การจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPM) คืออะไร

BPM ที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องดำเนินตามวงจรชีวิตอย่างต่อเนื่อง ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการต่างๆ ไม่เพียงแค่ถูกนำมาใช้เท่านั้น แต่ยังได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเมื่อเวลาผ่านไปด้วย 5 ขั้นตอนสำคัญของการจัดการกระบวนการธุรกิจ ประกอบด้วย:
 

1. ออกแบบ กําหนดเป้าหมายของกระบวนการ บทบาท อินพุต เอาต์พุต และขั้นตอน ขั้นตอนนี้อาจเกี่ยวข้องกับเครื่องมือการแมปหรือการจำลองกระบวนการ เช่น มหาวิทยาลัยที่ออกแบบกระบวนการลงทะเบียนนักศึกษาอาจระบุทุกขั้นตอนตั้งแต่การสมัครไปจนถึงการลงทะเบียน เพื่อหาวิธีบรรลุเป้าหมาย อาทิ ลดจำนวนใบสมัครที่ถูกทิ้งไว้ระหว่างทาง เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล และลดเวลาการประมวลผล
    
2. จำลอง สร้างภาพแทนเพื่อจำลองสถานการณ์ต่างๆ ช่วยให้ทีมเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนและเพิ่มประสิทธิภาพของโฟลว์งาน ตัวอย่างเช่น บริษัทโลจิสติกส์ที่สร้างแบบจำลองการเพิ่มประสิทธิภาพเส้นทางการจัดส่งโดยอิงจากข้อมูลปริมาณงานและสภาพการจราจร แทนที่จะใช้ตารางเวลาคงที่หรือรูปแบบในอดีต เพื่อคาดการณ์จุดคับคั่ง ลดต้นทุนเชื้อเพลิง และลดเวลาในการจัดส่งเมื่อใช้งานจริง
    
3. ดําเนินการ นำกระบวนการไปใช้งานด้วยเครื่องมือระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เช่น Microsoft Power Automate เช่น ทีมทรัพยากรบุคคลอาจใช้เวิร์กโฟลว์การเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ที่จะสร้างงาน การแจ้งเตือน และการรวบรวมเอกสารแบบอัตโนมัติ เพื่อให้พนักงานทุกคนได้รับประสบการณ์ที่สอดคล้องกันและลดภาระงานด้านธุรการ
    
4. ตรวจสอบ ติดตามประสิทธิภาพในเวลาจริง โดยเก็บตัวชี้วัดสำคัญ เช่น เวลาในรอบกระบวนการ อัตราข้อผิดพลาด และปริมาณงานที่ส่งผ่าน ตัวอย่างเช่น ระบบดูแลสุขภาพที่ตรวจสอบว่าใช้เวลานานเท่าใดในการอนุมัติล่วงหน้าจากบริษัทประกัน และความล่าช้าเกิดขึ้นที่จุดใด อาจนำไปสู่การปรับปรุงที่ช่วยให้อนุมัติได้เร็วขึ้น เพิ่มความพึงพอใจของผู้ป่วย และลดปัญหาในการเรียกเก็บเงิน
    
5. ปรับให้เหมาะสม ใช้ข้อมูลเชิงลึกจากการตรวจสอบเพื่อปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งอาจหมายถึงการทำขั้นตอนอื่นๆ ให้เป็นอัตโนมัติ การตัดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนออก หรือการปรับปรุงการออกแบบเวิร์กโฟลว์ ตัวอย่างเช่น เครือข่ายร้านค้าปลีกอาจปรับเวิร์กโฟลว์การเติมสินค้าในร้านให้เหมาะสมยิ่งขึ้น หลังจากพบปัญหาสินค้าขาดสต็อกบ่อยครั้ง
    

แต่ละขั้นจะต่อยอดจากขั้นก่อนหน้า สนับสนุนการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการต่อเนื่อง การใช้ทรัพยากรที่ดียิ่งขึ้น และผลลัพธ์ที่วัดได้ในด้านประสิทธิภาพการดำเนินงาน

การนำ BPM มาใช้สร้างคุณค่าได้ทั้งในระยะสั้นและระยะยาวให้กับองค์กรของคุณ ประโยชน์ที่เห็นได้ทันทีบางส่วน ได้แก่:
 

• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น เวิร์กโฟลว์มาตรฐานช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองและการทำงานซ้ำซ้อน
• ความคล่องตัวที่มากขึ้น ปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงทางการตลาดหรือกฎข้อบังคับได้รวดเร็วยิ่งขึ้นด้วยกระบวนการที่เหมาะสม
• การตรงตามมาตรฐานที่แข็งแกร่งขึ้น การติดตามอัตโนมัติช่วยให้การดำเนินงานสม่ำเสมอและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
• การติดตาม ROI ที่ได้รับการปรับปรุง การปรับปรุงการดําเนินงานจะแปลเป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายที่วัดผลได้และการปรับทรัพยากรให้เหมาะสม
• การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น บทบาทและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยให้การทำงานเป็นทีมดีขึ้น

ประโยชน์ของการทำกระบวนการธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติเหล่านี้ ช่วยให้ทีมทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตั้งแต่วันแรก และปูรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการในวงกว้างต่อไป เมื่อเวลาผ่านไป ประสิทธิภาพ ความคล่องตัว และการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นจะช่วยสร้างรากฐานสำหรับประโยชน์ระยะยาว เช่น:
 

• ความสามารถในการปรับขนาด BPM ช่วยให้บริษัทขยายตัวได้โดยไม่สูญเสียการควบคุมการดําเนินงาน เมื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสมและทำงานอัตโนมัติแล้ว ก็สามารถปรับขยายกระบวนการเหล่านั้นได้ง่ายขึ้นและใช้ต้นทุนน้อยลง
• การตัดสินใจที่อิงตามข้อมูล การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้เห็นแนวโน้มและตัวชี้วัดประสิทธิภาพ ซึ่งสนับสนุนการวางแผนและการจัดสรรทรัพยากรที่ดีขึ้น
• ความพึงพอใจของพนักงาน การลดงานที่ต้องทำซ้ำๆ และใช้แรงงานคนช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงกว่า ซึ่งจะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและรักษาพนักงานไว้ได้
• การปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า กระบวนการที่มีประสิทธิภาพช่วยลดความล่าช้าและข้อผิดพลาดได้ ซึ่งนําไปสู่บริการที่สอดคล้องกันมากขึ้นและความพึงพอใจที่สูงขึ้น
• ข้อได้เปรียบในการแข่งขัน ธุรกิจที่ปรับให้เหมาะสมและทำงานอัตโนมัติได้เร็วกว่าจะส่งมอบคุณค่าได้เร็วขึ้น สร้างนวัตกรรมได้ไวขึ้น และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างคล่องตัว

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์เหล่านี้ในวงกว้าง หลายองค์กรจึงใช้ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการธุรกิจ เพื่อทำงานอัตโนมัติ ติดตามประสิทธิภาพ และปรับกระบวนการในเวลาจริง

การจัดการกระบวนการธุรกิจมีขอบเขตการใช้งานที่กว้างขวาง ช่วยให้ทั้งอุตสาหกรรมปรับปรุงการดำเนินงานให้ทันสมัยขึ้น และยังช่วยให้แต่ละแผนกภายในอุตสาหกรรมนั้นทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย BPM จะปรับขยายให้ตอบสนองความต้องการทั้งในโครงการระดับองค์กรและเวิร์กโฟลว์ระดับทีมใดทีมหนึ่ง

รูปแบบการใช้เฉพาะอุตสาหกรรม

การดูแลสุขภาพ: การรับรองว่าการรับผู้ป่วยเป็นไปอย่างทันท่วงทีและถูกต้องแม่นยำเป็นเรื่องสำคัญยิ่ง แต่การป้อนข้อมูลและการส่งต่องานด้วยตนเองมักทำให้เกิดความล่าช้า

• BPM แบบอิงมนุษย์ช่วยสนับสนุนกระบวนการคัดแยกผู้ป่วยและการยกระดับกรณีที่ต้องใช้ดุลยพินิจของเจ้าหน้าที่
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะส่งข้อมูลระหว่างระบบ EHR ฐานข้อมูลประกัน และเครื่องมือสำหรับการนัดหมาย
• BPM แบบอิงเอกสารจะจัดการแบบฟอร์มให้ความยินยอม การส่งต่อผู้ป่วย และเอกสารการเรียกเก็บเงิน

การศึกษา: มหาวิทยาลัยมักประสบปัญหาในการดำเนินงานด้านเอกสารและการอนุมัติทางวิชาการข้ามแผนก

• BPM แบบอิงมนุษย์ช่วยให้ที่ปรึกษาและคณาจารย์สามารถตรวจสอบคำร้องและการอนุมัติทางวิชาการได้
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะเชื่อมต่อระบบสารสนเทศนักศึกษากับแพลตฟอร์มของสำนักทะเบียนและการเงิน
• BPM แบบอิงเอกสารช่วยอำนวยความสะดวกในการส่งต่อและจัดเก็บทรานสคริปต์ แผนการเรียน และคำอุทธรณ์

การผลิต: การรักษาตารางการบำรุงรักษาอุปกรณ์ให้เป็นไปตามแผน พร้อมกับลดเวลาหยุดทำงานให้เหลือน้อยที่สุด ถือเป็นความท้าทายที่ซับซ้อน

• BPM แบบอิงมนุษย์ช่วยให้ช่างเทคนิคสามารถยกระดับงานบำรุงรักษาเร่งด่วนและบันทึกการตรวจสอบได้
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะเชื่อมเครื่องมือจัดการสินทรัพย์เข้ากับระบบการผลิตและการจัดตารางเวลา
• BPM แบบอิงเอกสารจะทำให้โฟลว์ของบันทึกการบำรุงรักษา การตรวจสอบความปลอดภัย และรายงานการปฏิบัติตามข้อบังคับเป็นอัตโนมัติ

การค้าปลีก: การเปิดสาขาใหม่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ซึ่งต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ

• BPM แบบอิงมนุษย์ช่วยมอบหมายงานให้ทีมในพื้นที่และทำให้มีความรับผิดชอบชัดเจน
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะดึงข้อมูลจากเครื่องมือด้านทรัพยากรบุคคล การเงิน และการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก เพื่อการประสานงานในเวลาจริง
• BPM แบบอิงเอกสารจะจัดการสัญญาเช่าซื้อ ใบอนุญาต และข้อตกลงกับผู้ขายตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงการจัดเก็บ

รูปแบบการใช้ระดับแผนก

BPM ยังช่วยสนับสนุนเวิร์กโฟลว์ทั่วไปของแต่ละแผนกในอุตสาหกรรมต่างๆ ได้ด้วย รูปแบบการใช้เหล่านี้มักเป็นก้าวแรกสู่กระบวนการอัตโนมัติและการทำเวิร์กโฟลว์ให้เป็นมาตรฐานในวงกว้าง:

การเงิน: การจัดการรายงานค่าใช้จ่ายและการอนุมัติจำนวนมากที่มาจากหลายแผนกอาจใช้เวลานานและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ทำให้การติดตาม ROI ทำได้ยากขึ้น

• BPM แบบอิงมนุษย์ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้จัดการจะตรวจสอบและอนุมัติค่าใช้จ่ายมูลค่าสูงด้วยการกำกับดูแลที่เหมาะสม
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะเชื่อมเครื่องมือด้านการเงินกับระบบทรัพยากรบุคคล เพื่อยืนยันหมวดค่าใช้จ่าย วงเงิน และบทบาทของพนักงาน
• BPM แบบอิงเอกสารจะทำให้การสร้าง การส่งต่อ และการจัดเก็บแบบฟอร์มเบิกชดเชยและใบเสร็จเป็นอัตโนมัติ

ทรัพยากรบุคคล: การเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ในวงกว้างมักทำให้เกิดประสบการณ์ที่ไม่สอดคล้องกันและเกิดความล่าช้าในการเตรียมใช้งาน

• BPM แบบอิงมนุษย์ช่วยแนะนำเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลผ่านเวิร์กโฟลว์การเตรียมความพร้อมแบบทีละขั้นตอน พร้อมงานที่กำหนดตามบทบาท
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะเชื่อมระบบสรรหาบุคลากร ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และระบบเงินเดือน เพื่อทริกเกอร์การตั้งค่าบัญชีและการเข้าถึงระบบ
• BPM แบบอิงเอกสารจะจัดการจดหมายเสนอการจ้างงาน การยืนยันรับทราบนโยบาย และเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การวางแผนและปฏิบัติการ: การประสานงานกิจกรรมในห่วงโซ่อุปทานเกี่ยวข้องกับหลายทีมและหลายระบบ ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือข้อมูลสินค้าคงคลังไม่ตรงกัน

• BPM แบบอิงมนุษย์ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงจากซัพพลายเออร์หรือคำสั่งเร่งด่วนได้
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะซิงค์ข้อมูลสินค้าคงคลังกับแพลตฟอร์มจัดซื้อและโลจิสติกส์ในเวลาจริง
• BPM แบบอิงเอกสารจะจัดการใบสั่งซื้อ เอกสารการจัดส่ง และสัญญากับซัพพลายเออร์

การสนับสนุนลูกค้า: การแก้ไขปัญหาของลูกค้าให้ได้อย่างรวดเร็วนั้นเป็นเรื่องยาก หากทีมบริการต้องใช้เครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกันและต้องดำเนินการติดตามด้วยตนเอง

• BPM แบบอิงมนุษย์จะกำหนดตั๋วให้เจ้าหน้าที่สนับสนุนตามความพร้อมและความเชี่ยวชาญ
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะรวบรวมข้อมูลจากระบบ CRM, ระบบช่วยเหลือ และระบบฐานความรู้ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในการแก้ไขปัญหา
• BPM แบบอิงเอกสารช่วยสร้างเทมเพลตการตอบกลับ รายงานการให้บริการ และแบบสำรวจความพึงพอใจโดยอัตโนมัติ

กฎหมายและการปฏิบัติตามข้อบังคับ: การจัดการการอนุมัติสัญญาและการเปลี่ยนแปลงนโยบายต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วนและต้องมีการติดตามอย่างเข้มงวด

• BPM แบบอิงมนุษย์จะประสานงานการตรวจสอบทางกฎหมายและการอนุมัติจากผู้เกี่ยวข้อง
• BPM แบบอิงการผสานรวมจะเชื่อมระบบการจัดการสัญญากับแพลตฟอร์มด้านความเสี่ยงและการปฏิบัติตามข้อบังคับ
• BPM แบบอิงเอกสารช่วยให้ควบคุมเวอร์ชัน จัดการการเข้าถึง และจัดเก็บเอกสารทางกฎหมายอย่างปลอดภัย

ปรับวิธีที่องค์กรของคุณจัดการกระบวนการธุรกิจให้ง่ายขึ้นด้วยการทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ การผสานรวมระบบ และการออกแบบเวิร์กโฟลว์โดยไม่ต้องเขียนโค้ด เครื่องมือเวิร์กโฟลว์และระบบอัตโนมัติใน Power Automate ช่วยเร่งเส้นทางสู่ประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ดีขึ้น เพิ่มผลิตภาพของทีม และติดตาม ROI ได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนั้น Power Automate ยังมีความสามารถด้าน AI ที่ช่วยยกระดับกระบวนการอัตโนมัติด้วยการตัดสินใจอัจฉริยะและข้อมูลเชิงคาดการณ์ ซึ่งช่วยให้คุณสร้างสรรค์นวัตกรรมด้วย AI พร้อมกับเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ในวงกว้าง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Power Automate