การทำกระบวนการธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติคืออะไร

เรียนรู้ว่าการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติช่วยปรับให้เวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนหรือทำซ้ำบ่อยทำงานได้คล่องตัวและเป็นมาตรฐานมากขึ้น เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง และสม่ำเสมอยิ่งขึ้น

สำรวจ Power Automate

การทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติคือการใช้เทคโนโลยีเพื่อปรับงานประจำและงานที่ทำซ้ำให้คล่องตัวทั่วทั้งองค์กร ตั้งแต่การประมวลผลใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการออนบอร์ดพนักงานใหม่ ระบบนี้ช่วยแทนที่ขั้นตอนที่ทำด้วยตนเองให้เป็นเวิร์กโฟลว์ที่สม่ำเสมอและเชื่อถือได้ ผลลัพธ์คือการดำเนินการที่รวดเร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาด และรองรับกระบวนการที่ขยายได้ตามการเติบโตของธุรกิจ

ประเด็นสำคัญของการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ

การทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติใช้เทคโนโลยีเพื่อแทนที่งานที่ต้องทำซ้ำด้วยตนเองด้วยเวิร์กโฟลว์ที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น
การทำกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาด และลดต้นทุน ขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้พนักงานได้มุ่งเน้นงานที่มีมูลค่าสูงกว่า
กรณีใช้งานที่พบบ่อย ได้แก่ การออนบอร์ดพนักงานใหม่ในฝ่าย HR การประมวลผลใบแจ้งหนี้ การอนุมัติสัญญา การจัดการซัพพลายเชน การบริการลูกค้า และการรายงานการปฏิบัติตามข้อบังคับ
การใช้งานที่ประสบความสําเร็จเริ่มต้นด้วยการทำแผนผังเวิร์กโฟลว์ การเลือกกระบวนการที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติ ทําให้กฎธุรกิจมีความยืดหยุ่นและขยายทีละน้อย
การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมต้องประเมินความง่ายในการใช้งาน การผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ ความสามารถในการปรับขยาย การปฏิบัติตามข้อบังคับ และความสามารถด้านการวิเคราะห์

ภาพรวมการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ

การทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ คือการใช้ซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์ประจำให้รวดเร็ว แม่นยำ และสม่ำเสมอยิ่งขึ้น แทนที่จะพึ่งพาการทำงานด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติจะจัดการขั้นตอนที่ทำซ้ำได้ เพื่อให้ทีมมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า เป้าหมายเรียบง่าย: ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา และสร้างกระบวนการที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจ

มีแนวทางหลายแบบสำหรับการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ การทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติแบบดั้งเดิมใช้เวิร์กโฟลว์ตามกฎเพื่อทำให้งานเช่นการอนุมัติ การแจ้งเตือน และการส่งต่อเอกสารเป็นมาตรฐานเดียวกัน วิธีนี้ได้ผลดีกับกระบวนการที่กำหนดชัดเจนและไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง

กระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยหุ่นยนต์ (RPA) ยกระดับไปอีกขั้น โดยใช้บอทซอฟต์แวร์เลียนแบบวิธีที่คนโต้ตอบกับอินเทอร์เฟซของแอปพลิเคชัน จึงเหมาะกับระบบรุ่นเก่าหรือระบบเดิมที่การผสานรวมไม่ใช่เรื่องง่าย

กระบวนการทำงานอัตโนมัติอัจฉริยะจะผสานกระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยหุ่นยนต์เข้ากับเครื่องมือต่างๆ เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติและการทำเหมืองกระบวนการ จึงสามารถจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เปลี่ยนแปลงได้มากขึ้น และสนับสนุนการตัดสินใจในแบบเวลาจริง

เมื่อใช้ร่วมกัน แนวทางเหล่านี้ช่วยให้องค์กรมีตัวเลือกที่สอดคล้องกับความซับซ้อนของกระบวนการและความพร้อมของระบบ

ประโยชน์

ประโยชน์ 6 ข้อของการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ

ประโยชน์ที่พบบ่อยที่สุดของระบบอัตโนมัติได้แก่:

ประสิทธิภาพในการดำเนินการ

การทำขั้นตอนประจำให้เป็นอัตโนมัติช่วยเร่งเวิร์กโฟลว์ ลดความผิดพลาด และทำให้พนักงานมีเวลาไปทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

การทำให้เป็นมาตรฐานและการปฏิบัติตามข้อบังคับ

เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยให้งานทุกขั้นตอนดำเนินไปในเส้นทางเดียวกัน สร้างบันทึกการตรวจสอบที่เชื่อถือได้และลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อบังคับ

การมองเห็นและการตัดสินใจที่ดีขึ้น

กระบวนการที่โปร่งใสและการวิเคราะห์ในตัวช่วยให้ผู้นำมองเห็นคอขวด ติดตามความคืบหน้า และปรับปรุงการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น

สามารถปรับขนาดได้และการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล

ระบบอัตโนมัติช่วยสนับสนุนการเติบโตด้วยการทำให้กระบวนการทำซ้ำและปรับใช้ได้ง่ายขึ้น เป็นรากฐานสำหรับโครงการดิจิทัลที่กว้างขึ้น

ความพึงพอใจของพนักงานและลูกค้าที่ดีขึ้น

เมื่อขจัดความยุ่งยากจากงานที่ต้องทำด้วยตนเอง พนักงานจะมีเวลาไปทำงานที่มีความหมายมากขึ้น และลูกค้าจะได้ประโยชน์จากบริการที่รวดเร็วและสม่ำเสมอยิ่งขึ้น

การจัดการข้อมูลและเอกสารได้ดียิ่งขึ้น

การดึงข้อมูล การส่งต่อ และการจัดเก็บแบบอัตโนมัติช่วยให้ข้อมูลเป็นระเบียบและเข้าถึงได้ง่าย ลดการทำซ้ำและความล่าช้า

กรณีการใช้งานทั่วไปของการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ

การทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติแสดงให้เห็นคุณค่าได้ชัดที่สุดในการทำงานประจำวัน ต่อไปนี้คือบางส่วนของด้านที่สร้างความแตกต่างได้มากที่สุด:

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการออนบอร์ด

การรับพนักงานใหม่เข้ามาในองค์กร มักหมายถึงการต้องจัดการกับแบบฟอร์ม การเข้าถึงระบบ โมดูลการฝึกอบรม และการอนุมัติจากผู้จัดการ การทำกระบวนการนี้ให้เป็นระบบอัตโนมัติช่วยลดความล่าช้าและข้อผิดพลาด พร้อมมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นกว่าให้กับพนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีม HR ไม่ต้องเสียเวลากับการป้อนข้อมูลซ้ำๆ เพื่อให้ไปโฟกัสกับการสนับสนุนบุคลากรได้มากขึ้น

บัญชีเจ้าหนี้และการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ทำด้วยตนเองทั้งการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ จับคู่กับใบสั่งซื้อ และส่งต่อเพื่ออนุมัตินั้นช้าและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะจัดการขั้นตอนเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ และแจ้งรายการที่ผิดปกติเมื่อจำเป็นต้องใช้วิจารณญาณของคน ผลลัพธ์คือการชำระเงินที่เร็วขึ้น ข้อผิดพลาดน้อยลง และความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้จัดจำหน่าย

การจัดการสัญญาและการอนุมัติ

สัญญาอาจหยุดชะงักได้ง่ายเมื่อการตรวจทานและการแก้ไขเกิดขึ้นผ่านอีเมลที่ส่งต่อกันไม่รู้จบ ระบบอัตโนมัติช่วยเก็บเอกสารไว้ในระบบเดียว ติดตามเวอร์ชัน และส่งต่อไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่ถูกต้อง จึงช่วยให้การอนุมัติเกิดขึ้นตรงเวลาและช่วยลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ห่วงโซ่อุปทานและการจัดซื้อจัดจ้าง

การดำเนินงานด้านห่วงโซ่อุปทานต้องอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลา ระบบอัตโนมัติช่วยทำให้คำขอซื้อ การตรวจสอบข้อมูลซัพพลายเออร์เป็นมาตรฐาน และเร่งการอนุมัติให้เร็วขึ้น สิ่งนี้ช่วยสร้างกระบวนการจัดซื้อจัดหาให้เชื่อถือได้มากขึ้น และช่วยป้องกันความล่าช้าที่อาจทำให้ต้นทุนสูง

เวิร์กโฟลว์การบริการลูกค้า

ทีมสนับสนุนมักใช้เวลามากไปกับการคัดแยกคำขอและมอบหมายให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ระบบอัตโนมัติช่วยจัดการการส่งต่อ การยกระดับปัญหา และการอัปเดต ทำให้ลูกค้าได้รับการตอบกลับที่เร็วขึ้น และเปิดโอกาสให้พนักงานมีเวลาไปแก้ปัญหาได้มากขึ้น

กระบวนการที่มีการปฏิบัติตามข้อบังคับจำนวนมาก

ฝ่ายการเงิน ฝ่ายกฎหมาย และงานด้านที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลอื่นๆ ต้องการความสม่ำเสมอและบันทึกที่ชัดเจน ระบบอัตโนมัติจะสร้างบันทึกการตรวจสอบในทุกขั้นตอน เพื่อลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือเอกสารที่ไม่ได้รับ ซึ่งช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อผูกมัดตามข้อบังคับโดยทำงานด้วยตนเองน้อยลง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการนำไปใช้งาน

การเริ่มต้นใช้การทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัยการวางแผนด้วย การนำไปใช้ที่มีประสิทธิภาพที่สุดเริ่มจากการพิจารณาอย่างละเอียดว่าเวิร์กโฟลว์ทำงานอย่างไรในปัจจุบัน แล้วค่อยๆ ก้าวไปสู่ระบบอัตโนมัติในด้านที่สร้างคุณค่าได้มากที่สุด แนวทางที่รอบคอบไม่เพียงช่วยลดความเสี่ยง แต่ยังช่วยให้ทีมมีความมั่นใจมากขึ้นเมื่อเห็นผลลัพธ์ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้จะวางรากฐานสำหรับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง ยืดหยุ่น และยั่งยืน

เริ่มต้นด้วยการทำแผนผังกระบวนการ
บันทึกว่าในปัจจุบันงานดำเนินไปอย่างไร โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น ผังงาน หรือมาตรฐานแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจและสัญกรณ์ วิธีนี้ช่วยให้มองเห็นเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดได้ง่ายขึ้น และเห็นจุดที่เหมาะที่สุดสำหรับการใช้ระบบอัตโนมัติ
ประเมินความเหมาะสมของกระบวนการ
เริ่มจากกระบวนการที่ทำซ้ำๆ มีปริมาณงานสูง มีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาด หรือมีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามข้อบังคับ นี่คือส่วนที่ระบบอัตโนมัติจะสร้างคุณค่าได้อย่างรวดเร็วที่สุด
แยกกฎธุรกิจออกจากกัน
ออกแบบเวิร์กโฟลว์ให้กฎธุรกิจอยู่แยกจากกระบวนการเชิงเทคนิค วิธีนี้ทำให้ทีมธุรกิจอัปเดตกฎได้โดยไม่ต้องรอด้าน IT ซึ่งช่วยให้ระบบอัตโนมัติยืดหยุ่นอยู่เสมอ
เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม
สำรวจตัวเลือกต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPMS) แพลตฟอร์มกระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยหุ่นยนต์ หรือโซลูชันกระบวนการทำงานอัตโนมัติอัจฉริยะ เครื่องมือแบบ Low-Code และ No-Code ยังสามารถช่วยให้ทีมงานนอกเหนือจาก IT เข้ามามีส่วนร่วมได้ด้วย
ทำซ้ำและปรับขนาด
เริ่มจากโครงการนำร่อง และกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักที่ชัดเจนเพื่อวัดความสำเร็จ เมื่อกระบวนการเริ่มต้นพิสูจน์คุณค่าได้แล้ว ให้ขยายอย่างค่อยเป็นค่อยไป และใช้การวิเคราะห์กระบวนการเพื่อขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

วิธีเลือกเครื่องมือสำหรับการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ

การเลือกเครื่องมือระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมไม่ได้ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียว แต่ต้องคำนึงถึงเป้าหมายทางธุรกิจด้วย ตัวเลือกที่เหมาะที่สุดขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานขององค์กรของคุณในปัจจุบัน และสิ่งที่ต้องการปรับปรุง โดยคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้:

ความสะดวกในการใช้งาน
มองหาเครื่องมือที่ทีมงานนอกเหนือจาก IT สามารถใช้งานได้อย่างสะดวก ตัวเลือกแบบ Low-Code และ No-Code ช่วยให้พนักงานของธุรกิจสร้างและปรับเวิร์กโฟลว์ได้โดยไม่ต้องพึ่งการสนับสนุนทางเทคนิคมากนัก
การรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่
ระบบอัตโนมัติจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อเชื่อมต่อกับระบบที่คุณใช้อยู่แล้วได้อย่างราบรื่น เช่น แพลตฟอร์มด้านการเงิน HR หรือการบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า การผสานการทำงานที่แข็งแกร่งช่วยลดงานซ้ำซ้อน และทำให้ข้อมูลไหลเวียนได้อย่างสม่ำเสมอ
สามารถปรับขนาดได้
เลือกเครื่องมือที่รองรับได้ทั้งความต้องการในปัจจุบันและการเติบโตในอนาคต โซลูชันที่เหมาะกับเพียงแผนกเดียวควรสามารถรองรับระบบอัตโนมัติทั่วทั้งองค์กรได้ในระยะยาวด้วย
ฟีเจอร์ด้านการรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อบังคับ
เครื่องมือที่มีบันทึกการตรวจสอบ การรายงาน และการควบคุมด้านการกำกับดูแลในตัว ช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการต่างๆ เป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและมาตรฐานความปลอดภัย
การวิเคราะห์และการปรับให้เหมาะสม
เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพไม่ได้แค่ทำให้งานเป็นอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการด้วย มองหาฟีเจอร์ที่ช่วยไฮไลต์คอขวดและแนะนำการปรับปรุง
การสนับสนุนและระบบนิเวศ
พิจารณาการสนับสนุนจากผู้ให้บริการ การฝึกอบรมที่มีให้ และชุมชนผู้ใช้ที่มีความเคลื่อนไหว ทรัพยากรเหล่านี้ช่วยให้เริ่มต้นได้ง่ายขึ้น และขยายการใช้งานไปทั่วทั้งองค์กรได้

การวัดผลความสำเร็จและ ROI

คุณค่าของการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติจะชัดเจนเมื่อวัดทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ตัวชี้วัดอย่างเช่น เวลาที่ประหยัดได้ อัตราข้อผิดพลาดที่ลดลง ต้นทุนต่อรายการธุรกรรมที่ลดลง และระยะเวลาดำเนินการที่สั้นลง แสดงให้เห็นถึงผลลัพธ์ที่ได้รับจากระบบอัตโนมัติในทันที ผลลัพธ์เหล่านี้เป็นผลลัพธ์ที่จับต้องได้ ซึ่งแสดงให้เห็นว่ากระบวนการใดทำงานได้เร็วขึ้นและราบรื่นขึ้น

สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือการวัดผลเชิงคุณภาพ การปรับปรุงความพึงพอใจของพนักงาน การปฏิบัติตามข้อบังคับที่เข้มแข็งขึ้น และประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น บ่งชี้ว่าระบบอัตโนมัติช่วยสนับสนุนทั้งผู้คนและกระบวนการ เมื่อรวมกันแล้ว มุมมองเหล่านี้จะให้ภาพความสำเร็จที่สมดุล

เพื่อให้ผลลัพธ์มีความหมายอย่างต่อเนื่องในระยะยาว การวางระบบติดตามไว้ตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยได้มาก แดชบอร์ด การตรวจสอบเป็นประจำ และวงจรการให้คำติชม ช่วยให้ผู้ตัดสินใจติดตามประสิทธิภาพและปรับเปลี่ยนได้เมื่อความต้องการทางธุรกิจเปลี่ยนไป ระบบอัตโนมัติจะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ถูกมองว่าเป็นโครงการที่ทำครั้งเดียวจบ

เริ่มการปรับปรุงด้วย Power Automate

โซลูชันการทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติอย่าง Power Automate ช่วยให้องค์กรทำงานประจำให้ง่ายขึ้น เพิ่มความแม่นยำ และสร้างโอกาสให้ทีมงานมุ่งเน้นกับลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ ด้วยเครื่องมือแบบ Low-Code สำหรับออกแบบและจัดการเวิร์กโฟลว์ข้ามระบบและแอปพลิเคชัน Power Automate จะช่วยรองรับทุกอย่างตั้งแต่การอนุมัติแบบง่ายๆ ไปจนถึงกระบวนการที่ซับซ้อนและมีข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามข้อบังคับจำนวนมาก ในขณะเดียวกันทำให้กฎธุรกิจมองเห็นได้ชัดเจนและปรับเปลี่ยนได้ การใช้ Power Automate ช่วยวางรากฐานสู่การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานที่มีส่วนร่วมมากขึ้น และประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นสำหรับลูกค้า

แหล่งข้อมูล

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันของ Microsoft

ผลิตภัณฑ์

ทำงานอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพด้วย Power Automate

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยการทำให้งานและเวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำกันเป็นอัตโนมัติด้วยกระบวนการอัตโนมัติ

เรียนรู้เพิ่มเติม

ตัวอย่างของการทำกระบวนการให้เป็นระบบอัตโนมัติคือ การทำให้การออนบอร์ดพนักงานใหม่เป็นอัตโนมัติ แทนที่จะป้อนข้อมูลด้วยตนเองในหลายระบบ ซอฟต์แวร์สามารถสร้างบัญชีผู้ใช้ กำหนดโมดูลการฝึกอบรม และจัดตารางงานปฐมนิเทศได้โดยอัตโนมัติ วิธีนี้ช่วยลดข้อผิดพลาด ย่นเวลาเซ็ตอัพ และทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่ทุกคนจะผ่านกระบวนการมาตรฐานเดียวกัน
การทำกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ (BPA) ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ในชีวิตประจำวัน เช่น การอนุมัติใบแจ้งหนี้ การประมวลผลคำสั่งซื้อ และการรายงานการปฏิบัติตามข้อบังคับ การลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตนเองช่วยให้องค์กรปรับปรุงความแม่นยำ เพิ่มความเร็ว และเปิดโอกาสให้ทีมงานมุ่งเน้นงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น
เครื่องมือการทำกระบวนการให้เป็นระบบอัตโนมัติคือแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้องค์กรออกแบบ จัดการ และทำเวิร์กโฟลว์ให้เป็นอัตโนมัติ หมวดหมู่ที่พบบ่อย ได้แก่ โซลูชันการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ แพลตฟอร์มกระบวนการทำงานอัตโนมัติโดยหุ่นยนต์ และโซลูชันกระบวนการทำงานอัตโนมัติอัจฉริยะ ซึ่งบางส่วนรองรับการพัฒนาแบบ Low-Code หรือ No-Code
เครื่องมือ AI สามารถขยายระบบอัตโนมัติได้โดยการวิเคราะห์ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง การจดจำรูปแบบ และการแนะนำข้อเสนอแนะ ตัวอย่างเช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติสามารถช่วยส่งต่อคำขอบริการลูกค้า ขณะที่โมเดลการเรียนรู้ของเครื่องสามารถระบุความผิดปกติในธุรกรรมทางการเงินเพื่อการตรวจสอบได้
ประโยชน์หลักของระบบอัตโนมัติคือประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น กระบวนการทำงานได้เร็วขึ้น พร้อมข้อผิดพลาดที่น้อยลงและต้นทุนที่ต่ำลง ในระยะยาว สิ่งนี้ยังช่วยให้การปฏิบัติตามข้อบังคับดีขึ้น ประสบการณ์ของลูกค้าดีขึ้น และความพึงพอใจของพนักงานสูงขึ้น