Gantt-scheman – vad de är och hur du använder dem

Om du behöver hjälp med att bocka av din att göra-lista är ett Gantt-schema ett användbart verktyg. Som tur är kan du enkelt skapa ett Gantt-schema på egen hand. Läs vidare och se hur du kan hålla ordning hemma eller på kontoret med hjälp av ett Gantt-schema.

Du har förmodligen sett ett Gantt-schema förut utan att inse det. Gantt-scheman är mycket populära i kontorsmiljöer för att hantera arbetsrelaterade projekt. Med hjälp av Gantt-scheman kan du planera tidslinjer för både arbetsprojekt och personliga projekt, som att renovera ditt hem. Det finns många fördelar med att använda ett Gantt-schema

Gantt-schemat har fått sitt namn från Henry Gantt, den amerikanske maskiningenjören som tog fram det. Gantt-scheman är vanliga projektledningsverktyg som gör det enkelt att spåra uppgifter, framsteg och tidslinjer på bara några sekunder. De hjälper också chefer att hålla koll på de resurser och teammedlemmar som behövs för att slutföra ett projekt, och hålla reda på projektets start- och slutdatum. Du kan använda Gantt-scheman för att följa upp projekt av alla längder, oavsett om de pågår i två dagar eller tio månader.

Ett Gantt-schema är en typ av diagram som använder staplar för att visualisera projektets tidslinjer. De kan användas för att spåra ett projekts varaktighet i dagar, veckor eller till och med månader. I ett Gantt-schema representeras varje uppgift i projektet av en vågrät stapel. Schemats vågräta axel är tidslinjen, och den lodräta axeln innehåller varje uppgift som ska slutföras.

Vissa Gantt-scheman använder fasta enfärgade staplar för att ge en enkel visuell bild av projektets tidslinje. Andra låter dig uppdatera förloppet, vilket ändrar stapelns färg (eller delar av den) för att spegla utvecklingen. Om du till exempel anger att en viss uppgift är 25 % klar kan en fjärdedel av stapeln vara grön för att visa hur mycket som redan är gjort, medan återstående tre fjärdedelar av stapeln är röda för att visa det arbete som återstår. Den här layouten ger projektledare en snabb överblick över hur mycket arbete som återstår för varje uppgift.

Det är enkelt att skapa ett eget Gantt-schema. Du kan skapa ett själv med enkla formler i Excel. Om du inte har tid eller avancerade kunskaper i Excel kan du komma igång med en kostnadsfri mall.

För att komma igång med ditt Gantt-schema behöver du följande:

• En lista över uppgifter som behöver slutföras
• Start- och slutdatum för varje uppgift
• Ansvariga personer och teammedlemmar för varje uppgift

Det är mycket enklare att skapa ett Gantt-schema med en mall, och det finns gott om kostnadsfria mallar för Gantt-scheman tillgängliga. När du använder en mall som den här kan du ändra varje cell i kolumnen Aktivitet för att namnge varje uppgift. I de två följande kolumnerna anger du projektets startdatum och slutdatum. I kolumn E och F anger du de verkliga startdatumen och slutdatumen. De verkliga start- och slutdatumen visar när projektet faktiskt påbörjades. Om du till exempel planerade att reparera taket den 5:e men inte kunde börja förrän den 10:e på grund av en storm, skulle den 5:e vara ditt planerade startdatum och den 10:e ditt verkliga startdatum. Staplarna på den vågräta axeln ändras beroende på dina start- och slutdatum. Kom också ihåg att manuellt ange hur stor procentdel av projektet som är slutfört så att du har full koll på uppgiften. Ladda sedan upp ditt färdiga Gantt-schema till en delad arbetsyta där alla som samarbetar i projektet kan komma åt det och hjälpa till att hålla det uppdaterat.

• Färgkoda uppgiftsstaplarna efter team, tilldelad person eller prioriteringsnivå. Du kan till exempel göra staplarna för mer brådskande uppgifter röda. Sådana här visuella markörer gör det lättare att snabbt förstå Gantt-schemat.
• Ju mer specifika uppgifterna är, desto bättre. Utan tillräckliga detaljer kan det vara svårt att uppdatera eller bedöma statusen för en uppgift.
• Att lägga till milstolpar i ditt Gantt-schema är ett bra sätt att motivera teamet och visa hur långt de har kommit.

Gantt-scheman är ett beprövat sätt att organisera projekt och hålla koll på start- och slutdatum. Nu när du vet hur man skapar ett Gantt-schema kan du enkelt hantera dina projekt.