Вот уже более века диаграмма Ганта играет важнейшую роль при планировании проектов и успешном выполнении всех их этапов. Строительство, свадьбы, создание контента или веб-сайтов — буквально любой проект, у которого есть начало и конец, только выиграет от использования диаграммы Ганта.
Полное руководство по диаграммам Ганта
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта — это линейчатая диаграмма с временной шкалой, которая позволяет наглядно представить все этапы проекта. Диаграммы Ганта активно используются при управлении проектами по каскадной модели (также Waterfall или "водопад"). Другими словами, каждая фаза проекта должна быть завершена, прежде чем начнется следующая, и они не должны повторяться.
В отличие от гибкой методики (Agile), где потребности и требования могут колебаться и добавляться в проект после отдельных спринтов и обратной связи, планирование с использованием диаграммы Ганта линейное. Чтобы создать эффективную диаграмму Ганта, в нее нужно добавить важные сведения, такие как:
- Область
- Задачи
- Зависимости
- Трудозатраты (время) на задачу
- Ресурсы (люди)
- Вехи
Благодаря простым в использовании программам для управления проектами создание диаграммы Ганта доступно даже новичкам. На самом деле, диаграммы Ганта неизменно входят в пятерку наиболее часто используемых и востребованных функций в программном обеспечении для управления проектами. Об этом важно помнить, учитывая, что около 9,9 % от каждого доллара тратятся впустую из-за неудачного исхода проектов. Это 99 долларов на каждую инвестированную тысячу.
Одной из основных причин задержек в ходе проекта является непредсказуемое расширение границ (scope creep), из-за которого контролировать временные рамки, бюджет и ресурсы, а также адаптировать их становится практически невозможно. Недавний опрос руководителей проектов показал, что в 52 % проектов, завершенных за последние 12 месяцев, наблюдается расширение границ, что значительно больше по сравнению с 43 %, о которых сообщалось пять лет назад.
Диаграммы Ганта подходят практически для любых проектов, упрощая управление задачами и помогая увидеть полную картину и достичь целей. Давайте рассмотрим пару сценариев, в которых диаграмма Ганта может вам помочь.
Сценарий: одной таблицы уже не хватает
Удобное управление проектами.
Каждому приходится управлять какими-либо задачами. Microsoft Project — простое и мощное средство для успешной реализации любого проекта.
Порой электронные таблицы для ведения проекта разрастаются настолько, что ориентироваться в них становится невозможно ни вам, ни заинтересованным лицам. Кроме того, они не позволяют задавать зависимости или гибко планировать задачи.
Визуализация всей этой избыточной информации может помочь внести ясность в задачи, например наглядная временная шкала с обозначениями цветом поможет упростить координацию, принятие решений, рабочий процесс и многое другое. И это критически важно, ведь доля успешного выполнения проектов в компаниях с наилучшими достижениями на рынке доходит до 92 % (против 32 % у компаний с менее удовлетворительными результатами), а также они теряют в 21 раз меньше денег.
Сценарий: в проект вовлечено много людей
Работа с диаграммами Ганта в сети выгодна в тех случаях, когда необходимо постоянно держать всех в курсе происходящих изменений. Создание временной шкалы в Интернете обеспечивает ее гибкость и актуальность и, в отличие от статической электронной таблицы, может помочь вам быстро обмениваться задачами и предстоящими вехами со всеми заинтересованными сторонами проекта.
Вы можете создавать пользовательские представления, вносить изменения в реальном времени для быстрого управления версиями, использовать простые функции перетаскивания и воспользоваться преимуществами встроенных инструментов, например возможностью создавать отчеты. Познакомившись с основными функциями диаграмм Ганта, вы откроете для себя и другие их преимущества, например возможность отслеживать зависимости и использовать автоматическое создание расписаний, что невозможно сделать с помощью одной лишь таблицы.
К счастью, если вы уже создаете свои проектные планы в электронных таблицах, таких как Excel, многие программы позволяют легко импортировать данные Excel для быстрого создания диаграммы Ганта.
Отслеживаете ли вы проект ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно, использование диаграмм Ганта помогает каждому задействованному человеку легко и наглядно отслеживать свои задачи. Более того, они помогут видеть полную картину проекта, выстраивать коммуникацию и максимально использовать имеющиеся ресурсы. Благодаря этому вы можете вести проекты гибко и эффективно и успешно достигать своих стратегических целей.
Начало работы с Microsoft 365
Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия когда угодно, откуда угодно.
Ресурсы по теме
Производительность
5 типов инструментов для совместной работы, повышающих продуктивность
Производительность
Постановка целей и их планирование: создание схемы для долгосрочного успеха в бизнесе
Производительность
Современные решения для конечных точек: что это такое и зачем они нужны
Производительность
Раскрытие потенциала: как инструменты ИИ для повышения продуктивности трансформируют работу
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.
Следите за новостями о Microsoft 365