Napravite vizuelni prikaz poslovnog procesa ili dijagrama toka procesa koji definiše buduće tokove rada i događaje.
Kako uz proces mapiranja vaše preduzeće može ostvariti uspeh
Šta je mapiranje procesa?
Mapiranje procesa može da pomogne da se kreira poslovni proces ili dijagram toka procesa koji definiše niz događaja u budućem toku rada i često predstavlja vizuelni prikaz. Nakon toga, mape procesa omogućavaju liderima i menadžerima projekata da okupe timove, pomognu ljudima da razumeju gde pripadaju u projektu i kako njihov rad utiče na druge – i na kraju vode ka uspešnom rezultatu.
Mape procesa obično definišu novi proces ili unapređuju postojeći. Uz softver za mapiranje procesa, svako može da napravi vizuelni prikaz projekta.
Pogodnosti mapiranja procesa
Moć da vizuelno vidite i razumete proces od početka do kraja brzo otkriva oblasti za poboljšanje efikasnosti. Ova transparentnost je ključna, naročito u postpandemijskom okruženju gde je agilnost neophodna. Pored toga, dijagram toka procesa može da vam pomogne da:
- Obezbedite dokumentaciju procesa, usaglašenost i nadzor.
- Pregledate vizuelni projekat od početka do kraja.
- Vizuelno delite detalje koji se odmah razumeju i lako prosleđuju rukovodstvu.
- Istaknite složenosti i redundanse, kao i potencijalne probleme i rešenja.
- Reorganizujte procese u korake pomoću sistema koji je lako razumljiv.
- Vidite kako su članovi tima povezani, što pomaže da se olakšaju smislenije interakcije.
- Dajte svom timu okvir za referencu da postavlja i odgovara na strateškija pitanja i donosi bolje informisane odluke.
- Kreirate biblioteku dijagrama toka koje možete da koristite, ponovo koristite i prilagođavate kako nastaju novi projekti.
- Isporučite bolje proizvode i usluge klijentima.
Načini korišćenja mapiranja procesa
Bez obzira na to da li radite u industrijskom okruženju, kancelariji, skladištu ili zdravstvenoj ustanovi, mapiranje procesa pomaže vašem timu da bolje razume kako je njihov rad povezan sa drugim projektima. Za svaki mali biznis, primena mapiranja procesa može da pomogne da se odmah identifikuju oblasti koje treba unaprediti, kao i kada treba rešavati probleme sa klijentima, proizvodnjom ili zalihama. Pandemija je naterala sve više ljudi da pređe na hibridni i rad na daljinu, pa timovi moraju da mogu lako, brzo i efikasno da vide kako su projekti povezani.
Postoje dva načina korišćenja mapiranja procesa: tok procesa i poslovni proces. Pogledajte oba kako biste mogli da odlučite koji je pravi za vaš projekat.
Tok procesa
Dijagram toka procesa pomaže da se detaljno prikažu odnosi između komponenti projekta ili industrije. Pomaže vam da uspostavite standarde i procedure ili može da se koristi kao vodič za zadatke. Štaviše, pomaže da se obezbedi da timovi prate svaki korak vašeg toka rada redosledom kojim je predviđen.
Dijagrami toka procesa dokumentuju ili unapređuju proces – ili jednostavno modeluju novi. Kada se dijagrami toka procesa kreiraju pomoću softvera za mapiranje procesa, možete da napravite simbole na koje se može kliknuti koji se proširuju i pružaju dodatne detalje za svaku fazu procesa. Dakle, pre nego što podesite tok posla ili poslovni dijagram toka sa zadacima, razmotrite prikaz strukture celokupnog procesa u dijagramu toka.
Poslovni proces
Primer toka procesa slike
Poslovni proces
Microsoft 365 Copilot
Uštedite vreme i fokusirajte se na ono što je najvažnije uz veštačku inteligenciju u sistemu Microsoft 365 za preduzeća.
Mapiranje poslovnih procesa detaljno opisuje vaš proces. Od početka do kraja, prikazuje šta treba da se desi da bi se stiglo do krajnjeg cilja. Postupak obuhvata neophodne učesnike, njihove zadatke i datume završetka. Daje članovima tima razlog, motivaciju da veruju i uvid u veće ciljeve. Prikazuje obim njihove uloge, zašto su neophodni za proces i kako će svi članovi vašeg tima raditi zajedno da završe projekat.
Kao i svi dijagrami mapiranja procesa, mapiranje poslovnog procesa koristi simbole sa mogućnošću proširenja za više informacija kako bi označilo tačke kontakta duž puta.
Primer dijagrama poslovnog procesa
Tipovi mapiranja procesa
Pošto različiti biznisi i projekti imaju svoje jedinstvene potrebe, korišćenje istog stila dijagrama toka procesa za sve projekte ne bi bilo najbolje korišćenje alata. Zato postoji nekoliko vrsta mapiranja procesa za specijalizovanije potrebe. Pogledajte da biste odlučili koji je pravi za vaš projekat.
- Detaljno mapiranje procesa. Kao prikaz najsitnijih detalja projekta u obliku mape procesa, detaljno mapiranje procesa pruža tehnički prikaz tačnih koraka, uključujući ulaze, izlaze, metrike i ljude potrebne za dovršavanje procesa. Smanjite zabunu, prikažite zavisnosti i pripremite tim da pokrene projekat i ostane fokusiran. Detaljne mape procesa obično su povezane sa mapom procesa na visokom nivou, glavnom ili primarnom mapom procesa.
- Mapiranje dokumenata procesa. Definisanje ulaza i izlaza projekta. Kada se definišu informacije potrebne u svakoj fazi, kao i izlazi (ili opipljive stavke ili usluge) povezani sa projektom, bolje ćete razumeti šta je vašem timu potrebno i steći predstavu o konačnim rezultatima. Dodavanje mape procesa dokumenta detaljnoj mapi procesa pruža transparentnost u pogledu promenljivih i odluka koje mogu uticati na vaš rad.
- Mapiranje procesa na visokom nivou. Nudi pregled procesa i ciljeva organizacije. Za projekte možete da navedete odeljenja i naknadne uloge iz kojih će vam biti potrebno predstavljanje. Pomoću softvera za mapiranje procesa, svaki odsek ili uloga može biti napravljen kao element na koji se može kliknuti, kako bi se detaljnije sagledale potrebe projekta.
- Vizuelizovano mapiranje procesa. Definisanjem trenutnih i budućih procesa možete steći sveobuhvatan uvid u to kako vaša organizacija ili projekat funkcionišu. Ovaj pregled vam može pomoći da pronađete nove načine za pojednostavljivanje rada, identifikujete ključne zainteresovane strane i tačke povezivanja, poboljšate radne odnose i kreirate proces koji na najbolji način koristi vreme i veštine vašeg tima.
- Međufunkcionalno mapiranje procesa pomoću staza.. Identifikovanje odeljenja uključenih u projekat, razbijanje procesa na korake i dodeljivanje resursa pravim ljudima. Odličan je način da proces sagledate na nov način, pronađete oblasti za poboljšanje i precizno utvrdite stvarne ili potencijalne praznine ili preklapanja u procesu, tako da imate sposobnost da planirate unapred.
- Mapiranje procesa lanca dodate vrednosti. Obezbeđivanje sveobuhvatnog pregleda vašeg projekta za članove tima. To je jednostavan prikaz nepovezanih okvira koji vam omogućava da na prvi pogled vizuelizujete proces. Time ćete videti koje zainteresovane strane treba uključiti u projekat da biste razumeli kako će se projekat odvijati.
- Mapiranje procesa toka vrednosti (VSM). Ilustrovanje, analiziranje i unapređivanje koraka potrebnih za isporuku proizvoda ili usluge, uz istovremeno pronalaženje i uklanjanje otpada. Kao ključni deo lean metodologije, VSM analizira tok koraka procesa i informacija od izvora do isporuke korisniku. Obično ga koriste preduzeća koja proizvode opipljivu robu za potrošače.
- Mapiranje aktivnosti procesa. Prikazivanje aktivnosti sa dodatom vrednošću i aktivnosti bez dodate vrednosti u okviru procesa. Ova alatka za mapiranje toka vrednosti pomaže da se utvrdi kada i gde se ove aktivnosti odvijaju, čime se lakše identifikuju sinergije između zainteresovanih strana i mogućnosti za stvaranje dodatne vrednosti tamo gde ona ranije nije postojala.
Mapiranje procesa toka posla
Kada kreirate dijagram procesa u formatu „tok“, on neće sadržati simbole standarda Objedinjenog jezika za modelovanje (UML). Umesto toga, koristiće informativne oznake ili reči. To je odlično rešenje kada komunicirate sa ljudima koji ne razumeju UML simbole ili više vole reči od simbola.
Mapiranje poslovnih procesa zahteva vreme, ali se isplati. Pružanjem vizije, procesa i pratećih zadataka – ili jednostavno boljim razumevanjem načina na koji vaše poslovanje funkcioniše – svakom članu tima možete postaviti jasne granice, definisati uloge i odgovornosti, te ih blagovremeno informisati o svemu što treba da znaju. A ako mislite da je mapiranje procesa namenjeno samo poslu koji proizvodi opipljive rezultate, razmislite ponovo.
Godine 2018, Nacionalna medicinska biblioteka Sjedinjenih Američkih Država i Nacionalni instituti za zdravlje objavili su članak o važnosti mapiranja procesa u zdravstvu. Prema izveštaju, mapiranje procesa pomoglo je zdravstvenim radnicima tako što im je omogućilo da:
- Nauče i steknu zajedničko razumevanje
- Prepoznaju mogućnosti za unapređenje
- Angažuju zainteresovane za projekte
- Definišu ciljeve projekta
- Prate napredak projekta
- Steknu jednostavan metod za planiranje
Kreiraju dijagrame za mapiranje procesa koji dolaze u prvi plan
Dakle, bez obzira na to kojim tipom poslovanja upravljate, bilo da se radi o razvoju softvera, zdravstvu, građevinarstvu ili marketingu, mapiranje procesa može da vam pomogne da radite pametnije i ostanete na pravom putu. Za vlasnike malih preduzeća koji se prilagođavaju radu u svetu nakon pandemije, mapiranje procesa pomaže u optimizaciji svakog procesa, strategije i zadatka, što dovodi do veće efikasnosti, smanjenja troškova, kvalitetnijeg poslovnog odlučivanja i rasta. Pored toga, može da pomogne vašem timu da radi zajedno uz zajedničku viziju, tako da svi mogu da daju svoj maksimum za preduzeće i vaše klijente.
Microsoft Visio kreira lako prilagodljive vizuelne prikaze za organizovanje podataka, pružanje uvida, predstavljanje dijagrama koji se lako razumeju i oživljavanje vašeg mapiranja procesa. Saznajte više, pogledajte ovaj postupni vodič za kreiranje dijagrama pomoću softvera za mapiranje procesa.
Tim usluge Microsoft 365 fokusira se na deljenje resursa kako bi vam pomogao da pokrenete, vodite i razvijete preduzeće.
Prvi koraci uz Visio
Vizuelizujte i komunicirajte ideje, informacije i procese sa praktično bilo kog mesta, na bilo kom uređaju, uz pomoć usluge Visio.
Srodan sadržaj
Poslovna tehnologija
Šest prednosti tehnologije generativni AI za mala preduzeća
Poslovna produktivnost
Kako koristiti veštačku inteligenciju za postizanje bolje produktivnosti i efikasnosti na poslu
Poslovna tehnologija
AI i produktivnost: Kako koristiti AI alatke za poboljšanje iskustva zaposlenih
Poslovna produktivnost
Vodič za agilni DevOps za mala i srednja preduzeća
Poslovni uvidi i ideje ne obuhvataju profesionalne poreze ili finansijske savete. Trebalo bi da se obratite vlastitom poreskom ili finansijskom stručnjaku da biste porazgovarali o ovoj situaciji.
Pratite Microsoft 365