Як керувати всіма п’ятьма етапами життєвого циклу проєкту за допомогою інструментів для візуалізації

Якщо ви читаєте цю статтю, значить ви розумієте, що ефективне керування проєктами – це необхідне вміння. Пильно стежити за всіма людьми, термінами та завданнями, залученими у великі проєкти, зовсім непросто, зокрема коли трапляються невідомі або непередбачувані обставини.

За даними досліджень завершуються вчасно та вкладаються в бюджет лише трохи більше половини всіх бізнес-проєктів. Це часто зумовлено розростанням обсягів проєкту (так званим scope creep – тенденцією до змінення та зростання вимог проєкту протягом його життєвого циклу).

Один зі способів запобігти цьому – дотримуватися п’яти етапів життєвого циклу керування проєктами: ініціювання, планування, виконання, відстеження та завершення. Тепер це загальноприйнята концепція, яку розробив Інститут керування проєктами (PMI) кілька десятиліть тому. Це своєрідна основа, яка допомагає керівникам проєктів із плануванням, фокусуванням і організацією роботи.

Сьогодні існує багато стратегій керування проєктами, за допомогою яких ви й ваша команда можете виконати всі ці п’ять етапів. Однак прості інструменти для створення візуальних схем можуть бути найефективнішими для того, щоб ви й ваша команда склали в голові чітку картину проєкту від початку й до кінця.

Ось кілька порад.

Ініціювання

Перш ніж почати роботу над проєктом, потрібно визначити його ідею, мету й можливість втілення. Цей етап має важливе значення. Якщо ідея чудова, але її неможливо втілити з наявними ресурсами, від проєкту потрібно відмовитися (або принаймні внести в нього зміни).

Керівник проєкту не може візуалізувати його самостійно. Важливо зібрати ідеї та відгуки на ранньому етапі. Інструменти для візуалізації допомагають команді працювати злагоджено.

Спробуйте почати із шаблону мозкового штурму. У ньому доступно багато параметрів: від схем ідей до діаграм спорідненості та кластерних діаграм. Незалежно від стилю мозковий штурм із використанням засобів візуалізації допомагає знаходити ідеї й одразу записувати та впорядковувати їх.

Ще один корисний засіб – це SWOT-аналіз. (сильних і слабких сторін, можливостей і загроз). Він допомагає приймати рішення та планувати масштабні бізнес-ідеї. Наприклад, компанія, яка виробляє модні аксесуари для смартфонів, думає запустити нову лінійку товарів. Однак перш ніж почати розробку, їй потрібно проаналізувати витрати та конкуренцію.

Найважливіше на цьому етапі – дійти згоди з усіма учасниками проєкту, перш ніж переходити до подальших кроків. Завдяки такій простій наочній документації досягти єдиної думки серед усіх може бути набагато простіше.

Планування

Наступний крок – обдумати, як саме реалізувати проєкт. Кого потрібно залучити? Які завдання включає проект? Які завдання залежать від інших завдань? Скільки часу потрібно на реалізацію проєкту?

Чудовим інструментом для візуалізації цього процесу є діаграма Ганта. За її допомогою можна визначити завдання проєкту та їхні строки, включно з повсякденними цілями. У програмному забезпеченні для створення схем можна легко додавати проміжні етапи, створювати зв’язки між завданнями, маркувати діаграму кольорами тощо.

Крім того, життєвий цикл проєкту можна візуалізувати за допомогою ще чіткішої часової діаграми, вибравши шаблон часової шкали або дорожньої карти. Такий розподіл різних аспектів проєкту може стати в пригоді, якщо спільний доступ надається іншим командам або керівництву компанії.

Чоловік сидить за столом, дивлячись на екран ноутбука.

Просте керування проєктами.

Будь-хто може керувати проектом. Завдяки Microsoft Project ви отримуєте потужні та прості можливості, щоб успішно виконувати будь-які проекти.

Дізнайтеся більше.

Обов’язково ставте собі та своїй команді багато детальних запитань щодо проєкту, щоб створити якомога точнішу часову шкалу, використовуючи діаграму Ганта та/або шаблон часової шкали.

Завдяки онлайновим часовим шкалам і діаграмам Ганта всі учасники команди можуть вносити змін и до документа в реальному часі, а також легко стежити за своїми завданнями, використовуючи налаштоване подання.

Виконання

Успішність етапу виконання залежить від успішності етапу планування. З огляду на це одним із найкращих інструментів для візуалізації виконання складних проєктів, який також чудово підходить для їх планування, є блок-схема.

Наприклад, за допомогою багатофункціональних блок-схем керівники проєктів визначають, хто відповідає за досягнення певних проміжних цілей, і виявляють залежності завдань. У деяких проєктах над різними аспектами проєкту можуть працювати й інші команди; такі схеми дають змогу відобразити все це та багато іншого.

Наприклад, на "плавальних доріжках" відображаються люди, залучені до кожного завдання, а на "блоках етапів" зображається часова шкала або проміжний етап.

Під час виконання проєкту після його запуску важливо мати блок-схему, до якої можна надати спільний доступ, щоб усі учасники були в курсі останніх новин. Вони також можуть коментувати схему, додавати контекст або вносити зміни за потреби. Інтерактивні фігури можна розгортати, щоб було видно додаткові відомості, або зв’язувати із зовнішніми даними, такими як база даних або електронна таблиця.

Відстеження

На цьому етапі завдання виконуються, і важливо стежити за кожним із них, щоб усе йшло за планом. Однією з переваг онлайнових візуальних елементів і схем, зв’язаних із даними, є те, що ділитися перебігом виконання з іншими користувачами просто, навіть із тими, хто не залучений у проєкт безпосередньо.

У програмному забезпеченні для створення схем часто доступні прості шаблони звітів про стан, за допомогою яких керівники проєктів можуть виділити основні моменти й поділитися ними з керівниками та зовнішніми клієнтами або зацікавленими сторонами.

Ці кілька документів (від SWOT-аналізу до блок-схем), які використовуються протягом усього процесу, допомагають зберегти цілеспрямованість проєкту. Ви можете запобігти розростанню обсягів проєкту, якщо дотримуватиметеся встановлених початкових цілей і кінцевих результатів.

Деяке програмне забезпечення для створення схем також працює з ПЗ для автоматизації, завдяки чому можна створити робочий цикл проєкту, а потім налаштувати автоматичні тригери (наприклад, сповіщення про завершення завдання).

Завершення

Ось і все! Щойно ваша команда досягне всіх поставлених цілей, проект завершено. Однак основне завдання на цьому останньому етапі – оцінити виконану роботу. Якщо протягом усього процесу під рукою є чіткі, конкретні візуальні елементи, вам буде простіше проаналізувати, які рішення були ефективними, а які ні.

Заплануйте нараду для аналізу результатів з учасниками команди та зацікавленими сторонами. Обговоріть успіхи та труднощі. Для цього ви навіть можете скористатися додатковим інструментом для створення схем: спробуйте шаблон аналізу результатів проєкту, щоб записувати відгуки й ідеї під час наради.

Зберігайте всі документи централізовано – так ви зможете скористатися ними як ресурсами в майбутньому.

Усе це ретельне планування та документування може здаватися надмірним, але це дійсно допомагає. Використання інструментів для візуалізації, за допомогою яких можна планувати, обмінюватися даними та стежити за перебігом проєкту, – це один із найнадійніших способів не відхилятися від поставленої мети та дотримуватися бюджету й термінів виконання.

Команда Microsoft 365 докладає всіх зусиль, щоб надавати ресурси, які допомагають починати, вести та розвивати власний бізнес.

ПОВ’ЯЗАНІ ПРОДУКТИ
Microsoft 365

Початок роботи з Microsoft 365

Це знайомий вам пакет Office, але з додатковими інструментами, які полегшують співпрацю, тож ви встигатимете більше будь-де й будь-коли.

Придбати зараз

Пов’язаний вміст

Керування бізнесом

Підготовка малого бізнесу до успішного використання ШІ

Дізнатися більше

Керування бізнесом

ШІ першої лінії: застосування в різних галузях

Дізнайтеся більше

Керування бізнесом

Керування працівниками, що взаємодіють із клієнтами: посібник для керівників

Дізнайтеся більше

Розвиток компанії

Підвищення рівня утримання та залученості працівників, що взаємодіють із клієнтами

Дізнатися більше

^{Рекомендації та ідеї для бізнесу не слід вважати професійними порадами в галузі оподаткування або фінансів. Зв’яжіться зі своїм консультантом, щоб обговорити конкретну ситуацію.}

Як керувати всіма п’ятьма етапами життєвого циклу проєкту за допомогою інструментів для візуалізації

Ініціювання

Планування

Просте керування проєктами.

Виконання

Відстеження

Завершення

Початок роботи з Microsoft 365

Пов’язаний вміст

Підготовка малого бізнесу до успішного використання ШІ

ШІ першої лінії: застосування в різних галузях

Керування працівниками, що взаємодіють із клієнтами: посібник для керівників

Підвищення рівня утримання та залученості працівників, що взаємодіють із клієнтами

Підпишіться на Microsoft 365