Kako se šalju velike datoteke

Kada vidite da je e-poruka vraćena ili blokirana zbog velikog priloga, to je frustrirajuće, a razlog je jednostavan. Dobavljači internet usluga i e-pošte ograničavaju veličinu datoteka koje možete da otpremite ili pošaljete, kako bi sprečili da ogromne količine podataka usporavaju njihove usluge.

Ograničenja su niža nego što većina ljudi očekuje. Outlook i iCloud se zaustavljaju na 20 MB. Gmail, Yahoo, ProtonMail i AOL se zaustavljaju na 25 MB. Dva detalja još više smanjuju stvarno ograničenje. Prilozi e-pošte se kodiraju za prenos, što povećava njihovu veličinu, pa je najveća datoteka koja zaista može da stane otprilike 75 procenata navedene granice, a ograničenje od 25 MB nosi datoteku od oko 18 MB. Dobavljač primaoca takođe primenjuje sopstveno ograničenje, pa manje od ta dva ograničenja odlučuje da li će vaša poruka stići.

Pre nego što izaberete metod, korisno je da znate gde se vaša datoteka uklapa. Neki okvirni pokazatelji za datoteke koje mala preduzeća najčešće šalju: fotografija snimljena kamerom telefona zauzima nekoliko megabajta i može se poslati kao prilog; prezentacija sa slikama često zauzima od 10 do 30 MB, što je na samoj granici; kratki video premašuje ograničenje već u prvom minutu snimka; dizajn, CAD ili neobrađena slikovna datoteka obično zauzima stotine megabajta; a fascikla sa skeniranim računima ili ugovorima brzo naraste kada pređe nekoliko desetina stranica.

Praktično pravilo: sve što prelazi oko 18 MB treba poslati putem veze umesto kao prilog, a sve što prelazi nekoliko stotina megabajta zahteva posebno korišćenje skladišta u oblaku.

Otpremite datoteku, a zatim podelite vezu ka njoj. Ovo je najviša granica od svih, do 250 GB po datoteci, i radi za jedan dokument ili čitavu fasciklu. Primaocima nije potreban nalog kod dobavljača skladišta da bi otvorili vezu. Jedina stvar na koju treba da obratite pažnju jesu dozvole kada delite izvan svoje organizacije, zbog čega je važno da pristup podesite namerno. Ako tek počinjete sa ovim, skladište u oblaku za mala preduzeća objašnjava kako osnovna usluga funkcioniše.

Alatke za saradnju objedinjuju ćaskanje, video-sastanke i skladištenje datoteka na jednom mestu, i obično su integrisane sa skladištem u oblaku, pa slanje datoteke unutar razgovora zahteva samo jedan korak. Ovo je najbrža opcija za ljude sa kojima već radite. Nedostatak je što se datoteke rasipaju po nitima i kasnije ih je teže pronaći.

Ove usluge vam omogućavaju da otpremite datoteku i pošaljete vezu za preuzimanje, neke besplatno, a neke uz pretplatu. Korisne su kada primalac nije u okviru vaših uobičajenih alatki. Proverite bezbednosne protokole pre nego što ih koristite, jer ovi sajtovi često nemaju snažnu bezbednost ili zaštitu privatnosti. Za sve što je osetljivo, umesto toga koristite svog dobavljača skladišta u oblaku.

Pakovanje fascikle u ZIP ili deljenje velike arhive na delove može da smanji datoteku ispod ograničenja. Međutim, to pomaže samo u maloj meri. Video, fotografije i PDF dokumenti su već kompresovani, pa se jedva smanjuju. Za većinu malih preduzeća veza ka skladištu u oblaku pokriva gotovo svaki slučaj, a ostalo zavisi od situacije.

Metod veze u oblaku traje oko minut. Prvo sačuvajte datoteku u svom skladištu u oblaku ili je prevucite u fasciklu u kojoj treba da bude. Zatim sačekajte da se otpremanje završi, jer veza neće raditi dok datoteka nije u potpunosti tamo. Treće, izaberite opciju deljenja, bilo dugme za deljenje u dokumentu ili klik desnim tasterom na datoteku u njenoj fascikli. Četvrto, podesite dozvole pre slanja: ko može da je otvori, da li može da uređuje ili samo da pregleda i da li bi veza trebalo da istekne. Peto, pošaljite vezu putem e-pošte, ćaskanja ili tekstualne poruke.

Neke aplikacije za e-poštu to dodatno skraćuju. Priložite preveliku datoteku u programu Outlook i on nudi da otpremi datoteku u OneDrive i zameni prilog vezom za deljenje, čime se dobija isti rezultat bez napuštanja prijemnog sandučeta. Proverite dozvole na toj vezi ako je primalac izvan vaše organizacije.

Vredi da skladište u oblaku posmatrate kao podrazumevanu opciju, a ne kao rezervnu, a razlozi daleko prevazilaze veličinu datoteke. Jednostavnost korišćenja: pošaljite pozivnicu e-poštom ili direktnu vezu, a primalac klikne da bi otvorio bez potrebe za nalogom. Bezbednost: šifrovanje datoteka, praćenje sumnjivih prijava, otkrivanje ransomver napada, skeniranje virusa, dvostruka potvrda identiteta i veze zaštićene lozinkom dolaze ugrađeni. Dozvole: ograničite ko može da pregleda, komentariše, uređuje ili ponovo deli, od jedne osobe do grupe ili bilo koga ko ima vezu. Oporavak: ako primalac izbriše datoteku, možete je vratiti iz korpe za otpatke, a ako je izmeni, možete vratiti raniju verziju.

Rezervna kopija: datoteke ostaju bezbedne ako se računar izgubi, ukrade ili prestane da radi. Saradnja: podelite jednom i radite zajedno na istoj datoteci, uz vidljiva uređivanja kako se dešavaju. Manje prostora za skladištenje: datoteka zauzima manje mesta na vašem uređaju i ne troši kvotu e-pošte. Cena: većina usluga uključuje besplatan nivo, pa nema razloga da plaćate veće ograničenje e-pošte ili pretplatu za prenos. Sve zajedno, ovo pretvara jednokratnu isporuku u zajedničku radnu kopiju, što je obično ono što ste od početka želeli.

Deljenje veze širi pristup, pa vredi uvesti nekoliko navika. Naš vodič za bezbedno deljenje datoteka za mala preduzeća dublje objašnjava zaštite koje stoje iza toga.

Delite sa imenovanim osobama umesto sa bilo kim ko ima vezu kad god je datoteka osetljiva. Podesite dozvole samo za pregled osim ako primalac zaista ne mora da uređuje. Dodajte datum isteka tako da veza prestane da radi kada se projekat završi, i lozinku za finansijske, pravne ili korisničke evidencije. Pre nego što otpremite bilo šta poverljivo na besplatan sajt za transfer, pročitajte šta piše o šifrovanju i zadržavanju, jer mnogi zadržavaju datoteke duže nego što biste pretpostavili.

Deljena datoteka je obično radna datoteka, a rad počinje onog trenutka kada se veza pošalje. Tu AI pomoć dolazi do izražaja: može da sažme dug ugovor ili izveštaj kako kolega ne bi morao da čita četrdeset stranica da bi pronašao promenu, da napravi nacrt poruke koja ide uz vezu i da te obavesti o uređivanjima koja su saradnici uneli dok nisi bio/la prisutan/na. Datoteka prestaje da bude nešto što ste poslali i postaje nešto kroz šta tim zajedno prolazi.

Slanje velikih datoteka prestaje da bude problem onog trenutka kada prestanete da ih prilažete. Premestite datoteku u skladište u oblaku, postavite dozvole tako da odgovaraju tome ko treba da je vidi i pošaljite vezu. OneDrive daje malim preduzećima tu vezu zajedno sa šifrovanjem, istorijom verzija i pristupom koji ističe, što deljenje čini bezbednim po podrazumevanim postavkama. Prvi koraci uz OneDrive.