Руководство для начинающих по использованию BPMN в компании
Что такое BPMN?
Пока не увижу, не поверю. Одна картинка стоит тысячи слов. Покажи мне, а не рассказывай. Именно такие идиомы сделали нотацию моделирования бизнес-процессов (BPMN) чрезвычайно популярной во многих различных типах бизнеса, отраслях и профессиях. Но что же такое BPMN и как он работает?
Вкратце, BPMN — это стандартизированный метод построения блок-схем , позволяющий создавать и распространять простые для понимания диаграммы. Эти диаграммы позволяют визуально моделировать этапы бизнес-процесса от начала до конца.
Пример диаграммы процесса изменения адреса в формате BPMN (выше)
Хотя существует несколько методов моделирования процессов, BPMN быстро стал стандартом де-факто для моделирования процессов, и на то есть веские причины.
Каковы его возможности?
Одно из наиболее существенных преимуществ BPMN заключается в его способности создавать блок-схемы различной сложности, от самых простых до самых сложных. Это позволяет заинтересованным сторонам на всех уровнях (техническим и нетехническим) легко их понимать.
Вероятно, именно это качество объясняет популярность BPMN. Опрос 2016 года показал, что 64% предприятий заинтересованы во внедрении BPMN для упрощения своих бизнес-процессов . Для большинства компаний цель проста: сэкономить деньги за счет снижения затрат и повышения производительности.
Зачем это нужно?
Ставки высоки. Рассмотрим следующие статистические данные из опроса предприятий, проведенного в 2018 году:
- 37% респондентов сообщили, что в их организациях ведется работа над несколькими крупными проектами по оптимизации бизнес-процессов
- 93% организаций, участвовавших в опросе, вовлечены в многочисленные проекты по совершенствованию процессов
- 79% заявили, что используют программные инструменты для моделирования процессов, которые они анализируют и планируют изменить
- Кроме того, 65% опрошенных согласились или полностью согласились с тем, что процессы и технологии BPMN помогли их организациям повысить эффективность, универсальность и удовлетворенность клиентов
- Однако большинство (52%) респондентов заявили, что они лишь изредка моделируют или документируют процессы своей компании
Помимо повышения эффективности, к другим важным мотивам поддержки бизнес-процессов относятся:
- Повышение удовлетворенности клиентов
- Повышение организационной гибкости
- Улучшение координации и контроля в бизнесе
- Выпуск нового продукта или бизнес-линии
- Соблюдение новых правил
- Реагирование на уникальные события, такие как слияние или поглощение
От информационных технологий, финансовых услуг, страхования и производства до образования, телекоммуникаций, розничной торговли, компьютеров и программного обеспечения — каждая компания может извлечь выгоду из улучшения бизнес- или организационных процессов.
Как используется BPMN?
Цель BPMN — дать каждому четкое представление о процессе от начала до конца. Это помогает создать наглядный путь, который заполнит пробелы, показывая последовательность бизнес-действий, необходимых для перехода от одного конца процесса к другому.
Вот лишь некоторые из преимуществ, которые могут получить предприятия, используя BPMN:
- Упрощение общения и сотрудничества для достижения цели
- Простое визуальное представление этапов
- Возможность настройки в зависимости от ролей заинтересованных сторон (например, аналитиков, участников процесса, менеджеров, разработчиков, внешних команд и консультантов)
- Выявление проблем в процессах, которые могут потребовать решения
- Анализ потенциальных областей для улучшения
- Способствуйте достижению более качественных результатов
Примеры моделирования процессов
Ориентирован на бизнес
Многие специалисты и организации стремятся создать модель высокоуровневого, ориентированного на человека процесса. В данном случае, использование небольшого количества символов требует менее глубоких знаний BPMN, поэтому обозначение является простым. И наоборот, эти модели можно адаптировать под чрезвычайные требования, сделав их чрезвычайно подробными для ИТ-специалистов и других технических заинтересованных сторон.
Вот лишь несколько примеров процессов, которые можно наглядно отобразить с помощью этих блок-схем:
- Обработка жалоб клиентов по телефону
- Продажа товаров в интернете
- Производственный рабочий процесс
- Обработка страховых претензий
- Схемы процесса найма персонала
- Методы адаптации новых сотрудников
Пример процесса BPMN с диаграммой шлюза
Попробуйте Visio бесплатно в течение 1 месяца
После завершения месячного бесплатного пробного периода с вас будет списана соответствующая плата за подписку. Требуется кредитная карта. Вы можете в любой момент отменить подписку, и списание средств прекратится.
Технически ориентированный
Как уже упоминалось ранее, вы можете создавать диаграммы с необходимой степенью детализации. Например, отображение технологических процессов, связанных с ИТ, кодированием и многим другим:
- Веб-сервисы для бизнеса (B2B)
- Визуализация выполнения кода внутри программы
- Иллюстрация структуры веб-сайта или приложения
- Наблюдение за тем, как посетители перемещаются по веб-сайту
- Демонстрация потока данных в таких системах, как ввод данных, процессоры и сети связи
В более сложных версиях вы сможете моделировать сложные бизнес-события, такие как сообщения, таймеры, бизнес-правила и условия возникновения ошибок. Давайте подробнее рассмотрим эти сложные версии BPMN.
Элементы и символы в BPMN 2.0
В нотации BPMN выделяют пять основных категорий элементов, и внутри каждой из них существует множество различных форм и символов. Вот краткий обзор:
Потоковые объекты
Они отражают поведение в рамках бизнес-процесса и включают в себя:
- Виды деятельности: Работа или задачи, выполняемые человеком или системой (обозначаются прямоугольником со скругленными углами).
- События: Что происходит в процессе: Начало, Промежуточный этап и Конец (обозначены кружками).
- Шлюзы: Изобразите последовательность действий в процессе (обозначены ромбами). В качестве дополнительных деталей могут быть указаны моменты, по которым принимаются решения.
Объекты данных
Они предоставляют информацию о данных в процессе обработки. Данные представляются четырьмя способами:
- Ввод данных (изображенный в виде страницы с загнутым одним углом и стрелкой вправо) — это задачи, зависящие от данных. Они не смогут двигаться дальше, пока не будут собраны конкретные данные.
- Выходные данные (представленные в виде страницы с загнутым одним углом и сплошной стрелкой, указывающей вправо) используются для отображения момента генерации данных в процессе.
- Сбор данных (обозначенный как страница с загнутым одним углом и тремя сплошными линиями внизу по центру) — это любой акт сбора данных, необходимый в процессе (например, опрос).
- Хранилища данных (обозначенные в виде контейнеров) используются для сбора любых данных, полученных в ходе процесса.
Соединение объектов
Эти элементы связывают объекты потока друг с другом или с другой информацией и показывают ход процесса:
- Последовательности действий (обозначены сплошной стрелкой, указывающей вправо) показывают порядок выполнения операций.
- Последовательности сообщений (обозначенные пунктирной стрелкой вправо с кругом слева) показывают сообщения и порядок их передачи между участниками.
- Взаимосвязи (обозначенные пунктирной линией) связывают текст и артефакты с событием.
Плавательные дорожки
Этот термин обозначает бассейны и дорожки для плавания.
- Пул: "Контейнер" для отдельного процесса.
- Дорожки: Эти дорожки классифицируют виды активности внутри бассейна. Изображения, отображаемые горизонтально или вертикально, разделяют бассейн на секции, чтобы обозначить зоны ответственности и место проведения мероприятий.
Артефакты
Эти сведения предоставляют дополнительную информацию о процессе. Существует два типа артефактов:
- Группы: обозначаются прямоугольниками с насечками, которые окружают группу элементов, показывая, что они связаны между собой.
- Текстовые аннотации: это простые примечания (предваряемые одной левой скобкой), которые читатели могут легко увидеть, не углубляясь в детали. Также известны как комментарии.
Упростите BPMN с помощью программного обеспечения
Когда дело доходит до создания блок-схемы, нет необходимости изобретать велосипед, особенно если вы только начинаете работать с BPMN.
Использование программного инструмента позволит вам быстрее создавать диаграммы и повысить эффективность вашей модели бизнес-процессов. Обязательно выбирайте программное обеспечение, которое позволит вам:
- Начните быстро создавать схемы, легко создавая профессиональные диаграммы. Блок-схемы BPMN с готовыми шаблонами и примерами.
- Придайте своим диаграммам профессиональный и привлекательный вид с помощью готовых тем и эффектов.
- Используйте интуитивно понятные функции, такие как перетаскивание, выравнивание и позиционирование, а также автоматическое соединение, чтобы создавать диаграммы более эффективно.
- Работайте в контентной экосистеме, которая предоставляет основной набор фигур BPMN 2.0 и многое другое, включающее сотни графически различных символов.
- Необходимо обеспечить уровень поддержки, позволяющий создавать как базовые BPMN-диаграммы, так и более подробные диаграммы с логикой обработки исключений, информацией о ресурсах и ролях, базовой информацией о потоке данных и информацией о взаимодействии между участниками.
- Проверьте диаграмму на наличие ошибок, сопоставив ее с 76 логическими правилами, связанными с визуальной корректностью, на основе стандарта BPMN 2.0, и получите список проблем для проверки.
- Загрузите собственный набор логистических правил, связанных с визуальной корректностью.
- Делитесь своими работами свободно в виде защищенных веб-ссылок, вложений, изображений или PDF-файлов и отвечайте на комментарии онлайн.
- Взаимодействовать с другими пользователями, используя совместное редактирование, комментирование и заметки.
- Совместно с командой редактируйте диаграммы, чтобы поддерживать единую версию истины и минимизировать конфликты версий.
- Смотрите, кто работает над конкретными частями диаграммы, получайте уведомления об изменениях и выбирайте, когда объединить эти изменения в главный файл.
- Интегрируйте диаграммы, связанные с данными , в панель мониторинга Power BI. Эта интеграция может помочь в разработке оперативной и бизнес-аналитики, позволяющей лучше понимать общую картину.
- Автоматизируйте рабочие процессы бизнес-процессов самостоятельно, ускорив процесс создания и предоставив ИТ-специалистам больше времени для сосредоточения на стратегических инициативах
- Получайте доступ к диаграммам практически из любого места в браузере или приложении для iPad®.
Советы по началу работы
От руководителей бизнес-процессов в крупных компаниях до аналитиков — упрощение бизнес-процессов приносит пользу всем, независимо от их сложности. Если информация кажется вам слишком объемной, имейте в виду следующее: вы можете создать простую блок-схему BPMN, а затем развивать ее дальше.
Если вы хотите увидеть это в действии, есть множество шаблонов и обучающих видеороликов , которые помогут вам создать базовую диаграмму, а затем вы сможете добавить детали по мере того, как будете чувствовать себя увереннее. Вы можете узнать больше об использовании процессов и программного обеспечения, соответствующих стандарту BPMN, с помощью этого пошагового руководства.
Коллектив разработчиков Microsoft 365 стремится предоставлять ресурсы, которые помогут вам начать, вести и развивать свой бизнес.
Начало работы с Visio
Visio поможет превратить ваши идеи, данные и процессы в наглядные схемы, которыми вы сможете делиться с любого устройства, где бы вы ни находились.
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365