Що таке діаграма Ганта та як її використовувати

Якщо вам складно впоратись із завданнями зі списку справ, діаграма Ганта допоможе організувати роботу. Ви можете легко створити її самостійно. Прочитайте цю статтю, щоб дізнатися, як діаграма Ганта допомагає впорядковувати робочі та особисті справи.

Скоріш за все, ви вже бачили діаграму Ганта раніше, навіть не підозрюючи про це. Ці діаграми часто використовуються в офісних середовищах для керування робочими проєктами. Вони допомагають планувати терміни виконання робочих і навіть особистих проєктів, наприклад ремонту вдома. Діаграми Ганта пропонують багато переваг

Діаграму Ганта названо на честь Генрі Ганта – американського інженера-механіка, який її розробив. Діаграми Ганта – це поширений інструмент керування проєктами, який дає змогу швидко й легко відстежувати завдання, перебіг їх виконання та терміни. Крім цього, вони допомагають керівникам відстежувати, які ресурси та працівники потрібні для виконання проєкту, а також дати його початку й завершення. Діаграми Ганта можна використовувати для відстеження будь-яких проєктів, незалежно від їхньої тривалості.

Діаграма Ганта – це різновид діаграми, у якій терміни виконання проєкту візуалізуються за допомогою смуг. Вона дає змогу відстежувати тривалість проєкту в днях, тижнях або навіть місяцях. На діаграмі Ганта відображаються всі завдання проєкту, кожне з яких представлено як горизонтальну смугу. По осі абсцис розміщується шкала часу, а по осі ординат – завдання, які потрібно виконати.

У деяких діаграмах Ганта використовуються суцільні однотонні смуги для простого візуального представлення термінів виконання проєкту. В інших є можливість оновлювати перебіг виконання, і тоді колір смуги (або її окремих частин) змінюється відповідно до перебігу. Наприклад, якщо вказати, що певне завдання виконано на 25%, чверть смуги може бути забарвлена зеленим кольором, який позначатиме обсяг виконаної роботи, а решта три чверті – червоним, що позначатиме залишковий обсяг роботи. Такий підхід дає керівникам проєктів змогу швидко оцінити поточний обсяг роботи за кожним завданням.

У створенні діаграм Ганта немає нічого складного. Ви можете зробити це самостійно за допомогою простих формул в Excel. Якщо у вас немає часу або достатніх навичок роботи з Excel, скористайтеся безкоштовним шаблоном.

Щоб перейти до створення діаграми Ганта, потрібні такі дані:

• список завдань, які потрібно виконати;
• дати початку й завершення для кожного завдання;
• власники й учасники команди для кожного завдання.

Є багато безкоштовних шаблонів діаграм Ганта, які значно спрощують процес створення. Якщо ви використовуєте ці шаблони, відредагуйте всі клітинки в стовпці "Дії", указавши назву кожного завдання. У наступних двох стовпцях введіть дату початку й дату завершення проєкту. У стовпцях E та F введіть дати фактичного початку й завершення. Вони вказують, коли офіційно почався й завершився проєкт. Наприклад, якщо ви запланували ремонт даху на 5-те число, але через бурю змогли почати лише 10-го, тоді 5-те число буде плановою датою початку, а 10-те – фактичною датою початку. Ви побачите, як змінюються смуги на осі абсцис залежно від зазначених дат початку й завершення. Крім цього, указуйте вручну відсоток виконаного обсягу роботи за проєктом, щоб відстежувати перебіг виконання. Завантажте готову діаграму Ганта до спільного робочого простору, щоб усі учасники проєкту мали до неї доступ і могли вносити актуальну інформацію.

• Позначайте завдання різними кольорами залежно від команди, виконавця або рівня пріоритету. Наприклад, смуги для терміновіших завдань можна виділити червоним. Такі візуальні позначення допомагають швидше аналізувати інформацію на діаграмі.
• Намагайтеся якомога точніше сформулювати завдання. Якщо відомостей недостатньо, може бути складно оновлювати інформацію про завдання або оцінювати стан його виконання.
• Додавайте до діаграми Ганта проміжні етапи. Це чудовий спосіб мотивувати команду та демонструвати вже пройдений шлях.

Діаграми Ганта – це перевірений інструмент для впорядкування проєктів і дат їхнього початку й завершення. Тепер, коли ви знаєте, як створити діаграму Ганта, керувати проєктами буде значно простіше.