Pošiljanje velikih datotek

Če je e-poštno sporočilo vrnjeno ali blokirano zaradi velike priloge, je to moteče, razlog pa je preprost. Ponudniki internetnih storitev in e-poštni ponudniki omejijo velikost datotek, ki jih lahko naložite ali pošljete, kar preprečuje, da bi velike količine podatkov upočasnile delovanje njihovih storitev.

Omejitve so nižje, kot večina ljudi pričakuje. Količinska omejitev za Outlook in iCloud je 20 MB. Omejitev za Gmail, Yahoo, ProtonMail in AOL je 25 MB. Dejanska zgornja meja pa je še nižja. E-poštne priloge so kodirane za prenos, kar poveča njihovo velikost, zato je največja datoteka, ki dejansko ustreza, približno 75 odstotkov navedene omejitve, 25 MB omejitev pa omogoča pošiljanje datoteke velikosti približno 18 MB. Ponudnik prejemnika uveljavi tudi lastno omejitev, zato manjša od obeh omejitev določi, ali bo sporočilo dostavljeno.

Preden izberete način, je dobro vedeti, kakšne vrste je vaša datoteka. Nekaj okvirnih primerjav za datoteke, ki jih mala podjetja najpogosteje pošiljajo: fotografija iz kamere telefona je velika nekaj megabajtov in je kot priloga primerna; predstavitev s slikami je pogosto velika od 10 do 30 MB, kar je tik na meji; kratek videoposnetek preseže omejitev že v prvi minuti posnetka; datoteka načrta, datoteka CAD ali neobdelana slikovna datoteka je običajno velika več sto megabajtov; velikost mape s skeniranimi računi ali pogodbami pa hitro naraste že po nekaj deset strani.

Uporabno pravilo: za vse, kar presega velikost približno 18 MB, potrebujete povezavo namesto priloge, za vse, kar presega velikost nekaj sto megabajtov, pa potrebuje shrambo v oblaku.

Naložite datoteko, nato pa dajte v skupno rabo povezavo do nje. To je najvišja zgornja meja vseh štirih možnosti – do 250 GB na datoteko – in deluje za posamezen dokument ali celotno mapo. Prejemniki za odpiranje povezave ne potrebujejo računa pri ponudniku shrambe. Edina stvar, na katero morate biti pozorni, so dovoljenja pri skupni rabi zunaj organizacije, zato je namerna nastavitev dostopa pomembna. Če ste na tem področju šele začetnik, shramba v oblaku za mala podjetja pojasnjuje način delovanja osnovne storitve.

Orodja za sodelovanje združujejo klepet, videokonference in datotečno shrambo na enem mestu ter so običajno povezana s shrambo v oblaku, zato pošiljanje datoteke v pogovoru zahteva le en korak. To je najhitrejša možnost za ljudi, s katerimi že sodelujete. Slabost je, da so datoteke razpršene po nitih in jih je pozneje težje najti.

Te omogočajo nalaganje datoteke in pošiljanje povezave za prenos – nekatere so brezplačne, za druge pa potrebujete naročnino. Uporabne so, kadar prejemnik ne uporablja vaših običajnih orodij. Pred uporabo preverite varnostne protokole, ker ta spletna mesta pogosto nimajo zmogljivih varnostnih zaščit ali zaščit zasebnosti. Za morebitne občutljive podatke raje uporabite svojega ponudnika shrambe v oblaku.

Če stisnete mapo ali razdelite veliko arhivsko datoteko na dele, lahko zagotovite velikost datoteke pod omejitvijo. Vendar pa to deluje le pri velikosti, ki je tik pod omejitvijo. Videoposnetki, fotografije in PDF-ji so že stisnjeni, zato se njihova velikost ne zmanjša veliko. Za večino malih podjetij povezava do shrambe v oblaku pokrije skoraj vse primere, ostali pa so odvisni od okoliščin.

Postopek uporabe načina s povezavo v oblaku traja približno minuto. Najprej shranite datoteko v shrambo v oblaku ali jo povlecite v mapo, kamor spada. Nato počakajte, da je nalaganje dokončano, saj povezava ne deluje, dokler datoteka ni v celoti naložena. Izberite možnost skupne rabe – gumb za skupno rabo v dokumentu ali pa kliknite datoteko v mapi z desno tipko miške. Pred pošiljanjem nastavite dovoljenja: kdo lahko odpre datoteko, ali jo oseba lahko ureja oziroma si jo samo ogleda in ali naj povezava poteče. Nato pošljite povezavo po e-pošti, v klepetu ali v besedilnem sporočilu.

Nekatere e-poštne aplikacije te korake še dodatno skrajšajo. Če v Outlooku priložite preveliko datoteko, vam je ponujena možnost nalaganja datoteke v OneDrive in zamenjava priloge s povezavo za skupno rabo, s čimer je ustvarjen enak rezultat, ne da bi morali zapreti mapo »Prejeto«. Preverite dovoljenja za to povezavo, če je prejemnik zunaj organizacije.

Priporočljivo je, da shrambo v oblaku obravnavate kot privzeto možnost in ne kot rezervni ukrep, razlogi za to pa so številni. Preprosta uporaba: pošljete e-poštno povabilo ali neposredno povezavo, prejemnik pa jo lahko klikne in odpre brez računa. Varnost: vgrajeni so šifriranje datotek, nadzor sumljivih prijav, zaznavanje izsiljevalske programske opreme, pregledovanje virusov, dvojno preverjanje pristnosti in z geslom zaščitene povezave. Dovoljenja: omejite, kdo si lahko ogleda datoteko, komentira, jo ureja ali znova omogoči njeno skupno rabo – ena oseba, skupina ali vsi s povezavo. Obnovitev: če prejemnik izbriše datoteko, jo lahko pridobite iz koša, in če jo spremeni, lahko obnovite prejšnjo različico.

Varnostna kopija: datoteke ostanejo varne, če izgubite računalnik, vam ga ukradejo ali se ta sesuje. Sodelovanje: dajte v skupno rabo enkrat in sodelujte pri urejanju iste datoteke, pri čemer so spremembe sproti prikazane. Manj prostora za shranjevanje: datoteka zavzame manj prostora v napravi in nič vaše e-poštne kvote. Cena: večina storitev vključuje brezplačno raven, zato ni razloga za plačilo višje količinske e-poštne omejitve ali naročnine za prenos. Te zmogljivosti spremenijo to enosmerno dostavo v delovno kopijo v skupni rabi, kar je običajno tudi to, kar ste želeli že od samega začetka.

Skupna raba povezave razširi dostop, zato je uporabno vzpostaviti nekaj navad. V našem vodniku za varno skupno rabo datotek za mala podjetja so podrobneje pojasnjene temeljne zaščite.

Kadar datoteka vsebuje občutljive podatke, jo dajte v skupno rabo z določenimi osebami in ne z vsemi, ki imajo povezavo. Nastavite dovoljenja le za ogled, razen če mora prejemnik datoteko urediti. Dodajte datum poteka, da povezava po koncu projekta neha delovati, in geslo za finančne in pravne podatke ali podatke strank. Preden naložite kakršno koli zaupno vsebino na brezplačno spletno mesto za prenos, preberite, kaj vsebino o šifriranju in hranjenju, saj številna mesta hranijo datoteke dlje, kot bi pričakovali.

Datoteka v skupni rabi je običajno delovna datoteka, delo pa se začne v trenutku, ko je povezava poslana. Pri tem koraku pa vam pomaga UI: povzame lahko dolgo pogodbo ali poročilo, tako da sodelavcu ni treba prebrati štiridesetih strani, da bi našel spremembo, pripravi sporočilo, ki spremlja povezavo, in vas seznani s spremembami, ki so jih sodelavci izvedli, ko ste bili odsotni. Datoteka ni več nekaj, kar ste poslali po e-pošti, ampak nekaj, s čimer ekipa skupaj napreduje.

Pošiljanje velikih datotek ni več težava v trenutku, ko jih nehate pošiljati kot priloge. Premaknite datoteko v shrambo v oblaku, nastavite dovoljenja glede na to, kdo si jo lahko ogleda, in pošljite povezavo. OneDrive zagotavlja malim podjetjem to povezavo skupaj s šifriranjem, zgodovino različic in dostopom s potekom, zaradi česar je skupna raba že privzeto varna. Uvod v OneDrive.