Создайте визуальное представление бизнес-процесса или диаграмму потока процесса, определяющую будущие события рабочего процесса.
Как сопоставление процессов помогает в развитии бизнеса
Что такое картирование процессов?
Составление карты процессов может помочь создать бизнес-процесс или блок-схему процесса, которая определяет последовательность событий в предстоящем рабочем процессе и часто представляет собой визуальное отображение. Впоследствии, карты процессов позволяют руководителям и менеджерам проектов объединять команды, помогать людям понимать свою роль в проекте и то, как их работа влияет на других, — в конечном итоге, способствуя достижению успешного результата.
Карты процессов обычно определяют новый процесс или улучшают существующий. С помощью программного обеспечения для построения карт процессов любой может создать визуальное представление проекта.
Преимущества картирования процессов
Благодаря возможности визуально наблюдать и понимать процесс от начала до конца, быстро выявляются области для повышения эффективности. Такая прозрачность крайне важна, особенно в постпандемической обстановке, когда гибкость является необходимостью. Кроме того, блок-схема процесса может вам помочь:
- Обеспечение документирования процессов, соответствия требованиям и проведения аудита.
- Просмотрите визуальный проект от начала до конца.
- Представляйте информацию в наглядной форме, чтобы она была сразу понятна, и легко доносите ее до руководства.
- Выделите сложности и избыточность, а также потенциальные проблемы и решения.
- Разбейте процессы на этапы, используя простую и понятную систему.
- Узнайте, как связаны между собой члены команды, что поможет наладить более содержательное взаимодействие.
- Предоставьте своей команде точку отсчета, чтобы они могли задавать и отвечать на более стратегические вопросы и принимать более обоснованные решения.
- Создайте библиотеку блок-схем, которые вы сможете использовать, повторно использовать и адаптировать под новые проекты.
- Предоставлять клиентам более качественные товары и услуги.
Способы использования картирования процессов
Независимо от того, работаете ли вы на производстве, в офисе, на складе или в медицинском учреждении, составление карты процессов помогает вашей команде лучше понять, как их работа связана с другими проектами. Для любого малого бизнеса внедрение картирования процессов может помочь мгновенно выявить области, требующие улучшения, а также определить, когда следует решать проблемы, связанные с клиентами, производством или запасами. Пандемия привела к тому, что все больше людей переходят на гибридную и удаленную работу, поэтому командам необходимо иметь возможность легко, быстро и эффективно видеть, как проекты связаны между собой.
Существует два способа использования картирования процессов: картирование потока процессов и картирование бизнес-процессов. Ознакомьтесь с обоими вариантами, чтобы решить, какой из них подходит для вашего проекта.
Технологический процесс
Схема технологического процесса помогает детально проработать взаимосвязи между компонентами проекта или отрасли. Это помогает установить стандарты и процедуры или может использоваться в качестве руководства для выполнения задач. Кроме того, это помогает гарантировать, что команды будут следовать каждому этапу вашего рабочего процесса в предписанной последовательности.
Технологические схемы документируют или улучшают процесс, или просто моделируют новый. При создании блок-схем технологических процессов с помощью программного обеспечения для картирования процессов можно создавать интерактивные символы, которые разворачиваются, предоставляя дополнительную информацию о каждом этапе процесса. Поэтому, прежде чем создавать схему рабочего процесса или бизнес-процесса с задачами, стоит рассмотреть возможность описания всего процесса в виде блок-схемы.
Бизнес-процесс
Пример схемы обработки изображения
Бизнес-процесс
Microsoft 365 Copilot
Экономьте время и уделяйте внимание самому важному с помощью ИИ в Microsoft 365 для бизнеса.
Схема бизнес-процесса подробно описывает ваш процесс. От начала до конца показано, что необходимо сделать для достижения конечной цели. Процедура включает в себя перечень необходимых участников, их задачи и сроки их выполнения. Это даёт членам вашей команды понимание "почему", основание для веры и представление о более масштабных целях. Это показывает масштаб их роли, почему они важны для процесса и как все члены вашей команды будут работать вместе для завершения проекта.
Как и все диаграммы, отображающие бизнес-процессы, диаграммы бизнес-процессов используют символы, которые могут расширяться для отображения дополнительной информации и указывать на точки соприкосновения на протяжении всего процесса.
Пример схемы бизнес-процесса
Типы картирования процессов
Поскольку у разных предприятий и проектов свои уникальные потребности, использование одной и той же блок-схемы процесса для всех проектов не будет оптимальным применением данного инструмента. Таким образом, существует несколько типов картирования процессов для более специализированных нужд. Ознакомьтесь с ними, чтобы решить, какой вариант подходит для вашего проекта.
- Детальное отображение процесса . Представляя мельчайшие детали проекта в виде карты процесса, детальное картирование процесса дает техническое представление о точных этапах, включая входные и выходные данные, показатели и людей, необходимых для завершения процесса. Устраните путаницу, покажите зависимости и подготовьте свою команду к началу проекта, чтобы она могла оставаться сосредоточенной. Подробные схемы процессов обычно связаны с основной, главной или первичной схемой процесса.
- Схема процесса документа . Определение входных и выходных параметров проекта. Четко обозначив необходимую информацию на каждом этапе, а также результаты (или материальные товары или услуги), связанные с проектом, вы лучше поймете потребности вашей команды и получите представление о конечных результатах. Добавление карты процесса обработки документов к подробной карте процесса обеспечивает прозрачность в отношении переменных и решений, которые могут повлиять на вашу работу.
- Высокоуровневое картирование процессов. Представлен обзор процессов и целей организации. Применительно к проектам вы можете указать отделы и соответствующие должности, от которых потребуется представительство. С помощью программного обеспечения для картирования процессов каждый отдел или должность могут быть сделаны кликабельными, что позволяет получить более подробное представление о потребностях проекта.
- Отображаемое отображение процесса . Описав текущие и будущие процессы, вы сможете получить общее представление о том, как работает ваша организация или проект. Этот обзор поможет вам найти новые способы оптимизации работы, определить ключевых заинтересованных сторон и точки соприкосновения, улучшить рабочие отношения и создать процесс, который эффективно использует время и таланты вашей команды.
- Карта процессов по принципу "дорожки" / межфункционального процесса . Определение подразделений, участвующих в проекте, разбивка процесса на этапы и распределение ресурсов между соответствующими специалистами. Это отличный способ взглянуть на процесс по-новому, выявить области для улучшения и точно определить реальные или потенциальные пробелы или дублирования в процессе, чтобы иметь возможность планировать заранее.
- Отображение процесса цепочки создания добавленной стоимости . Предоставление членам команды общего представления о вашем проекте. Это простая схема из несвязанных между собой блоков, позволяющая с первого взгляда визуализировать процесс. Таким образом, вы поймете, каких заинтересованных лиц следует привлечь к проекту, чтобы понять, как будет развиваться проект.
- Картирование процесса потока создания ценности (VSM) . Иллюстрация, анализ и совершенствование этапов, необходимых для предоставления продукта или услуги, а также выявление и устранение потерь. Ключевой элемент методологии бережливого производства, VSM (Value Service Maps), анализирует поток этапов процесса и информации от источника до доставки клиенту. Обычно его используют компании, производящие материальные товары для потребителей.
- Отображение процесса деятельности . Отображение действий, создающих и не создающих добавленную стоимость в рамках процесса. Этот инструмент картирования потока создания ценности помогает точно определить, когда и где происходят эти действия, способствуя выявлению синергии между заинтересованными сторонами, где есть возможность добавить ценность, которой раньше не существовало.
Картирование рабочих процессов
При создании диаграммы процесса в формате "поток" символы унифицированного языка моделирования (UML) в ней не будут присутствовать. Вместо этого будут использоваться информационные обозначения или слова. Это отличное решение для общения с людьми, которые не понимают символы UML или предпочитают слова символам.
Составление карты бизнес-процессов занимает время, но оно того стоит. Предоставив каждому члену вашей команды видение, процесс и его задачи, или просто более глубокое понимание того, как работает ваш бизнес, вы можете установить четкие границы, определить роли и обязанности, а также проинформировать каждого о том, что ему нужно знать и когда. И если вы думаете, что картирование процессов подходит только для бизнеса, который производит ощутимые результаты, то вы ошибаетесь.
В 2018 году Национальная медицинская библиотека США и Национальные институты здравоохранения опубликовали статью о важности картирования процессов в здравоохранении. Согласно отчету, картирование процессов принесло пользу медицинским работникам, помогая им:
- Учитесь и достигайте взаимопонимания
- Выявление возможностей для улучшения
- Вовлекайте заинтересованные стороны проекта
- Определите цели проекта
- Отслеживание хода выполнения проекта
- Получите простой метод планирования
Создавайте диаграммы картирования процессов, которые занимают центральное место
Таким образом, независимо от типа бизнеса, которым вы управляете — будь то разработка программного обеспечения, Здравоохранение, строительство или маркетинг, — картирование процессов может помочь вам работать эффективнее и оставаться на правильном пути. Для владельцев малого бизнеса, адаптирующихся к работе в постпандемическом мире, картирование процессов помогает оптимизировать каждый процесс, стратегию и задачу, что приводит к повышению эффективности, снижению затрат, принятию более взвешенных бизнес-решений и росту. Кроме того, это может помочь вашей команде работать вместе, руководствуясь общим видением, чтобы каждый мог внести свой вклад в развитие компании и улучшение обслуживания клиентов.
Microsoft Visio позволяет создавать легко настраиваемые визуализации для организации данных, получения аналитических выводов, представления понятных диаграмм и наглядного отображения ваших бизнес-процессов. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с этим пошаговым руководством по созданию диаграмм с помощью программного обеспечения для картирования процессов.
Коллектив разработчиков Microsoft 365 стремится предоставлять ресурсы, которые помогут вам начать, вести и развивать свой бизнес.
Начало работы с Visio
Visio поможет превратить ваши идеи, данные и процессы в наглядные схемы, которыми вы сможете делиться с любого устройства, где бы вы ни находились.
Ресурсы по теме
Технологии для бизнеса
Шесть преимуществ генеративного ИИ для малого бизнеса
Производительность бизнеса
Как использовать ИИ для повышения продуктивности и эффективности на работе
Технологии для бизнеса
ИИ и продуктивность: как использовать средства ИИ для улучшения опыта сотрудников
Производительность бизнеса
Руководство по Agile DevOps для малого и среднего бизнеса
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365