp: AI hiển thị các email, tài liệu dùng chung và ghi chú CRM liên quan để nhóm bước vào cuộc họp trong trạng thái sẵn sàng – không cần lục tìm trong hộp thư đến.
Trong cuộc họp: Bản chép lại trực tiếp chạy ở chế độ nền. AI gắn cờ mối lo ngại chính mà khách hàng đã nêu ở phút 18. Một thành viên trong nhóm đặt câu hỏi tiếp nối qua cuộc trò chuyện AI và nhận được câu trả lời tức thì, được lấy trực tiếp từ nội dung cuộc hội thoại.
Sau cuộc họp: Bản tóm tắt do AI tạo ra xuất hiện trong hộp thư đến chỉ sau vài phút. Các mục hành động được giao trong trình quản lý nhiệm vụ kèm người phụ trách và hạn chót. CRM được cập nhật tự động. Một bản nháp email tiếp nối đã sẵn sàng để xem xét và gửi đi.

Kết quả: Công việc hành chính sau cuộc họp giảm từ 45 phút xuống còn chưa đến năm phút. Thời gian đó được dành lại cho công việc với khách hàng chứ không phải cho giấy tờ.

Đây là sức mạnh thực tế của AI dành cho doanh nghiệp nhỏ – không phải để thay thế cách bạn làm việc mà để loại bỏ những trở ngại làm chậm bước bạn.

Gặt hái nhiều thành tựu hơn với AI dành cho doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ trong tất cả các ngành đều đang thu được lợi ích từ các giải pháp hoạt động trên nền tảng AI. Bằng việc sử dụng công nghệ AI trong doanh nghiệp, bạn có thể:

Thúc đẩy hiệu quả: Các doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng các giải pháp AI để tự động hóa những nhiệm vụ lặp lại, giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên có thêm thời gian quý giá để tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược giúp thúc đẩy tăng trưởng.
Tiết kiệm chi phí: Bằng cách sử dụng AI để tối ưu hóa quy trình, các doanh nghiệp nhỏ thường giảm được chi phí hoạt động, như chi phí nhân công và CNTT.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng: AI giúp các doanh nghiệp nhỏ cung cấp trải nghiệm khách hàng xuất sắc và được cá nhân hóa, dẫn đến gia tăng mức độ hài lòng và gắn bó của khách hàng.
Cải thiện quy trình ra quyết định: Vì AI cung cấp thông tin chuyên sâu và dự báo dựa trên dữ liệu, điều này cho phép các doanh nghiệp nhỏ đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin theo thời gian thực.
Tăng cơ hội tăng trưởng: AI có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ mở rộng quy mô hoạt động của mình, khai thác các thị trường mới và xác định các dòng doanh thu mới.

Ngoài ra, dòng công việc AI có thể chuyển đổi cách bạn quản lý hoạt động của mình. Vì các công cụ này tự động hóa những nhiệm vụ thường ngày như nhập dữ liệu nên nhân viên có thêm nhiều thời gian để tập trung vào các hoạt động quan trọng hơn.

Microsoft 365 Copilot

Tiết kiệm thời gian và tập trung vào những điều quan trọng nhất bằng tính năng AI trong Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm

Xem tác động của AI trong các ngành

Các doanh nghiệp nhỏ trong hàng loạt ngành đã và đang sử dụng AI để cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng tầm trải nghiệm khách hàng, nâng cao khả năng ra quyết định và thúc đẩy sự phát triển.

Sau đây là một số ví dụ:

Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Một cửa hàng bán lẻ nhỏ sử dụng chức năng phân tích AI để phân tích dữ liệu mua hàng của khách hàng, xác định xu hướng và tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho.
Tự động hóa các tác vụ lặp lại: Một công ty luật sử dụng phần mềm AI để tự động hóa việc đánh giá và chuẩn bị tài liệu, giúp các luật sư có thêm thời gian tập trung vào những vấn đề pháp lý phức tạp hơn.
Cá nhân hóa hoạt động tương tác với khách hàng: Một công ty thương mại điện tử sử dụng chatbot hoạt động trên nền tảng AI để cung cấp các đề xuất sản phẩm được cá nhân hóa và trả lời các câu hỏi của khách hàng theo thời gian thực.
Thúc đẩy nỗ lực tiếp thị: Một nhà hàng địa phương sử dụng AI để tạo quảng cáo trên mạng xã hội được nhắm mục tiêu, theo dõi hiệu suất chiến dịch và đo lường lợi tức đầu tư.
Tăng cường các biện pháp bảo mật: Một phòng khám chăm sóc sức khỏe sử dụng AI để theo dõi mạng lưới nhằm phát hiện hoạt động đáng ngờ và bảo vệ dữ liệu bệnh nhân.

Đây chỉ là một vài cách sử dụng AI mà các doanh nghiệp nhỏ đang áp dụng để phát triển mạnh trong thị trường cạnh tranh ngày nay.

Áp dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ của bạn

Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ đang tìm cách xây dựng nền tảng để gặt hái thành công với AI, dưới đây là một vài bước chính sẽ giúp bạn bắt đầu:

Đánh giá quy trình hiện tại: Xác định các lĩnh vực mà doanh nghiệp của bạn có thể thu được lợi ích từ AI.
Nghiên cứu và chọn giải pháp AI phù hợp cho doanh nghiệp: Chọn các giải pháp hoạt động trên nền tảng AI phù hợp với nhu cầu và ngân sách cụ thể của bạn.
Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo để sử dụng các công cụ AI một cách hiệu quả.
Giám sát và duy trì các hệ thống AI: Thường xuyên giám sát hiệu suất của hệ thống AI và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể kết hợp thành công AI vào doanh nghiệp nhỏ của mình và bắt đầu gặt hái được các lợi ích.

Bắt đầu với các giải pháp AI dành cho doanh nghiệp nhỏ

Tương lai của AI trong doanh nghiệp nhỏ là vô cùng hứa hẹn. Khi các chức năng và công nghệ mới tiếp tục phát triển, các công cụ hoạt động trên nền tảng AI này có thể giúp cách mạng hóa cách thức hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ.

Từ phân tích dự đoán đến xử lý ngôn ngữ tự nhiên, các giải pháp AI có thể giúp doanh nghiệp nhỏ thuộc tất cả các ngành thúc đẩy hiệu quả, tạo ra giá trị kinh doanh mới và tăng cường sự phát triển. Để duy trì khả năng cạnh tranh trong môi trường phát triển nhanh chóng này, cần phải nắm bắt AI và khám phá tiềm năng to lớn mà AI mang lại cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Khám phá cách các giải pháp hoạt động trên nền tảng AI như Copilot đang giúp các doanh nghiệp nhỏ nâng năng suất lên những tầm cao mới. Thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi AI và thúc đẩy doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển với các giải pháp AI mạnh mẽ của Microsoft.