Vodič za početnike za korišćenje BPMN standarda u poslovanju
Šta je BPMN?
Videti znači verovati. Slika vredi hiljadu reči. Pokažite mi, nemojte mi samo reći. Upravo su ovakvi izrazi učinili Business Process Modeling Notation (BPMN) izuzetno popularnom u mnogim različitim vrstama preduzeća, industrija i profesija. Ali šta je tačno BPMN i kako funkcioniše?
Ukratko, BPMN je standardizovana metoda dijagrama toka koja vam omogućava da kreirate i delite dijagrame koje je lako razumeti. Ovi dijagrami mogu vizuelno da modeluju korake poslovnog procesa od početka do kraja.
Primer dijagrama BPMN procesa promene adrese (iznad)
Iako postoji nekoliko metoda za modelovanje procesa, BPMN je brzo postao de facto standard za modelovanje procesa, i to s dobrim razlogom.
Koje su njegove mogućnosti?
Jedna od najznačajnijih prednosti BPMN-a leži u njegovoj mogućnosti da stvara dijagrame toka koji su jednostavni ili složeni, koliko god je potrebno. To poslovnim akterima na svim nivoima (tehničkim ili netehničkim) olakšava da ih razumeju.
Verovatno je upravo ta osobina ono što objašnjava popularnost BPMN-a. Istraživanje iz 2016. godine pokazalo je da je 64% preduzeća zainteresovano za usvajanje BPMN-a kako bi pojednostavilo svoje poslovne procese. Cilj je za većinu preduzeća jednostavan: ušteda novca smanjenjem troškova i poboljšanjem produktivnosti.
Zašto je potreban?
Ulog je visok. Pogledajte ove statistike iz istraživanja preduzeća iz 2018. godine:
- 37% ispitanika je navelo da njihove organizacije imaju više velikih projekata poslovnih procesa u toku
- 93% organizacija u anketi učestvuje u brojnim projektima za unapređenje procesa
- 79% je reklo da koristi softverske alatke za modelovanje procesa koje su analizirali i planirali da promene
- Pored toga, 65% ispitanih se složilo ili se potpuno složilo da su BPMN procesi i tehnologije pomogli njihovim organizacijama da poboljšaju efikasnost, svestranost i zadovoljstvo klijenata
- Međutim, većina (52%) ispitanika je rekla da samo povremeno modeluje ili dokumentuje procese svog preduzeća
Osim povećanja efikasnosti, druge relevantne motivacije za podršku radu na poslovnim procesima uključuju:
- Povećavanje zadovoljstva klijenata
- Poboljšanje odzivnosti organizacije
- Poboljšanje koordinacije i kontrole poslovanja
- Predstavljanje novog proizvoda ili poslovne linije
- Usklađivanje sa novim propisima
- Reagovanje na jedinstvene događaje kao što su spajanje ili akvizicija
Od IT-ja, finansijskih usluga, osiguranja i proizvodnje, do obrazovanja, telekomunikacija, maloprodaje, računara i softvera, svaka kompanija može da ima koristi od unapređenih poslovnih ili organizacionih procesa.
Kako se BPMN koristi?
Cilj BPMN-a je da svima pruži jasan pregled procesa od početka do kraja. Pomaže da se obezbedi vizuelni put koji popunjava praznine, prikazujući redosled poslovnih aktivnosti potrebnih da se pređe od jednog kraja procesa do drugog.
Evo nekoliko prednosti koje preduzeća mogu da ostvare korišćenjem BPMN-a:
- Lakša komunikacija i saradnja radi postizanja cilja
- Jednostavan vizuelni prikaz koraka
- Mogućnost prilagođavanja na osnovu uloga zainteresovanih strana (npr. analitičari, učesnici u procesu, menadžeri, projektanti, spoljni timovi i konsultanti)
- Identifikovanje problema u procesima koji možda zahtevaju rešenje
- Uvid u potencijalne oblasti za poboljšanje
- Podsticanje kvalitetnijih rezultata
Primeri modelovanja procesa
Usmereno na poslovanje
Mnogi profesionalci i organizacije žele da modeluju veoma visok nivo, proces usmeren na ljude. U tom slučaju, korišćenje nekolicine simbola zahteva manje detaljnog znanja o BPMN-u, pa je notacija jednostavna. S druge strane, ovi modeli takođe mogu da se prilagode tako da budu izuzetno detaljni za IT i druge tehničke aktere.
Evo samo nekoliko primera tipova procesa koje ovi dijagrami toka mogu vizuelno da prikažu:
- Rešavanje pritužbi korisnika na pozive
- Prodaja proizvoda na mreži
- Tok posla proizvodnje
- Obrada zahteva za osiguranje
- Grafikoni toka posla
- Metode uvođenja u posao
Primer BPMN procesa sa dijagramom prolaza
Isprobajte Visio besplatno 1 mesec
Nakon besplatnog probnog perioda od jednog meseca naplaćivaće vam se važeća naknada za pretplatu. Potrebna je kreditna kartica. Otkažite je u bilo kom trenutku da biste sprečili buduće naplate.
Tehnički orijentisano
Kao što je ranije pomenuto, dijagrame možete da pravite sa onoliko detalja koliko je potrebno. Na primer, prikazivanje tokova procesa usmerenih na IT, kodiranje i još mnogo toga:
- B2B veb usluge
- Vizuelizacija izvršavanja koda unutar programa
- Ilustracija strukture veb lokacije ili aplikacije
- Uvid u to kako posetioci koriste veb lokaciju
- Prikaz toka podataka u sistemima kao što su unos podataka, procesori i komunikacione mreže
U složenijim verzijama, moći ćete da modelujete složene poslovne događaje, kao što su poruke, tajmeri, poslovna pravila i uslovi greške. Proučimo detaljnije ove složenije verzije BPMN-a.
Elementi i simboli u BPMN-u 2.0
BPMN notacija ima pet osnovnih kategorija elemenata i, unutar njih, mnogo različitih oblika i simbola. Evo brzog pregleda:
Objektе toka
Oni prikazuju ponašanje u poslovnom procesu i obuhvataju:
- Aktivnosti: Rad koji obavlja osoba ili sistem, odnosno zadaci (prikazani kao pravougaonik sa zaobljenim uglovima).
- Događaji: Ono što se dešava tokom procesa: početni, međudogađaji i završni (prikazani kao krugovi).
- Kapije: Prikazuju putanju sekvencijalnog toka u procesu (prikazane kao rombovi). Dodatni detalji mogu da uključuju tačke odlučivanja.
Objekti podataka
Oni pružaju informacije o podacima u procesu. Podaci su predstavljeni na četiri načina:
- Ulazni podaci (prikazani kao stranica sa jednim savijenim uglom i desnom strelicom) predstavljaju zadatke koji zavise od podataka. Ne mogu da nastave dalje dok se ne prikupe određeni podaci.
- Izlazni podaci (prikazani kao stranica sa jednim savijenim uglom i punom desnom strelicom) koriste se da pokažu kada proces generiše podatke.
- Prikupljanje podataka (prikazano kao stranica sa jednim savijenim uglom i tri pune linije u donjem centru) jeste svaki čin prikupljanja podataka koji je potreban u procesu (npr. anketa).
- Skladišta podataka (prikazana kao kontejner) koriste se kao mesto za prikupljanje svih podataka dobijenih iz procesa.
Povezivanje objekata
Oni povezuju objekte toka međusobno ili sa drugim informacijama i prikazuju tok procesa:
- Tokovi sekvence (prikazani punom strelicom nadesno) prikazuju redosled aktivnosti koje se izvršavaju.
- Tokovi poruka (prikazani isprekidanom strelicom nadesno sa krugom na levoj strani) prikazuju poruke i redosled toka između učesnika.
- Asocijacije (prikazane kao isprekidana linija) povezuju tekst i artefakte sa događajem.
Staze
Ovaj termin predstavlja grupe i staze.
- Grupa: „kontejner“ za jedan proces.
- Staze: One razvrstavaju aktivnosti unutar grupe. Prikazane horizontalno ili vertikalno, one dele grupu na odeljke da bi prikazale odgovornost i lokaciju događaja.
Artefakti
Ovo pruža dodatne detalje o procesu. Postoje dve vrste artefakata:
- Grupe: Prikazane kao urezane kutije, one obuhvataju grupu elemenata da bi prikazale da su povezani.
- Tekstualne napomene: To su jednostavno beleške (koje prethodi jedna leva uglasta zagrada) koje čitaoci mogu lako da vide bez produbljivanja. Poznati i kao komentari.
Pojednostavite BPMN pomoću softvera
Kada kreirate svoj dijagram toka, nema potrebe da izmišljate toplu vodu, naročito ako tek počinjete da koristite BPMN.
Korišćenje softverske alatke omogućiće vam da brže kreirate dijagrame i da svoj model poslovnog procesa učinite efikasnijim. Uverite se da birate softver koji vam omogućava da:
- Počnite brzo da pravite dijagrame tako što ćete sa lakoćom kreirati profesionalne. BPMN dijagrame toka sa gotovim predlošcima i primerima.
- Dajte svojim dijagramima profesionalan, privlačan izgled pomoću unapred pripremljenih tema i efekata.
- Iskoristite intuitivne mogućnosti kao što su prevlačenje i ispuštanje, poravnanje i pozicioniranje i automatsko povezivanje da biste efikasnije pravili dijagrame.
- Radite u okruženju sadržaja koje obezbeđuje osnovni skup BPMN 2.0 oblika i više od toga, što čini stotine grafički različitih simbola.
- Imate nivo podrške koji omogućava kreiranje i osnovnih BPMN dijagrama i detaljnijih dijagrama sa logikom izuzetaka, informacijama o resursima i ulogama, osnovnim informacijama o toku podataka i informacijama o komunikaciji između učesnika.
- Proverite ima li grešaka tako što ćete proveriti valjanost dijagrama prema 76 logičkih pravila koja se odnose na vizuelnu ispravnost na osnovu standarda BPMN 2.0, a zatim pregledajte listu problema.
- Učitajte svoj prilagođeni skup logističkih pravila koja se odnose na vizuelnu ispravnost.
- Slobodno delite svoj rad kao bezbednu vezu zasnovanu na vebu, prilog, sliku ili PDF i odgovarajte na komentare na mreži.
- Sarađujte sa drugima koristeći koautorstvo, komentarisanje i beleške.
- Zajedno uređujte dijagrame sa svojim timom da biste održali jednu verziju istine i smanjili konflikte verzija.
- Vidite ko radi na određenim delovima dijagrama, primajte obaveštenja o promenama i birajte kada ćete ih objediniti u glavnu datoteku.
- Integrišite dijagrame povezane sa podacima u Power BI kontrolnu tablu. Ova integracija može da pomogne u pokretanju operativne i poslovne inteligencije, kako biste bolje razumeli celokupnu sliku.
- Automatizujte tokove poslovnih procesa sami, ubrzavajući proces kreiranja i dajući IT-ju više vremena da se fokusira na strateške inicijative
- Pristupite dijagramima gotovo bilo gde u pregledaču ili aplikaciji za iPad®.
Saveti za početak rada
Od vlasnika poslovnih procesa u etabliranim preduzećima do analitičara, svako može imati koristi od pojednostavljivanja poslovnih procesa, bez obzira na to koliko su oni jednostavni ili složeni. Ako vam se informacije čine pomalo preobimnim, imajte na umu sledeće: možete da kreirate jednostavan BPMN dijagram toka, a zatim da ga dalje razvijate.
Ako želite da vidite kako to funkcioniše u praksi, dostupni su brojni predlošci i video zapisi sa uputstvima koji će vam pomoći da kreirate osnovni dijagram, a zatim možete da dodajete detalje kako vam bude prijatnije da radite. Možete da saznate više o korišćenju procesa usaglašenih sa BPMN-om i softvera uz ovaj postupni vodič.
Tim usluge Microsoft 365 fokusira se na deljenje resursa kako bi vam pomogao da pokrenete, vodite i razvijete preduzeće.
Prvi koraci uz Visio
Vizuelizujte i komunicirajte ideje, informacije i procese sa praktično bilo kog mesta, na bilo kom uređaju, uz pomoć usluge Visio.
Povezani sadržaj
Produktivnost
Kako odabrati najefikasniji dijagram toka
Produktivnost
Saveti za mapiranje mrežnog dijagrama
Produktivnost
Kako povećati produktivnost uz mapiranje procesa i automatizacije
Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.
Pratite Microsoft 365